文書檔案的收集工作

文書檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關、個人手中和散失在其他地方的文書檔案分別集中到各有關機關檔案室和各級各類檔案館的工作。

一、文書檔案收集工作的內容

文書檔案收集工作的內容主要包括三個方面:一是對本機關需要歸檔檔案的接收工作。機關各部門辦理完畢的文件是檔案室檔案的主要來源，建立健全機關內文件材料的歸檔工作制度是機關檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑。二是對各現行機關和撤銷機關具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。接收現行機關和撤銷機關的檔案，特別是接收現行機關的檔案，是各級國家綜合檔案館收集工作的經常性任務。三是對歷史檔案的接收和征集工作。歷史檔案是指中華人民共和國成立前，各機關、團體、企業、事業單位以及著名人物在社會活動中形成的檔案，包括革命歷史檔案、民國檔案和歷代王朝的檔案。接收、征集歷史檔案是檔案館豐富館藏的重要手段。

二、文書檔案收集工作的要求

(一)歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質量要求

就一個機關而言，檔案齊全完整是指歸檔文件材料能夠全面、真實地反映本單位的面貌。具體說，歸檔文件材料在種類、份數以及每份文件的頁數等方面都應保持齊全完整。對于文書文件材料，特別是公文，每份文件的正文與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文與原件、多種文字形成的同一份文件等要完整成套。

歸檔的文件材料不僅要求內容上客觀、真實，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。就電子文件而言，要注意選擇文件的生成格式、保存載體等，以滿足長期保存的要求。

(二)歸檔的文件材料應精煉準確，并反映立檔單位的主要職能

各個單位在日常工作中會形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現“有文必檔”的現象，文書部門與檔案部門對收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規定，結合本單位實際審慎地進行鑒定，準確地確定文件的存毀。同時還要注意，文書檔案雖然包括一個單位黨、政、工、團等部門在工作中形成的文件，但這些部門的文件并不能構成文書檔案的全部內容。要加強對各單位業務部門形成文件的收集，因為這些業務文件才是單位的主要職能活動的體現。

(三)檔案部門要加強收集工作的調查和指導

檔案收集工作實際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調查，掌握應歸檔文件在分散、流動、管理和使用等方面的信息。特別是對業務部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎上，深入、細致地掌握各部門的主要職能活動及其形成的文件情況，準確劃定收集的范圍和收集重點，確保歸檔文件齊全完整。

三、文書檔案收集工作的方法

(一)嚴格按照本單位歸檔制度的有關規定進行接收

這是正常情況下開展文書檔案收集工作的主要形式。各部門文件的歸檔既是檔案室檔案的主要來源，也是檔案室收集工作的經常性任務。由于歸檔制度對應收集文件材料的范圍、接收時間和接收要求做出了明確規定，因此，檔案部門和各業務部門要按照規定，對應歸檔文件進行認真清點，在核實無誤后辦理交接手續。

(二)建立相關制度，加強對零散文件的收集

除了制定文書檔案的歸檔制度外，各單位還要建立相關制度，采取必要的控制措施，確保零散文件也能齊全歸檔。在實際工作中，可以采取下列做法:一是將文件材料的形成、積累工作納入有關部門和人員的崗位職責，并與經濟責任制掛鉤，確保各部門形成的文件尤其是未經收發文登記的文件能夠齊全、完整地向檔案部門移交。二是對于外出學習或開會人員，應規定只有將帶回的文件向檔案部門移交歸檔后，財務部門才會為其辦理報銷手續。三是對于工作變動的人員，應規定只有將手中保管的文件向檔案部門移交后，才能到人事部門辦理調動手續。

(三)明確具體人員職責。保證歸檔文件齊全完整

1 對于通過公文處理程序運轉的文件，無論是收文還是發文，應明確規定由文書人員負責文件的收集。

2 對于各種會議文件，包括本單位召開的黨、政會議等，應由秘書或辦公室主任負責收集并按規定向檔案部門移交。

3 對于本單位形成的綜合性文件，如規章制度、計劃、總結、各類報表等，應由文書人員隨時收集。

4 對于各部門形成的文件，應由該部門指定的兼職檔案員負責收集并向檔案部門移交。