會計電算化內部控制研究

摘要:隨著科學技術的發展，計算機的運用已滲透到各個領域，電子計算機數據處理技術已在會計領域廣泛運用。會計電算化使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，大大提高了會計工作效率和會計工作質量。會計電算化越來越被大家所重視，普及率也越來越高。如何在提高會計處理的及時性、準確性的同時確保會計電算化的安全，已成為各電算化單位需要解決的問題，控制與會計是不可分割的。內部控制是單位為提高會計信息質量，保護資產的安全和完整，確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序，包括內部管理控制和內部會計控制。如果會計電算化管理系統遭到破壞，將會嚴重影響單位的正常業務活動。因此，對會計電算化的內部控制制度的建設顯得十分重要。

關鍵詞:會計電算化;內部控制;重要性

中圖分類號:F23

文獻標識碼:A

文章編號:1672-3198(2010)15-0202-01

1 會計電算化系統對內部控制的影響

會計電算化使傳統的會計系統、組織機構、會計核算及內部控制制度發生了很大的變化，其中對內部控制制度的影響更加明顯。

1.1 內部控制的形式發生了變化

在手工操作下，控制的內容主要針對經濟事項本身的交易，對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的審核和簽章，控制的方式主要是通過人員的職務相分離，職權不相容的內部牽制制度來實現的。而在電算化系統下，業務處理全部以電算化系統為主，除原始數據的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，經濟業務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成，由此出現了計算機的安全及維護、系統管理及操作員的制度職責、計算機病毒防治等新內容。

1.2 內部稽核機制發生變化

手工會計信息系統中，每一筆經濟業務的處理都需要經過多重手續，嚴格遵循有關的制約監督機制進行操作，如業務經辦與授權批準、收付款項與會計記錄的分離等，必須經過嚴格的審核和復查，因而很自然地形成了嚴密的內部牽制制度，在相互牽制、相互核對、檢查監督等重要措施的實施過程中，包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作。實行電算化后，由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，各種手續都由計算機自動處理統一執行，會計工作的分工、崗位職責、權限也發生了變化，許多業務處理程序被大大簡化，會計人員無法直接參與和控制，一些內部牽制措施無法執行，其審查、稽核機制被削弱。

1.3 會計信息存儲介質、存儲方式發生了改變

在手工會計核算下，會計數據的存儲介質是紙介質，單位的經濟業務發生均記錄于紙張之上，并按會計數據處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。會計數據直接記錄在紙上，這些紙質原件的數據若被修改，則很容易辨別出來，這種方式有較好的直觀性。電算化系統下原來紙質的會計數據以肉眼無法識別的形式被直接存儲在

磁盤或光盤上，很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡，從而失去了直觀性。此外，電磁介質易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在電算化系統下如何使磁性介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個非常重要的問題。

2 會計電算化內部控制中存在的問題

在目前的許多單位中，雖然會計電算化系統已投入使用，但其相應的內部控制還存在著一些不完善之處，主要表現在:

(1)電算化系統下的會計及電算化崗位的職能權限問題。操作權限控制是一種基本的內控手段，在電算化環境下，會計業務處理大部分由計算機操作，人為控制減少，削弱了會計審核功能。有些單位的各崗位操作權限制度沒有真正落實到位，有的操作員可以以不同的身份進入系統操作，使分工控制名存實亡。

(2)會計軟件的安全性及保密性問題。現有的軟件系統在設計、開發階段普遍存在重功能輕安全的現象，以至軟件投入運行后存在著安全隱患，如數據庫呈開放狀態、易于打開等。電腦的系統數據和會計信息資料有面臨被不留痕跡的瀏覽、修改的風險，而現在許多單位缺乏操作的記錄功能，出現問題后不便于追究責任。

(3)會計資料的備份和保管不及時、不規范，導致財務數據丟失。在會計電算化法規中明確規定，單位應堅持每天雙重備份，并分人分處保管。但在實際工作中，有的單位并沒有真正落實，也沒有及時打印并按規定保管憑證和賬簿，致使電腦一旦出現故障或磁性介質損壞時，部分會計資料就會丟失，造成無法挽回的后果。

(4)網絡的發展及其在財務中的應用帶來了許多新問題。網絡技術無疑是目前IT發展的方向，電算化會計信息系統也不可避免受到其深遠的影響，特別是網絡在財務軟件中的應用對電算化會計信息系統的影響將是革命性的。目前財務軟件的網絡功能主要包括:遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網上支付、網上催賬、網上報稅、網上采購、網上銷售、網上銀行等，實現這些功能就必須有相應的控制，從而形成電算化會計信息系統內部控制的新問題。

3 完善會計電算化內部控制的幾點建議

3.1 建立全面規范的會計基礎管理工作

管理基礎主要指有一套比較全面、規范的管理制度和方法，以及較完整的規范化的數據。會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的

基礎工作，電算化會計信息系統無法處理無規律、不規范的會計數據，電算化工作的開展將遇到重重困難。

3.2 加強組織和人員職能控制

由于電算化會計功能的相對集中，必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。所謂組織控制就是將系統中不相容的職責進行分離，通過相互稽核、相互監督和相互制約的機制來減少錯誤和舞弊的可能，保證會計信息真實、可靠。企業實行電算化后，應對原有的組織機構進行調整，以適應計算機系統要求。

3.3 加強系統程序操作控制和系統文件安全管理控制

為了保證系統會計數據不被隨意操作，要加強系統操作和安全管理控制。從內容上來看，一般包括以下幾項:設置操作權限、禁止非操作人員操作;制定內部操作規程，嚴禁違規操作，數據存儲和處理相隔離;健全并嚴格執行防范病毒管理制度等。

3.4 做好電算化會計檔案的管理工作

企業應根據電算化會計檔案的特點，做好會計資料的收集、保存和調用等方面的工作。實現會計電算化后，會計檔案包括貯存在硬盤及光盤等介質上的會計數據和書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。妥善保管會計檔案及會計檔案的安全與完整。

3.5 加強培訓工作，不斷提高財務人員素質

會計電算化對財務人員的綜合素質要求比較高，它涉及到財務會計知識、計算機運用、信息系統開發技術等方面知識。因此，要經常對財務人員開展會計電算化內部控制風險的防范教育和業務知識培訓，增強風險防范意識，不斷提高財務人員業務素質、思想素質和職業道德素質，更加有效地防范會計電算化內部質量控制風險。

3.6 加強內部審計制度

內部審計既是企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的制度安排。在會計電算化中，由于是人機對話的特殊形態，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包括以下幾個方面:(1)對會計資料定期進行審計，檢查電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合公司內控制度、憑證附件是否規范完整;(2)審查計算機內數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整;(3)對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。內部審計既是企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的制度安排。同時企業也可以考慮定期聘請中介機構，進行內部會計控制制度的專項審計，借助外部中介機構的力量以更好地查漏補缺。

會計電算化的實踐證明，計算機本身處理出錯幾乎為零，但人為造成的出錯和舞弊現象有增無減，而且一旦出現舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內控制度非常必要。隨著網絡技術的進一步發展，電商務的迅速興起，對會計電算化系統提出了更高的要求，我們應從實際工作出發，建立和完善更為科學的電算化內部控制制度，不斷提高會計工作水平和會計信息的質量，更好地為提高企業現代化管理水平和提高經濟效益服務。