試論怎樣做好辦公室的管理工作

摘要：改革開放以來，隨著我國市場經濟體制改革的不斷深化，辦公室呈現出管理職能特殊化、協調工作復雜化、督查督辦工作多樣化、管理服務效能化等特點，在促進單位的協調運轉方面也充當著越來越重要的角色。站在新的歷史起點上，作為機關、企事業單位運轉樞紐的辦公室管理工作也只有堅持以人為本的理念，確立政治意識、大局意識、服務意識、學習意識、創新意識、質量意識和窗口意識，在創新中求發展，不斷提高工作水平，才能適應新形勢新任務的要求。

關鍵詞：辦公室管理工作

1、辦公室工作存在的薄弱環節

辦公室作為一個綜合部門，在組織中起著承上啟下、綜合協調、參謀助手、督促和服務保障的作用，它不僅是領導的參謀和助手，而且還是溝通上下左右的橋梁和樞紐。辦公室工作是否高效優質、運轉靈活、管理有序，直接影響著領導工作、機關工作的水平，直接關系到基層工作的開展。多年來，不少單位由于以業務工作為中心，往往忽視了辦公室應有的作用，導致辦公室工作存在許多薄弱環節。主要表現在以下幾個方面。一是忙于應付多，主動服務少。由于辦公室人員少，事務多，要求嚴，很多時候疲于應付，往往處于一種被動的狀態，工作的層次、質量和效果不太理想。二是提供一般情況多，提供有分析、有建議、有重要參考價值的情況少。三是事務服務多，決策服務少。事務性工作是辦公室工作的基礎，但是輔助性決策卻是辦公室工作的高級形式。四是對上服務多、對下服務少。許多辦公室的同志錯誤地認為，只要把對上面的工作做好了，主要問題就解決了。

2、看清形勢，明確職位，增強責任感

責任感是一個人對國家、社會、集體、家庭和他人，主動施以積極有益作用的精神，是一種自覺主動地做好分內分外一切有益事情的心理狀態。人只有有了責任感， 才能具有驅動自己一生都勇往直前的不竭動力。那么，辦公室工作人員的責任感從何而來呢？首先是要看清形勢。在推動社會主義文化大發展大繁榮的進程中，由于文化藝術單位面臨著更多的機遇和挑戰，因而辦公室的工作任務更加繁重。認清了這個形勢，就能夠增強責任感，自覺把本職工作融入全局工作之中。其次是要認清地位。辦公室是行政部門之一，它擔負著承上啟下、協調關系、聯系各方、發號施令的任務，是工作運轉的樞紐和調度中心，是領導人實施科學決策和有效管理的綜合辦事機構，因而具有特殊的、其它部門所無法替代的地位。認清了這個重要的地位，就會油然升騰起一份責任感。再次是要明確任務。在改革發展的進程中，新矛盾、新事物、新挑戰不斷出現，給辦公室賦予了許多新任務:強化綜合協調服務，改善行政管理服務，準確提供決策服務，提升注重辦文辦會質量，當好信息調研參謀等等。為此，辦公室人員需要提高自身的素質品格，需要提高自身的知識積累，需要提高掌控把握的能力，需要提高開拓創新的意識。看清了形勢，認清了地位，明確了任務，必定會增強做好本職工作的責任感。

3、加強人際交往

辦公室信息溝通是一項涉及到許多人的系統工作，它要求在整個溝通中保持連續性和完整性。為此，辦公室人員互相熟悉和交往，建立彼此相互信任與合作的關系是十分重要的。只有互相信任，領導與下屬之間才能推心置腹地交換意見，共同為完成單位和組織的使命而獻計獻策；只有互相信任，同事之間才能友好相處，齊心協力把本單位本部門工作搞好。

4、掌握統籌兼顧的科學方法，做好平衡協調

相對領導和其它各職能部門工作而言，辦公室工作具有綜合性的特點。在一個單位中，辦公室是溝通上下、協調左右、聯系各方，保證機關工作正常運轉的樞紐。如果把一個單位比作一個人的話，那么領導層、決策機構是大腦;業務部門、執行機構是四肢，辦公室則是中樞神經系統。辦公室工作雖然參與領導決策，卻無最終決策權;它也不參與各職能部門的具體領導，不代替職能部門處理具體問題，但辦公室對各職能部門的工作是要過問的、要介入的。領導要管的工作，辦公室要負責進行輔助;領導不能親自干的，如文秘、檔案、機要、收發、生活服務等，辦公室也要管。如果沒有與此相應的工作，那么行政領導的決策、組織、指揮、檢查等活動就無法貫徹，一般工作人員就無法工作。正是由于辦公室的工作為各部門提供了基礎性工作條件，才保障了本單位、本部門各項職能活動得以順利進行。能充分利用和節約時間，提高工作效率。而再小不過的迎來送往，電話的接進接出，也代表了一個單位的精神面貌，弄得不好，會直接影響到上下、內外的關系。因而，協調平衡各相關單位，各相關部門的工作就顯得尤為重要。也就是說，辦公室必須面對加強橫向聯系，傳播信息，交流經驗，取長補短這一新課題。要適應開放的要求，不論是思想還是工作水平都有一個更新和提高的問題，要具備聯絡四海，交際五洲的本領。辦公室工作的重要作用，在于保持各個部門之間、本單位與上級主管部門、業務相關單位之間的動態平衡。這種平衡要建立在明確分工，建立崗位責任制的基礎之上。沒有分工，就談不上協作。同時，辦公室要與本單位其它部門搞好協作配合，共同搞好各項工作。即在各單位、各部門之間起到綜合協調的作用。

通過上述努力，增強了辦公室人員的使命感、責任感和成就感，就具備了做好辦公室工作的思想基礎。在這個基礎之上，通過采取具體的措施，就能夠提高辦事效率，就能夠創新工作方法，就能夠抓好各項工作的落實。

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