讓采購“創造利潤”

企業采購，是企業經營管理中一個比較棘手的環節。很多管理者不得不制定一套貌似嚴謹的采購制度，以約束企業采購中可能出現的腐敗行為。遺憾的是，效果并不那么明顯。

當有人說，以花錢為己任的采購環節也可以產生利潤。你信嗎?

信息脫節，影響采購價格

2009年，一家集團公司的上海分公司和海南分公司分別購買了一批IBM電腦，型號相同，配置相差無幾，但海南分公司的購買價格，卻比上海分公司高出近兩倍。這是為什么?

李玉新，美國Emptoris集團副總裁、大中國區總經理。據他講，一個集團的分公司花不同的錢，采購相同產品的事情經常發生。為什么?集團的采和購兩個環節是脫節的，他說:“每個集團都有采購部，當所有分公司都要去買同一產品時，集團就可以將信息整合一下跟供應商統一談判，這樣做一般都可以拿到一個好的價格。但實際上，這個部門對下屬分公司的控制力非常弱小。因為，很多集團采用的是分散管理，所購產品都是由各分公司單獨按照所需去進行采購和結算。”上面抽舉例子中海南分公司的采購負責人，恰恰對IT產品不是很懂，不知道有哪些好的供應商，也不知道有哪些好的采購方式和經驗，只知道IBM的品牌不錯。因此，即便是對方開出了一個天價，他也認為是合理的。其實，在李玉新看來，這種問題很好解決，“如果集團有一個統一的采購知識庫和管理平臺，采購資源和信息共享的話，海南分公司就可以輕易了解到兄弟公司的采購價格和數據。”

除了集團分公司之間采購信息的脫節外，傳統采購還有一個最大的問題，就是整個采購流程并不是很透明，效率也不是很高。

在傳統采購模式下，企業采購流程非常復雜，包括采購申請、信息查詢發布、招標投標評標、洽談簽約結算，物流配送交割、協調相關部門等環節全部手工操作，浪費了極大時間成本和人力成本，過程效率低下。采購部門的管理人員需要處理大量的事務工作，無法在戰略的高度上，擔任起所負責項目的損益分析、評估和決策，也不可能實行前瞻性的采購管理、建立供應商戰略合作伙伴關系、重新審視采購模型、供應商合理化運作，等等。

所有的采購流程都是靠人，這樣的結果往往是，采購人員拿著一個最終的授標合同請老板去簽字。老板看了這個合同想了又想，不知道應該不應該簽，因為他不知道這個標的最終結果是怎么來的，沒有一個系統可以讓這個老總在簽約之前，看到這個產品是以什么樣的方式、從哪些供應商、通過哪些流程和什么樣的評標方式選出來的。光憑口頭報告，很容易造成人為的因素在里面。

虛增采購成本，便是這種傳統采購形式下的產物。據記者了解，就連為災區進行的集中采購，也會時不時爆出采購環節的種種問題。

兩步招標，提高采購透明度

怎樣才能提高采購的透明度，進而提升采購經營的整體競爭力和效率?

2001年，摩托羅拉陷入衰退困境，銷售額驟降。公司要求從各個方面縮減成本，摩托羅拉采購部門當時在系統整合和協調方面已經比較成熟，但整個采購流程中，產品經理們采取的依然是面對面地與供應商進行談判的采購形式。會議有時持續數周，買賣雙方都需要承擔大筆的差旅成本。同時，由于談判條款涉及產品規格、定價、數量、日期、保修、送貨細節和無數其他潛在因素，談判過程常常會花費產品經理數周的時間，而且還需要使用復雜的電子表格，辛苦地進行評估直到最后擬訂合同。

為了解決這個問題，摩托羅拉從8家頂級軟件供應商的方案中，選擇了一套Emptoris的解決方案進行測試。以采購人員評估多個合同分配方案為例，以前這種優化需要花費數日或數周時間，摩托羅拉現在只需要幾個小時就可以完成。由于過程很快，采購人員有更多時間來思考從單一供應商那里采購多類產品，以獲得“捆綁折扣”，或者發現和拓展新的供應商。

據李玉新介紹，借助這樣的采購系統，不光可以提高工作效率，還可以提高采購環節的透明度。

2009年12月，中國某大型國有石油公司從Emptoris選擇了一套解決方案，用于全球采購和運營。李玉新介紹，在這套解決方案里，系統被做成兩步招標，分別是技術標和商務標。技術標是標書文件中的技術部分，包括技術方案、產品技術資料、實施計劃等設計化的內容;商務標則是標書中有關商務的部分，包括商務流程、付款、合同等報價方面的內容。一般而言，企業采購是以技術標為準，商務標作參考。

“供應商將標的直接輸入到系統里，在這個過程中，買方人員看不到里面的內容，直到開標。首先開技術標，技術標開出來之后，大家就可以評標了，哪個人的技術方案最好，做一個最終的技術評標的排名。如果只選擇前三家供應商，剩下供應商的報價再便宜，我們也不考慮。然后再開商務標，但我們只將技術最靠前的供應商的標書打開。打開商務標時，必須通過系統走一個內部的審批流程，如果不走這個審批流程，是打不開后面的商務標的。這樣的話，我們就可以先挑出技術方案比較好的供應商，然后再去看價格，如果技術方案不合格的人，我們就可以直接把他刪除掉。”先選技術，后看商務，評標的過程完全通過系統進行操作，這樣的結果就可以避免在采購過程中出現過多的人為因素。

反向拍賣，降低采購成本

2000年9月，美國一家公司到中國進行采購，采購標底為1986+5%萬美元，采購內容為鑄鐵件，包含箱體、底座、蓋、管等幾十種零部件。最終這家公司以1251萬美元完成采購任務，節約采購成本37%，計735萬美元。也就是說，以中國企業的銷售利潤為5%計算，美國公司的采購使中國企業的利潤減少了735萬美元，中國企業要再銷售14700萬美元的產品才能把這部分利潤彌補回來。而這家公司使用的，便是被很多國外企業廣泛應用的反向拍賣技術。

如今，反向拍賣的采購技術也被中國企業所應用。李玉新介紹說:“反向拍賣是一種為買方采購服務的，并逐級向下競價的一對多的商務過程。以前的傳統拍賣，都是賣家等待買家來競價，買家誰出的價格越高，誰就是最好的。現在這個反向拍賣，就是說買家等待賣家出最低價格，誰的價格越低，他就會選擇誰。這種方案最大的好處，就是為采購方減少成本。”

但是，李玉新一再強調，并不是所有的采購都適合于反向拍賣這種方式:“首先，反向拍賣比較適合采購非獨占性的產品，也就是擁有較多供應商的產品;其次，這個產品比較容易用一些文字性和技術性的方法來界定;最后，采購量比較大，對中標者有足夠吸引力。”

舉個例子，公司要買1000萬件制服，很多工廠一年也就做500萬件，一旦爭取到部分份額，意味著這家工廠一年都可以過得很好，因此，他會拿出最好的價格來爭取這個項目。在這種情況下，公司就可以應用反向拍賣的技術來進行采購，由供應商直接提供價格，買方再從最優惠的廠家中，篩選出質量等因素符合自己要求的那家。

但是，如果企業要做一個外包礦山這樣一個項目的話，肯定是不能用反向拍賣的，此類采購更適合用詢底價的方式。大都是需要承包商們先向企業提供一個技術方案，然后針對這些方案進行幾輪甚至幾十輪討論和篩選，從中選擇一種或者是兩種方案，然后再基于所選方案，讓所有承包商進行報價，從中再選擇一個性價比最好的供應商。

“反向拍賣其實是一個非常簡單的解決方案，它不只是說給你提供一個反向拍賣的采購技術，而是提供了一個從供應商到產品類別的分析，到供應商的準入和登記，包括供應商的績效考核，以及到招投標，合同的制定等一系列信息的管理。”在李玉新看來，這類采購系統不光幫助企業解決了采購過程中遇到的問題，同樣為之后的查詢工作奠定了基礎。“用傳統的采購方式，如果有人想查詢去年某一個項目在招投標過程中，第二輪發標的時候供應商是怎么回答的，很多人肯定很難想起這些細節的問題。但如果應用此類系統的話，供應商在線上回答的任何問題都有記錄，可以隨時到系統中查詢。”

有數據表明，企業原材輔料采購成本，占企業銷售額的20%左右，因此采購成本每降低1元所獲取的效益相當于多銷售20元產品這樣也就不難理解，為什么會有那么多的企業把注意力投向了采購模式的變革。