網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)如何做好內(nèi)部控制

【摘要】 高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制問(wèn)題是高等學(xué)校整個(gè)管理體系中不可分割的重要組成部分，對(duì)保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有舉足輕重的作用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制從其特點(diǎn)、變化出發(fā)，著重探討如何適應(yīng)和應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展挑戰(zhàn)，高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制在新形勢(shì)下通過(guò)實(shí)施系列措施進(jìn)行完善和發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng);內(nèi)部控制

高校內(nèi)部控制作為高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的有機(jī)組成部分，對(duì)保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有舉足輕重的作用。高等學(xué)校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制指的是由于會(huì)計(jì)工作組織或業(yè)務(wù)實(shí)施等方面的原因，所導(dǎo)致的會(huì)計(jì)信息失真、不合理、不合法等一系列方面的控制問(wèn)題。各級(jí)管理部門(mén)為了保護(hù)高校的財(cái)產(chǎn)完整與安全，確保會(huì)計(jì)及其他數(shù)據(jù)的可靠，保證高校所制定各項(xiàng)方針政策的貫徹與執(zhí)行，以及查錯(cuò)防弊加強(qiáng)管理等為提高經(jīng)濟(jì)效益所采取的一切制度、方針措施和管理程序，均屬于會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的范疇。任何一家高校、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織，不論其規(guī)模大小和業(yè)務(wù)性質(zhì)，也不論其采取何種會(huì)計(jì)工作組織程序和信息處理方式，在其會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中，總是不同程度、不同方面地存在著一定的系統(tǒng)內(nèi)部控制問(wèn)題。高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制問(wèn)題是高等學(xué)校整個(gè)管理體系中不可分割的重要組成部分。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系出現(xiàn)的變化

從高校傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)到單機(jī)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部控制的基本要求和目標(biāo)沒(méi)有變，會(huì)計(jì)核算的復(fù)式記賬和借貸平衡的基本原理和方法沒(méi)有變。但由于會(huì)計(jì)信息處理方式和方法的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化，使得高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化，由此引發(fā)高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)和變化。探討和研究這些特點(diǎn)的演變，有助于我們建立科學(xué)嚴(yán)密的高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系。

二、由于會(huì)計(jì)信息處理方式的改變，給高校內(nèi)部控制帶來(lái)了新的變化

1.高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制形式的變化。高校電算化系統(tǒng)的主體是計(jì)算機(jī)軟件，其內(nèi)部控制也更加依賴于程序的質(zhì)量，一旦程序中存在嚴(yán)重的BUG或惡意后門(mén)，便會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)安全。高校會(huì)計(jì)人員對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)所知甚少，很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些漏洞，致使系統(tǒng)會(huì)多次重復(fù)同一錯(cuò)誤，擴(kuò)大損失，這也是手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)不會(huì)遇到的問(wèn)題。

2.存儲(chǔ)介質(zhì)的變化。電算化系統(tǒng)下，原來(lái)高校手工會(huì)計(jì)的紙質(zhì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤(pán)或光盤(pán)上，是肉眼不可見(jiàn)的，很容易被刪除或篡改，由于在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡，這樣很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。電磁介質(zhì)易受損壞，會(huì)計(jì)信息也存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)，在計(jì)算機(jī)中如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠，防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個(gè)非常重要的問(wèn)題。

3.交易授權(quán)的變化。授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見(jiàn)的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制，在高校手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，自然形成了層層復(fù)核、道道把關(guān)，具有嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制。但在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，大部分處理由計(jì)算機(jī)完成，審查、復(fù)核等控制被削弱，甚至消失了。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的完善和面臨的挑戰(zhàn)

1.網(wǎng)上公證的形成可有效地預(yù)防數(shù)字化的原始憑證被修改或偽造。所謂網(wǎng)上公證，就是利用網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)傳輸功能和日益豐富的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)原始交易憑證的第三方監(jiān)控，比如每一所高校都在互聯(lián)網(wǎng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)領(lǐng)取數(shù)字簽名認(rèn)證和私有密鑰。當(dāng)資金往來(lái)時(shí)，交易雙方將單據(jù)或有關(guān)證明均傳到認(rèn)證機(jī)構(gòu)，由認(rèn)證機(jī)構(gòu)核對(duì)確認(rèn)、進(jìn)行數(shù)字簽名并予以加密，然后將已加密憑證和未加密憑證同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給雙方，這樣就完成了一筆交易雙方認(rèn)可并經(jīng)互聯(lián)網(wǎng)認(rèn)證機(jī)構(gòu)公證的交易。在這種交易中，交易一方因無(wú)法獲得另一方的數(shù)字簽名和私有密鑰，很難偽造或篡改交易憑證。主管人員或?qū)徲?jì)人員一旦對(duì)某筆業(yè)務(wù)產(chǎn)生懷疑，只需將加密憑證提交客戶和認(rèn)證機(jī)構(gòu)解密，將其結(jié)果與未加密憑證相對(duì)照即可。

2.監(jiān)控與操作的分離實(shí)現(xiàn)了高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部的有效牽制。電算化系統(tǒng)下內(nèi)部牽制沒(méi)有手工系統(tǒng)完善，但是手工系統(tǒng)下的多方牽制也不是一個(gè)成熟的牽制方法，只是通過(guò)多人的重復(fù)勞動(dòng)實(shí)現(xiàn)牽制。這種傳統(tǒng)的牽制手段已不能適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求，必須找到能夠充分利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)高效特點(diǎn)的方法，就是在電算化系統(tǒng)內(nèi)分出操作與監(jiān)控兩個(gè)崗位，對(duì)每一筆業(yè)務(wù)同時(shí)進(jìn)行多方備份。當(dāng)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行帳務(wù)處理時(shí)，其操作和數(shù)據(jù)也被同步記錄在監(jiān)控人員的機(jī)器上，由監(jiān)控人員進(jìn)行即時(shí)或定期審查，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致便進(jìn)行深入調(diào)查。這樣明確了崗位的劃分，實(shí)現(xiàn)了有效牽制。

3.在線測(cè)試的實(shí)現(xiàn)使軟件內(nèi)部可能存在的漏洞能夠得到及時(shí)解決。對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件來(lái)說(shuō)，其內(nèi)部錯(cuò)誤或不足無(wú)法避免，其解決辦法只有兩個(gè):一是在開(kāi)發(fā)過(guò)程中加強(qiáng)交流，充分測(cè)試;二是在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)解決。在單機(jī)系統(tǒng)下，用戶與軟件供應(yīng)商之間由于受空間、時(shí)間的影響無(wú)法進(jìn)行充分交流，降低了系統(tǒng)的可信賴性。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，即使千里之隔，也可以在幾秒種內(nèi)建立連接，進(jìn)行實(shí)時(shí)高質(zhì)的通訊或軟件傳輸，這給解決上述問(wèn)題帶來(lái)了方便。在使用過(guò)程中，開(kāi)發(fā)商可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)用戶的系統(tǒng)進(jìn)行定期的在線測(cè)試，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以及時(shí)通知用戶并進(jìn)行在線升級(jí)，提高系統(tǒng)的安全性。

4.解決了輸入的“瓶頸”問(wèn)題，提高了原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。首先為避免統(tǒng)一輸入時(shí)由于輸入人員不熟悉有關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)而發(fā)生差錯(cuò)，對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的各個(gè)子系統(tǒng)，可以在不同的科室、部門(mén)錄入數(shù)據(jù)。通過(guò)記賬憑證輸入的數(shù)據(jù)，由財(cái)務(wù)部門(mén)的工作站上輸入;其次通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)直接采集原始數(shù)據(jù)，節(jié)省了原始數(shù)據(jù)搜集的成本和時(shí)間，提高了原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，高校與高校、高校與個(gè)人、高校與社會(huì)、高校內(nèi)部之間的各種原始憑證將從書(shū)面的變成電子的，原始憑證的傳遞將從手工的方式變成網(wǎng)絡(luò)的方式、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)不再需要集中在財(cái)務(wù)部門(mén)搜集的原始憑證，完全可以分散在使用單位、財(cái)政部門(mén)、高校員工、高校內(nèi)部其它部門(mén)、高校下屬的分支機(jī)構(gòu)等。

5.高校實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)處理和財(cái)務(wù)管理的集中化和高效化，且會(huì)計(jì)信息提供更及時(shí)、更充分，會(huì)計(jì)信息資源實(shí)現(xiàn)高度共享。各個(gè)部門(mén)之間，可以互相調(diào)用、查詢有關(guān)數(shù)據(jù)，不必抄送報(bào)表或磁盤(pán)。互聯(lián)網(wǎng)的使用使每個(gè)高校的分支機(jī)構(gòu)都變成一個(gè)報(bào)賬單位，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員都可隨時(shí)了解掌握自己管理上應(yīng)知的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從而更及時(shí)、更高效地做出經(jīng)營(yíng)決策，提高資金資源的管理水平和高校的競(jìng)爭(zhēng)能力。網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)采用網(wǎng)上報(bào)告的方式，實(shí)時(shí)跟蹤的功能，從而使高校的管理者、投資者以及相關(guān)利益集團(tuán)可隨時(shí)上網(wǎng)訪問(wèn)高校的主頁(yè)，以獲取高校最新的、充分的財(cái)務(wù)信息，降低了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)與投資決策的風(fēng)險(xiǎn)。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的促進(jìn)和完善遠(yuǎn)不止以上幾個(gè)方面，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采用加密碼的電子簽名，可增強(qiáng)電子化原始數(shù)據(jù)的防偽功能。另外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使高校各個(gè)職能部門(mén)的資源實(shí)現(xiàn)共享便于同一筆交易業(yè)務(wù)相互稽核牽制。

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