改革機關(guān)檔案管

　　建立廉潔、高效的政府是我國推行電子政務(wù)的內(nèi)在因素，實現(xiàn)信息化、民主化是推進電子政務(wù)的外在因素。信息技術(shù)的應(yīng)用與普及為電子政務(wù)建設(shè)提供了必備條件，機關(guān)檔案信息資源是調(diào)節(jié)、引導(dǎo)電子政務(wù)全面建設(shè)的基礎(chǔ)要素。目前，政府機關(guān)應(yīng)歸檔的公務(wù)文件絕大多數(shù)由計算機打印而成，即先數(shù)字化，而后，根據(jù)需要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)公文的，這為電子政務(wù)的實施提供了先決條件。為有效地利用“三網(wǎng)一庫”，推動電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展，有必要也有條件對政府機關(guān)檔案管理進行完善和改革。
　　
　　1進一步解放思想，與時俱進，營造機關(guān)檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展的良好環(huán)境
　　電子政務(wù)建設(shè)是新生事物，一些檔案部門開始未同步跟進，主客觀原因均有。各級政府機關(guān)檔案管理部門要積極主動、敢于參與到本部門的政務(wù)建設(shè)工作，為政務(wù)建設(shè)與機關(guān)檔案管理融為一體獻計獻策，要樹立五個意識：一要樹立創(chuàng)新意識和前瞻意識，按電子政務(wù)建設(shè)的程序，有規(guī)律地介入，提出與之配套管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和電子文件形成、運轉(zhuǎn)、留存與開發(fā)設(shè)計原則；二要樹立市場意識，根據(jù)現(xiàn)狀，預(yù)測未來信息市場經(jīng)濟的需要，提出檔案信息在“三網(wǎng)一庫”建設(shè)中的作用，為市場經(jīng)濟服務(wù)；三要樹立公眾意識，堅持以政府信息公開為原則，以不公開為例外，不斷滿足社會、政府對信息資源的需求；四要樹立效益意識，必須以能獲得社會效益和經(jīng)濟效益為前提，實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益的雙提高；五要樹立國際接軌意識。“他山之石，可以攻玉”，要學(xué)習(xí)國際上電子政務(wù)建設(shè)的先進管理方式，勇于嘗試或應(yīng)用最新的適用技術(shù)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加速檔案管理在電子政務(wù)建設(shè)中的國際化進程，推動與世界各國聯(lián)通，盡早實現(xiàn)政務(wù)信息在更廣泛的范圍內(nèi)共享。
　　
　　2創(chuàng)新機關(guān)檔案管理體制，與電子政務(wù)建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一
　　要改變目前政府機關(guān)檔案部門被排斥于電子政務(wù)建設(shè)之外的狀況，將機關(guān)檔案管理作為電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，共同確定政務(wù)信息的價值取向和流向。機關(guān)檔案部門應(yīng)作為電子政務(wù)建設(shè)的成員，發(fā)揮自身職能優(yōu)勢，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運轉(zhuǎn)、傳播、上網(wǎng)、開放、公布、移交進館及與歸檔紙質(zhì)文件的配套管理、知識產(chǎn)權(quán)保護、安全保密、政務(wù)服務(wù)等提出相應(yīng)的管理原則和制度，形成與電子政務(wù)建設(shè)相協(xié)調(diào)的各項業(yè)務(wù)程序，以及各相關(guān)環(huán)節(jié)銜接貫通為一體的管理體系，為政府機關(guān)辦公自動化、信息化提供組織保證。
　　
　　3整合、拓展檔案管理職能，規(guī)范機關(guān)檔案工作行為
　　我國的檔案法規(guī)對有關(guān)機關(guān)檔案工作的基本職能有明確規(guī)定，但由于受生產(chǎn)力發(fā)展的局限和傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，一些機關(guān)檔案部門對歸檔紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案比較熟悉，管理也比較到位，而對不同載體的電子檔案以及近幾年派生出的與機關(guān)檔案管理有密切關(guān)系的新事物，如文件中心、政務(wù)中心、電子商務(wù)等相對陌生。因此，必須進一步整合拓展機關(guān)檔案管理職能。
　　第一，要參與信息數(shù)字化的設(shè)計和對歸檔電子文件的檢測等工作。監(jiān)督指導(dǎo)工作要向前延伸，不僅對電子文件材料歸檔工作監(jiān)督指導(dǎo)，而且，要對電子文件的形成、鑒別、篩選提前介入，不斷拓寬機關(guān)檔案管理的職能。第二，要為本機關(guān)政務(wù)服務(wù)，也要為全局政務(wù)服務(wù)。要與政務(wù)中心緊密配合，互通有無，要加強與文件中心聯(lián)系，了解文件中心的需求趨勢，及時提供文件，使機關(guān)檔案成為文件中心的主要來源。第三，拓展服務(wù)范圍，借助電子政務(wù)建設(shè)的成果，全方位、高效率地開展政府機關(guān)自身和政府機關(guān)之間的管理與服務(wù)。面向社會組織和公眾提供允許開放、公布的政務(wù)信息，滿足社會各方面對政務(wù)信息日益增長的需求。第四，必須按數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的要求規(guī)范機關(guān)檔案管理的行為。隨著電子政務(wù)建設(shè)日臻完善，今后，機關(guān)檔案管理必須快速地由手工管理向電子管理轉(zhuǎn)變，用先進的技術(shù)統(tǒng)領(lǐng)機關(guān)檔案管理，改變那些傳統(tǒng)落后的管理方式，使高新技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺和信息資源庫在機關(guān)檔案管理中得以廣泛應(yīng)用。第五，要按電子政務(wù)的政府管理方式、行政流程原則，不斷改善檔案管理的運作模式，規(guī)范機關(guān)檔案管理的行為，憑借“三網(wǎng)一庫”實現(xiàn)政府可公開信息資源共享和動態(tài)更新，使得公眾可以通過不同渠道獲取政府的信息與服務(wù)，同時，也為今后國家發(fā)展、社會進步貯存更豐富的信息資源，惠及子孫后代。
　　
　　(作者單位：河南省體育局來稿日期2011-04-16)