如何加強高校基建檔案管理

　　高校基建檔案是高等學校在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。它既是建設過程的真實反映和記錄，又是建設發展的重要基礎和依據。近十幾年來，我國的高等教育發展較快，隨著國家對教育事業的重視，國家對教育的投入逐年遞增，高校的基本建設進入了高速發展時期。此外，高校的合并與重組，是20世紀末、21世紀初，我國高等教育發展體制改革的重要舉措，就連一些著名高校也加入了合并的行列。從1999年到2004年期間，合并調整后的高校數目達到416所，原有612所高校合并組建為250所，數量之大，空前少有。高校建設離不開基建檔案。隨著高校基本建設的高速發展，高校基建檔案管理工作如何在新的平臺上發揮應有的作用，是擺在高校管理層和檔案工作者面前的新課題，這已成為高校基建部門和高校檔案部門工作的重要組成部分。
　　
　　1我國高校基建檔案管理的現狀
　　1.1檔案意識淡薄，材料收集不齊全。檔案部門的宣傳力度不夠，導致高校的基建部門以及主管領導對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規范的現象較普遍。
　　1.2制度不嚴，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是，許多高校沒有制定相關基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規范、制度甚至只有大致框架，沒有細則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現在經費保障問題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設備和經費支持，但學校每年用于檔案的專項費用很少，使基建檔案管理缺少必要的設施和設備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。
　　1.3歸檔的基建檔案質量不高。從已歸檔的材料中發現，基建檔案的材料普遍質量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍低，在已歸檔的基建檔案中，一般學校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統上檢索到目錄，而沒有相應的電子文件。還有的學校因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步整理。
　　1.4檔案載體不豐富。按規定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應的材料，給學校造成不可彌補的損失。
　　
　　2完善高校基建檔案管理的對策
　　2.1更新觀念，重視高校基建檔案管理。首先，進一步增強檔案部門的服務意識。檔案提供利用是檔案工作的中心內容，也是檔案管理工作最為活躍的一個環節。但基建檔案的利用率卻不是很高，其中，很大的一個原因就是基礎工作薄弱，被動服務，直接制約了檔案利用工作的開展。檔案部門工作人員社會競爭意識不強，參與意識淡薄，檔案利用工作僅僅停留在等待利用者上門查詢，停留在收集保管檔案上，缺乏主動性，從而使利用工作相對滯后。其次，廣泛宣傳營造良好的外部環境。使得大家能主動配合工作取得高校基建檔案管理的良性循環。
　　2.2制定和實施符合高校特點的基建檔案管理制度和保障措施
　　2.2.1完善日常的高校基建檔案管理制度，是做好基建檔案管理的基礎。首先，要制定詳盡合理的基建檔案歸檔方法。以往，各個高校的基建檔案歸檔范圍都是根據建設部門的《城建檔案管理規定》實施細則來規定，認為這樣做，收集的材料比較齊全，但收集的材料太多，因此，高校的基建檔案管理者應從本校的實際出發制定基建檔案歸檔范圍，這樣，既減少了歸檔收集時的工作強度，又使檔案能在利用范圍內較齊全規范。其次，實行部門立卷制度是做好高校基建檔案管理的關鍵之一，可以提高部門歸檔意識，擴大檔案宣傳力度，增強立卷部門的責任感，整理的案卷質量也較高。除了部門立卷之外，進行立卷改革也相當重要，把檔案實體由傳統的以“卷”為單位改為以“件”為單位進行歸檔，這樣做，更為靈活簡便。最后，制定基建檔案接收移交制度，可以改變檔案館對基建檔案管理的被動局面，從而主動有效地指導、監督基建檔案及時規范歸檔，將工作變被動為主動。
　　2.2.2建立特殊時期的高校基建檔案管理辦法。除了日常的高校基建檔案管理，還有一些特殊時期（如學校的合并時期）的基建檔案管理也應加以考慮。學校在合并期間的基建檔案管理應從思想上重視，制度上保證。國家對合并過程中的檔案管理有明確規定，要求“堅持集中統管原則，確保安全保密”。遵循基建檔案實體和人財物“相對集中管理”的辦法，對于相鄰學校的合并，應當創造條件實現基建檔案實體的相對集中和人財物的高度融合；對于遠距離合并的學校，可以從實際出發，按相對集中的思路進行融合。具體做法可視情況而定，但在運行機制上應實現規范統一。
　　2.2.3保障制度（措施）的制定和實施。重大制度的落實，還需有配套的相關保障制度或措施，才能發揮其應有的作用，保障制度的制定和實施，同樣離不開領導的支持。一是經費保障制度。二是將檔案管理納入部門考核，是一種變壓力為動力的可行辦法。三是高校檔案館參加高校基建項目的驗收。高素質工作人員是良好的工作質量的基本保證，基建檔案管理人員的素質是高校基建檔案管理的關鍵點之一。
　　高校的部門立卷制度給檔案工作帶來了一定的成效，在進行高校基建檔案部門立卷時，一定要確定基建檔案管理工作的兼職檔案員。在學校的基建部門設立一位基建檔案管理兼職檔案員，并建立起一個高效的基建檔案管理工作網絡。要確保基建檔案兼職檔案員具有一定穩定性和一定的基建檔案工作時間。因為，基建檔案與別的檔案部門不同，它的難度之一，是涉及的部門和人員較多，只有確立一位盡職的基建檔案兼職檔案員，才能確保高校基建檔案得到規范的管理。配備的兼職檔案員應具有較高的思想道德品質、扎實深厚的文化素養、嚴謹的思維能力和熟練的專業技能。此外，基建檔案員還應具有一定的穩定性。學校還應該為檔案員提供學習培訓的機會，不斷提高檔案員的理論和業務水平。
　　
　　3加大基建檔案的數字化建設步伐
　　首先，文檔信息化給檔案事業帶來了新的變化。隨著辦公自動化和計算機網絡的飛速發展，文檔信息化已成為近年來我國檔案界的“熱點”話題。由于計算機網絡通信技術的迅速發展與普及，文檔信息的存儲、加工、傳播及利用也發生了前所未有的變化，文檔信息化給檔案事業帶來了深刻的變化，文檔信息化帶來了新的檔案形式。在以往的檔案形式中，檔案的載體和信息都是一體的，信息并未獲得獨立的地位。而電子革命使檔案在本質上取得了獨立的地位，給我們帶來了新的管理方式。傳統檔案管理是一種物理管理，而電子檔案是一種邏輯管理。高校應加強硬件建設，努力實現檔案管理現代化。先進的檔案管理條件是提高檔案利用率的基礎，它具有操作簡便、查詢搜索快捷、統計功能強大、存貯安全等優點，能提高工作效率和質量，把檔案管理從傳統的“手工勞動”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務。作為高校檔案中的重要組成部分的基建檔案管理，也應順應時代的需求，向信息化、數字化管理快步邁進。
　　其次，合理有序地進行基建檔案管理信息化。保障相應的硬件，如電腦、打印機、傳真機、掃描儀、服務器等是進行高校基建檔案信息化管理的前提。目前的高校檔案部門往往有這些硬件設施，但數量和質量不太符合檔案管理需求，經常發生電腦不夠用或是服務器容量太小等情況，影響檔案的信息化管理和檔案的利用。因此，在配備硬件設施時，應有超前意識和預見性，配備合適的檔案信息管理軟件和計算機專業技術人員。
　　高校基建檔案對于高校發展有著重要的意義。首先，高校基建檔案在高校建設中可反復多次利用，是提高設計質量及經濟效益的最佳途徑。其次，基建檔案是高校建設管理中的歷史憑證，在維護學校權益和學校建設方面的作用無可替代。最后，基建檔案在高校建設中具有增值作用。通過對基建檔案的利用，在各種生產實踐和經濟活動中可以直接或間接地起到增值作用，隨著時間的流逝其歷史參考價值會越來越大。對高校基建檔案存在的問題進行研究，得出切實可行的對策，提高基建檔案管理水平，使高校基建檔案的管理與時俱進，是擺在每個檔案工作者面前的十分必要和迫在眉睫的任務。
　　
　　（作者單位：焦作師范高等專科學校來稿日期：2011-04-16）