電子文件歸檔管理方法探討

　　隨著網絡技術的飛速發展，信息化進程的不斷加快，電子文件成為現代社會信息資源的重要組成部分。在這種新形勢下，充分認清電子文檔管理的現狀與存在的主要問題，采取科學可行的措施加強電子文件的管理，提高電子資源的利用率，意義十分重大。
　　一、電子文檔管理現狀與存在的主要問題
　　電子文件的管理與傳統文件相比，在管理概念、形式、方法上有很大的差異。我國電子文件管理的現狀大大落后于電子文件的產生與發展，各地的發展也極不平衡。可以說，我國的電子文件管理仍不夠成熟，處于初探實踐階段。目前的主要狀況是：
　　（一）電子文檔管理有待于進一步規范。在具體管理實踐中，傳統文件的管理如管理的基本原則、歸檔范圍、歸檔時間、組卷方法、著錄格式、保管條件等，都有相應而且統一的國家和地方部門的標準和規章制度，但由于出臺時間較長，當時科技發展和思想認識的局限，往往難以適用于電子文件的管理。如何針對電子文件管理的要求，制定一系列能長久適用的標準和管理規范，就顯得非常必要。但由于電子文件涉及的技術環境較復雜，對設備有很強的依賴性，而計算機軟硬設備技術的發展又是日新月異。當前，電子文件管理仍無章可循，無標準可依，處于各行其是的狀態。
　　（二）電子文件管理處于可有可無狀態。目前在我國的很多部門，辦公自動化僅處于事務級階段，計算機只起打字機作用，形成的電子文件只能稱為草稿性電子文件。就文件管理而言，主要是將電子文件打印成紙質文件后對紙質文件的管理，而針對電子文件的規范管理幾乎未曾進行，往往是存儲在硬盤中的文件被隨意修改、刪除；拷貝成軟盤的電子文件散落在計算機操作人員、設計人員手中，沒有系統地收集整理。所以，電子文件常常自生自滅，處于可有可無的散亂狀態，隨時間的流失逐漸丟失，各種信息被逐漸忘卻，電子文件的多用途快速檢索、傳遞及同時滿足多用戶等優越性得不到充分體現，造成很大的資源浪費。
　　（三）電子文件管理系統有待于進一步優化。管理系統功能不一、模式不一。很多單位從本單位出發研制各自的文檔一體化管理系統，由于缺乏必要的統一技術指導，存在各系統功能不一、模式不一的狀況，這必將會影響將來全國性的電子文件管理標準化的進程。由于保證電子文件真實性、完整性、可靠性的技術要求依舊未解決，很多電子文件的法律效力尚不明確。有些計算機文檔一體化系統設計時就存在一些功能缺陷，如電子文件實現無紙化，或只設計邏輯歸檔功能，這將給文件法律效用、安全保管和合法存取的監控帶來難題，而一旦網絡受到病毒攻擊或因其他原因被毀壞，文件丟失難以避免。因而，在設計文檔管理一體化功能時，應根據這些因素及存在的缺陷，設有物理歸檔的功能。
　　二、加強電子文件歸檔管理對策
　　知識經濟時代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，由于計算機普及程度、技術環境的不同，以及對電子文件管理重視程度的差異，目前我國的電子文件管理還處于自行摸索階段，造成管理形式、方法的多樣性，各種管理狀況并存。筆者認為，加強電子文件歸檔管理應當著重從以下幾個方面努力。
　　（一）電子文件的收集與整理。電子文件的收集范圍，按公司關于文件歸檔的有關規定執行。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電mG9rUHL7DXzyKFDkCGkRAQU+NV276oIO9DOyHGnnrUo=子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，由部門領導確定是否保留。保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件建立準確、可靠的標識關系。在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有價值的電子文件制作紙質等硬拷貝件保留。用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，應將相關軟件一并收集。用計算機輔助設計（CAD）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時應注意收集其相關軟件。由計算機多媒體技術制作的文件，收集時應注意參數準確、數據完整。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一并收集。計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
　　（二）紙質文件與電子拷貝雙重備份的管理。這種方式就是將電子文件用可脫機保存的載體備份下來，以紙質與磁盤（光盤、磁帶）制成雙重備份，分別歸檔管理，但保持一定聯系。目的是：利用紙質文件將電子文件的內容固定，解決電子文件的易變動、易修改的問題，達到其法律效用；利用磁盤光盤將機上的電子文件轉換格式，或改變結構進行必要組盤（按一定的規律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤、磁帶載體，進行完善的著錄標引，附上背景信息和元數據），以保留電子文件在檢索、傳輸、存儲方面的優點，從而高效、方便地滿足對文件信息的利用。很多擁有大量電子文件，意識到電子文件的特殊價值，但又缺乏完善的計算機網絡管理系統的單位往往采用這種方式。這種方式可以對電子文件的信息起到很好的保護作用，在目前不失為一種較好的解決方法。
　　（三）計算機文檔一體化管理。該方法是將檔案管理工作提前介入電子文件的運作與管理，即把規范化管理的觸角延伸到歸檔前電子文件的形成、收集等過程，將電子文件與電子檔案管理統一起來，充分發揮電子文件在計算機網絡中便于檢索、傳遞、利用的特點，對電子文件進行規范的檔案管理。這主要是利用文件檔案管理一體化的應用軟件和各種硬件設備建立的檔案信息管理網絡系統來實現：對電子文件歸檔進行前端控制，即整個系統控制著文件的產生、管理與處置，文件將在信息系統內被收集、組織、編目、存儲，大大方便了電子文件信息的利用，極大地發揮了電子文件的優點。