施工企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)路徑的新思考

　　摘要：科技檔案信息化建設(shè)是企業(yè)科技檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，要正確認(rèn)識企業(yè)科技檔案信息化的內(nèi)在含義及作用，針對施工企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題，從加快企業(yè)科技檔案分類標(biāo)準(zhǔn)化、管理信息化、保障安全化、隊(duì)伍人才化、資源開發(fā)化等方面進(jìn)行了新的思考。
　　關(guān)鍵詞：施工企業(yè)　科技檔案　信息化　內(nèi)涵　現(xiàn)狀　建設(shè)路徑
　　中圖分類號：G271　文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A　文章編號：1004-4914(2011)05-251-02
　　
　　在“以信息技術(shù)為先導(dǎo)的科學(xué)技術(shù)”迅猛發(fā)展的21世紀(jì)，信息化建設(shè)已成為衡量社會發(fā)展程度和科學(xué)技術(shù)水平的重要標(biāo)志。推進(jìn)科技檔案信息化建設(shè)是科技檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的重要選擇。科技檔案信息化對于充分開發(fā)利用科技檔案信息資源，迅速、準(zhǔn)確地為使用者提供所需的科技檔案信息，促進(jìn)科學(xué)技術(shù)成果應(yīng)用與傳播的最大化，將起到積極的推動作用。
　　
　　一、內(nèi)涵探究
　　
　　科技檔案信息化是指綜合運(yùn)用檔案管理學(xué)和信息科學(xué)的相關(guān)原理，以計(jì)算機(jī)數(shù)字化處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段，對科技檔案信息資源進(jìn)行處理、管理、開發(fā)和有效利用。科技檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵主要包括三個方面：一是檔案信息數(shù)字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；三是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。科技檔案信息化的作用在于：
　　
　　1、提升了科研成果轉(zhuǎn)化的利用率。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展是連續(xù)的社會活動，科學(xué)研究離不開參考借鑒已有的科研成果。建立科技檔案信息資源共享體系，將科技檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，使之得到有效利用，既體現(xiàn)了檔案“管理在于利用”的目的。同時也避免了科研的低水平重復(fù)，提高了科研成果轉(zhuǎn)化率和產(chǎn)業(yè)化率，產(chǎn)生了更廣泛的社會效果。
　　
　　2、提高了檔案信息利用的時效性。人工檔案信息加工的模式。即從文偉資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長。造成信息失去時效性，嚴(yán)重影響了科技檔案信息的應(yīng)用價值。科技檔案信息數(shù)字化，可直接將各類電子檔案信息采集、輸入系統(tǒng)，對不同載體的檔案信息資源進(jìn)行掃描、整合、縮微和數(shù)字化，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地形成二次文獻(xiàn)。
　　
　　3、增加了檔案信息的存儲量，實(shí)現(xiàn)了資源共享。一方面，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍，大大增加了科技檔案信息的存儲量：另一方面，檔案信息數(shù)字化可對豐富的館藏信息資源進(jìn)行重組、整理和組織，將原始科技檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，滿足授權(quán)范圍內(nèi)的檔案利用者在調(diào)閱時不受時間、地域的限制，實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。
　　
　　二、現(xiàn)狀審視
　　
　　科技檔案信息化是一項(xiàng)全新的工作，在信息化建設(shè)的過程中將會遇到“數(shù)字信息存儲與利用，多媒體，網(wǎng)絡(luò)，用戶平臺，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)問題”。而現(xiàn)實(shí)中施工企業(yè)的科技檔案信息化存在很多問題，無法適應(yīng)21世紀(jì)企業(yè)科技檔案信息化的要求。
　　
　　1、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范滯后。目前，科技檔案數(shù)字化建設(shè)大都處在試驗(yàn)和探索階段，但由于標(biāo)準(zhǔn)化推行不力，缺乏統(tǒng)一明確的業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，再加上計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性。在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重不足，缺乏系統(tǒng)管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，造成規(guī)劃要求不明確，軟件各異，兼容性差。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)、修改不規(guī)范，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)難以共享，建成科技檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。
　　
　　2、安全存在威脅。如何在科技檔案信息資源的開發(fā)利用與安全保密之間找到最佳的結(jié)合點(diǎn)，是對科技檔案信息化工作提出的一大問題。科技檔案的保密性在信息化過程中受到信息網(wǎng)絡(luò)使用的挑戰(zhàn)，科技檔案信息系統(tǒng)也存在著安全問題，網(wǎng)絡(luò)上非法入侵的病毒和竊取、修改甚至偽造機(jī)密檔案數(shù)據(jù)等不安全因素，也使得檔案信息的安全保密受到嚴(yán)重威脅。“安全保障技術(shù)更新遲緩，主要表現(xiàn)在：有效的信息安全保障技術(shù)得不到較好的普及應(yīng)用或者即使得到了應(yīng)用也得不到度時更新。”
　　
　　3、人才隊(duì)伍緊缺。科技檔案隊(duì)伍建設(shè)由于受到原有基礎(chǔ)、總體環(huán)境和工作條件等限制，信息化人才緊缺：一是檔案隊(duì)伍信息化素質(zhì)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要。盡管目前檔案人員的信息化意識已大大加強(qiáng)。但由于缺乏系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)技能訓(xùn)練，在技術(shù)基礎(chǔ)和操作技能方面十分欠缺；二是信息化建設(shè)需要的具有信息技術(shù)背景的專業(yè)技術(shù)人才嚴(yán)重不足，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。在很大程度上制約了檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度，影響到信息化整體效果。
　　
　　4、管理程度不高。當(dāng)今現(xiàn)代化設(shè)備不斷推陳出新，計(jì)算機(jī)管理逐漸進(jìn)入檔案室。計(jì)算機(jī)主要是用于檢索，提高利用率，而許多單位尚未充分利用計(jì)算機(jī)機(jī)進(jìn)行儲存。管理人員的素質(zhì)也沒有能跟上現(xiàn)代化的發(fā)展。檔案人員不懂得計(jì)算機(jī)操作，無法充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的優(yōu)勢，影響工作效率。
　　
　　5、利用檔案落后。企業(yè)科技檔案工作仍處在一般性的管理狀態(tài)，由于科技檔案受長期檔案工作保守性的影響，仍處在封閉或半封閉狀態(tài)，在如何正確處理開放與保密關(guān)系的這一問題上爭執(zhí)太多，給科技檔案的利用工作造成很大的困難；提高科技檔案利用工作一直說法多，行動少。處于等待狀態(tài)。
　　
　　三、建設(shè)路徑
　　
　　國務(wù)院辦公廳要求“加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作。所有建筑項(xiàng)目都要按照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，建立健全項(xiàng)目欄案。從項(xiàng)目籌劃到工程竣工驗(yàn)收各環(huán)節(jié)的文件資料，都要嚴(yán)格按照規(guī)定收集、整理、歸檔。項(xiàng)目檔案管理單位和檔案管理人員要嚴(yán)格履行職責(zé)。對失職的單位和個人，要依法嚴(yán)肅處理”。建設(shè)項(xiàng)目施工檔案是項(xiàng)目檔案的重要組成部分，作為施工檔案形成和管理部門的建筑施工企業(yè)也應(yīng)當(dāng)大力加強(qiáng)項(xiàng)目施工檔案工作。
　　
　　1、標(biāo)準(zhǔn)體系化。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是科技檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息化建設(shè)的重要保障和不可或缺的必要條件。科技檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括三大類：即對電子文件檔案信息進(jìn)行管理的管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、時檔案文件信息化處理的業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和對電子文檔數(shù)據(jù)存儲、交換、加密系統(tǒng)軟硬件設(shè)施的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。只有在建立上述有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，才能使科技檔案信息化建設(shè)工作的有序發(fā)展。因此，有關(guān)部門必須加大制定信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的力度，盡快出臺相關(guān)的規(guī)范制度和標(biāo)準(zhǔn)。對已經(jīng)出臺的信息管理共用標(biāo)準(zhǔn)、紙質(zhì)文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和電子文件管理專用標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范加以不斷的完善和改進(jìn)，使科技檔案信息的收集、整理、存儲、傳送和發(fā)布程序真正做到有規(guī)章可循，有制度可依。
　　完善檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的集成和共享標(biāo)準(zhǔn)是規(guī)范行為的準(zhǔn)則，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化健康發(fā)展的重要保證。企業(yè)檔案信息化建設(shè)要認(rèn)真執(zhí)行國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的信息采集、交換標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)數(shù)據(jù)的一致性、安全性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的高度集成與高效、安全傳遞，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的作用。
　　
　　2、管理信息化。科技檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化的核心，也是檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)和前提。在科技檔案信息化建設(shè)過程中，一是要加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào)。注重科技檔案信息資源的開發(fā)，根據(jù)科技檔案事業(yè)發(fā)展趨向及科研需求，加快建設(shè)一個完善的科技檔案信息資源開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)：二是要快速、有效、有序、合法地開展館藏科技檔案信息資源數(shù)字化工作，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫的信息量，實(shí)現(xiàn)公用信息平臺及開放目錄信息資源共享，提供開放科技檔案目錄網(wǎng)上查詢，提供部分科技檔案全文瀏覽服務(wù)：三是要加強(qiáng)科技檔案資源建設(shè)的理論研究，確立館藏科技檔案資源體系的建構(gòu)原則與模式，努力向社會提供深層次的分析研究性的信息，提高科技檔案信息服務(wù)水平。
　　
　　3、保障安全化。信息化之后科技檔隸主要是以電子文檔的形式存在，構(gòu)筑科技檔案信息安全保密體系就是保護(hù)電子檔案信息資源，防止未經(jīng)授權(quán)或者偶然因素對電子檔案信息資源的破壞、更改及非法利用，以實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源利用的安全性、保密性和完整性。保證科技檔案信息的安全，首先檔案管理人員必須增強(qiáng)保密意識，認(rèn)真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍。嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理：其次，通過制定全面系統(tǒng)的管理制度。從系統(tǒng)建設(shè)、信息上網(wǎng)審批、密碼管理、涉密載體的保管、網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)、檢查監(jiān)督、獎勵懲罰等多個方面進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理和運(yùn)轉(zhuǎn)秩序的規(guī)范；第三，通過采用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段確保科技檔案信息安全可靠：對于敏感信息、秘密信息和重要數(shù)據(jù)，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息實(shí)行物理隔離；利用訪問權(quán)限控制技術(shù)保證包括電子文件信息在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)資源不被非法訪問和非法利用；通過防火墻、進(jìn)行安全掃描入侵檢測等。總之，“采用最新的信息安全保障措施，并對這些措施及時更新以保障檔案信息的安全性。”
　　
　　4、隊(duì)伍人才化。科技檔案是一門專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)性廣、內(nèi)容豐富的一項(xiàng)專門事業(yè)，沒有一定的專業(yè)知識是搞不好的。要想做好這項(xiàng)工作，就必須培養(yǎng)有現(xiàn)代化管理頭腦的科技檔案工作人員，要求管理人員不僅應(yīng)當(dāng)有檔案學(xué)的知識。而且還要有自然科學(xué)、社會科學(xué)及專業(yè)知識；既有預(yù)測市場的信息頭腦，又有參與企業(yè)決策的能力。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造條件努力培養(yǎng)能夠掌握科學(xué)文化知識的人進(jìn)入檔案事業(yè)的第一線。
　　
　　5、資源開發(fā)化。做好科技檔案開發(fā)利用工作。檔案的利用是檔案管理的最終目的。發(fā)揮科技檔案為企業(yè)的經(jīng)營決策、生產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)、設(shè)備維護(hù)、基建技改項(xiàng)目的設(shè)計(jì)。新產(chǎn)品、新技術(shù)的開發(fā)和試制等發(fā)揮其應(yīng)有的作用，使?jié)撛趦r值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)價值。
　　企業(yè)信息化建設(shè)中有一句話：“三分技術(shù)，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”。信息系統(tǒng)的實(shí)施是建立在完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之上的，而信息系統(tǒng)的成功運(yùn)行則是基于對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，可見基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的科學(xué)管理是企業(yè)信息化建設(shè)成功與否的關(guān)鍵之一。企業(yè)檔案部門集中、系統(tǒng)地保存了企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理的重要信息資源，是企業(yè)信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯集地和成品庫，因此企業(yè)檔案信息化是企業(yè)信息化的重要部分。企業(yè)檔案部門要抓住企業(yè)信息化建設(shè)的機(jī)遇，把檔案信息化納入其中，使檔案信息化與企業(yè)信息化同步發(fā)展。一方面，檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，對企業(yè)信息化規(guī)劃和建設(shè)提出檔案管理需求；另一方面要充分運(yùn)用企業(yè)信息化的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)平臺。開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作以及檔案管理和利用。
　　一套完整的科技檔案是一項(xiàng)科研活動從立項(xiàng)到研究到取得成果的全過程的詳細(xì)記錄。其中包含了課題立項(xiàng)的科技背景。科研人員的研究(設(shè)計(jì))思路。關(guān)鍵技術(shù)，出現(xiàn)問題解決的方法，重要參數(shù)，操作工序和重要結(jié)論等。
　　檔案是不可再生的資源，是孤本性的歷史記錄，但經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源。檔案信息化使檔案資源能夠更方便、更快捷地為大眾、為市場所開發(fā)所利用，創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
　　
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