西文期刊數(shù)據(jù)維護(hù)探討

【摘 要】 西文期刊數(shù)據(jù)維護(hù)包括現(xiàn)刊登到數(shù)據(jù)的維護(hù)、西文期刊題名變化的分析和機(jī)讀編目格式標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)、出版標(biāo)識(shí)項(xiàng)以及出版頻率的變化的維護(hù)等內(nèi)容。加強(qiáng)西文期刊數(shù)據(jù)維護(hù)，應(yīng)設(shè)立數(shù)據(jù)維護(hù)崗位，完善西文期刊數(shù)據(jù)質(zhì)量控制規(guī)范和維護(hù)制度；建立信息反饋制度， 加強(qiáng)館內(nèi)相關(guān)科室的業(yè)務(wù)交流和溝通，等等。

【關(guān)鍵詞】 西文期刊 數(shù)據(jù)維護(hù) 內(nèi)容 建議

【文獻(xiàn)編碼】 doi:10.3969/j.issn.0450-9889（C）.2011.02.056

西文期刊具有連續(xù)出版和多種變化的動(dòng)態(tài)特性，圖書館期刊的館藏也不斷調(diào)整、更新和積累，因而西文期刊數(shù)據(jù)具有不穩(wěn)定和發(fā)展變化的因素，數(shù)據(jù)庫管理人員必須遵循書目數(shù)據(jù)規(guī)范化、唯一性、準(zhǔn)確性、完備性、時(shí)效性、連續(xù)性的原則，對(duì)每種期刊進(jìn)行不間斷的跟蹤和描述，及時(shí)充實(shí)和更新期刊的信息及館藏的變化。西文期刊數(shù)據(jù)維護(hù)是西文期刊數(shù)據(jù)庫質(zhì)量控制不可缺少的環(huán)節(jié)，是圖書館一項(xiàng)重要的日常工作。筆者擬結(jié)合工作實(shí)踐對(duì)西文期刊數(shù)據(jù)維護(hù)的內(nèi)容和策略進(jìn)行總結(jié)。

一、 西文期刊數(shù)據(jù)維護(hù)的內(nèi)容

西文期刊數(shù)據(jù)包括現(xiàn)刊數(shù)據(jù)和過刊數(shù)據(jù)，維護(hù)的內(nèi)容很多，包括數(shù)據(jù)的補(bǔ)充、更新、替換、連接、合并、刪除以及修改和整理等。以下是實(shí)際工作中比較常見也是比較重要的幾項(xiàng)維護(hù)內(nèi)容：

（一） 現(xiàn)刊登到數(shù)據(jù)的維護(hù)?，F(xiàn)刊登到書目數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)是現(xiàn)刊訂購目錄數(shù)據(jù)，一般根據(jù)訂購目錄在管理系統(tǒng)中將訂購的品種逐條錄入，下一年則依據(jù)上年度的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)入，現(xiàn)刊登到數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入過程中有時(shí)會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)的現(xiàn)象，需及時(shí)甄別，刪除多余的數(shù)據(jù)；對(duì)停訂的期刊數(shù)據(jù)也要及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)刪除；對(duì)新增品種進(jìn)行新數(shù)據(jù)創(chuàng)建。如果出現(xiàn)諸如更名、版次改變、刊頻改變、?？?、分刊、合刊、休刊等情形， 需視具體情況對(duì)相應(yīng)款項(xiàng)的信息進(jìn)行修改保存。例如，廣西大學(xué)圖書館使用的北郵系統(tǒng)的登到模塊中專設(shè)有變更一項(xiàng)，在變更項(xiàng)中可以分別對(duì)刊名、ISSN號(hào)、訂購刊號(hào)、記錄控制號(hào)、重點(diǎn)級(jí)別、版別、刊頻、訂購份數(shù)、架位分配、館藏地點(diǎn)等期刊信息參數(shù)進(jìn)行修改。對(duì)期刊的沿革情況也有繼承、被繼承、替代、被替代等款項(xiàng)供選擇，另備注一欄，可以進(jìn)行靈活的標(biāo)注和說明。

（二） 西文期刊題名變化的分析和機(jī)讀編目格式標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)。西文期刊刊名變化比較頻繁，據(jù)統(tǒng)計(jì)，54.47% 的西文期刊刊名在10年內(nèi)發(fā)生了變化，部分刊名變化2次以上。西文期刊刊名歷史沿革的著錄是西文期刊數(shù)據(jù)維護(hù)的一個(gè)重點(diǎn)和難點(diǎn)，它的翔實(shí)著錄可使一條題名記錄確定多個(gè)檢索點(diǎn)， 為讀者檢索不同時(shí)期的同一期刊提供多個(gè)檢索點(diǎn)，提高檢準(zhǔn)率、檢全率。

題名的變化分為主要變化和次要變化。次要變化是刊名有小的改動(dòng)或副題名、并列題名有改動(dòng)，期刊內(nèi)容沒有變，ISSN號(hào)也沒有變，對(duì)于這種情況，只增加變異題名， 增加246字段，該字段的主要作用是提供不同的檢索點(diǎn)和題名附注，246字段可重復(fù)。而主要變化則是正題名改變， ISSN號(hào)也改變， 應(yīng)作為新的出版物處理， 創(chuàng)建新的紀(jì)錄，并分別在新舊記錄中的相關(guān)款目中予以揭示，主要涉及機(jī)讀格式著錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范格式中的245（題名）、246（變異題名）、580（連續(xù)款目綜合附注）、780（先前款目）、785（后繼款目）字段。其中580 字段用以說明與連接款目字段（780、785） 相連的顯示常數(shù)不能精確表達(dá)的綜合關(guān)系；780、785字段是著錄期刊沿革信息的主要字段，其指示符值的準(zhǔn)確運(yùn)用能準(zhǔn)確地連接目標(biāo)文獻(xiàn)先前與后繼款目，說明相關(guān)文獻(xiàn)與目標(biāo)文獻(xiàn)之間的沿革關(guān)系。780 字段是對(duì)正在編目的期刊與其前身出版物款目的連續(xù)，說明正在編目的期刊繼承了某種期刊；785字段是對(duì)正在編目的期刊的后繼款目的連續(xù)，說明正在編目的期刊被某種期刊接續(xù)。

（三） 出版標(biāo)識(shí)項(xiàng)以及出版頻率的變化的維護(hù)。期刊正題名不變而改用新的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)， 在362字段$a輸人原標(biāo)識(shí)系統(tǒng)第一冊(cè)和最后一冊(cè)的標(biāo)識(shí)， 將后繼標(biāo)識(shí)系統(tǒng)著錄在原標(biāo)識(shí)系統(tǒng)之后， 用空位、分號(hào)、空位分割。

西文期刊的出版頻率經(jīng)常發(fā)生變化， 在著錄中， 主要在310、321和008字段中反映出來。310著錄當(dāng)前出版頻率， 321著錄先前出版頻率， 若有兩個(gè)以上321字段， 按最早至最近的年代順序輸入， 并在310和321的$b子字段輸入當(dāng)前、先前出版頻率的日期。310字段與008定長字段第18～19字符位（FRE出版頻率和REG發(fā)行規(guī)律）相關(guān)， 它們根據(jù)310字段的信息給代碼。若出版頻率變化頻繁且無規(guī)律， 可在附注項(xiàng)用文字“Frequency varies”加以說明。

（四） 與電子資源的連接。目前各圖書館電子期刊所占的比重越來越大，為節(jié)省經(jīng)費(fèi)，一般訂購電子版本后，印刷版本即停訂，因而對(duì)電子期刊與印刷版期刊信息的關(guān)系揭示和數(shù)據(jù)連接是西文期刊數(shù)據(jù)維護(hù)的又一項(xiàng)重要內(nèi)容。新增電子版本后，調(diào)出原印刷版機(jī)讀編目格式標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)，在245字段增加$h（electronic resource），然后追加776字段即可與印刷版實(shí)現(xiàn)連接。另外，856字段（電子資源定位與檢索）是實(shí)現(xiàn)書目記錄與網(wǎng)絡(luò)電子資源的鏈接點(diǎn)，點(diǎn)擊書目記錄中的856字段可實(shí)現(xiàn)書目記錄與網(wǎng)絡(luò)電子資源的鏈接，查看遠(yuǎn)程資源。如刊物的HTTP地址， 可將HTTP地址錄人856字段， 通過856字段轉(zhuǎn)到該刊網(wǎng)頁， 對(duì)該刊收錄的文獻(xiàn)或索引、文摘等進(jìn)行查閱。而當(dāng)點(diǎn)擊856字段中的$a館藏代碼信息時(shí)即鏈接到該館的館藏記錄部分， 從中可了解期刊在該館的收藏年代、收錄范圍、訂購情況，并可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程共享、文獻(xiàn)傳遞等。

（五） 館藏信息的更新。機(jī)讀格式著錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范館藏大多在書目記錄中9**字段（地方使用字段）中設(shè)立一個(gè)字段表示，連續(xù)出版物的索引、增刊等附加部分也和館藏部分一并利用這一字段表達(dá)。如下載中心的書目記錄后，在記錄中增加920字段為館藏字段，添加本館的館藏信息， $a為館藏機(jī)構(gòu)代碼，$b為索刊號(hào)，$i為實(shí)有館藏信息，$u為缺期信息，$z為館際互借方式。某刊停訂或停刊，則修改館藏項(xiàng)，在館藏項(xiàng)加上停訂或停刊前最后一期的卷期號(hào)和年代?？兏钠诳暈樾驴薷南惹翱臅坑涗涴^藏項(xiàng)。例如：v.1- 1968-表示連續(xù)收藏， 且無缺期的期刊；v.14-361979-2001 表示已停止收藏的期刊。

（六） 問題數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)處理。包括合并或刪除重復(fù)數(shù)據(jù)、修改錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。期刊數(shù)據(jù)的建立和使用的過程實(shí)際是一個(gè)探索中逐步完善的過程。以廣西大學(xué)圖書館為例，廣西大學(xué)圖書館自動(dòng)化集成系統(tǒng)自投入使用至今已有10多年歷史， 經(jīng)歷了大規(guī)?；厮萁◣旃ぷ骱?個(gè)院校數(shù)據(jù)合并建庫工作，其中既有為適應(yīng)流通及資產(chǎn)清查而進(jìn)行的簡(jiǎn)單著錄， 也有本館專職人員所作的詳細(xì)著錄， 還有套錄的共享數(shù)據(jù)。而且經(jīng)歷了三校圖書館系統(tǒng)合并，由于各校區(qū)圖書館所沿用的系統(tǒng)不盡相同，書目數(shù)據(jù)的側(cè)重點(diǎn)也有所不同，加之系統(tǒng)合并時(shí)數(shù)據(jù)判重原則嚴(yán)格，使得重復(fù)的書目數(shù)據(jù)較多，如不及時(shí)合并，勢(shì)必造成數(shù)據(jù)管理的混亂。北郵系統(tǒng)的重復(fù)數(shù)據(jù)的合并，在編目系統(tǒng)的主書目管理界面下進(jìn)行機(jī)讀編目格式標(biāo)準(zhǔn)歸并。

此外，在數(shù)據(jù)庫使用過程中還常發(fā)現(xiàn)如數(shù)據(jù)丟失，缺少機(jī)讀編目格式標(biāo)準(zhǔn)必備字段、字符，記錄控制號(hào)錯(cuò)誤，條形碼錯(cuò)誤，索刊號(hào)不一致，館藏地點(diǎn)錯(cuò)誤，館藏?cái)?shù)量、品種變化等數(shù)據(jù)問題。這些數(shù)據(jù)問題不論是在流通借閱和檢索查詢的時(shí)候，還是在期刊登到、驗(yàn)收、整前處理等工作時(shí)發(fā)現(xiàn)，都應(yīng)該第一時(shí)間登記并反饋給數(shù)據(jù)維護(hù)人員立即修正。

二、 加強(qiáng)西文期刊數(shù)據(jù)維護(hù)的建議

（一） 設(shè)立數(shù)據(jù)維護(hù)崗位，完善西文期刊數(shù)據(jù)質(zhì)量控制規(guī)范和維護(hù)制度。館藏?cái)?shù)據(jù)的質(zhì)量控制和維護(hù)是一項(xiàng)長期的、復(fù)雜的技術(shù)性工作，應(yīng)設(shè)立固定的數(shù)據(jù)庫維護(hù)崗位， 配備專業(yè)人員承擔(dān)數(shù)據(jù)維護(hù)的職責(zé)。建立西文期刊數(shù)據(jù)的審校與維護(hù)制度，制定數(shù)據(jù)維護(hù)計(jì)劃和實(shí)施方案，不斷完善和細(xì)化有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，編制西文期刊機(jī)讀目錄著錄細(xì)則， 作為西文期刊數(shù)據(jù)庫建設(shè)和維護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)。

（二） 建立信息反饋制度， 加強(qiáng)館內(nèi)相關(guān)科室的業(yè)務(wù)交流和溝通。期刊維護(hù)不是單個(gè)部門或某個(gè)人的工作，期刊數(shù)據(jù)維護(hù)和圖書館各個(gè)部門相關(guān)聯(lián)，期刊采購、期刊登到、期刊編目、流通部門、咨詢部門、電子資源部門和計(jì)算機(jī)技術(shù)部門等必須通力合作，建立數(shù)據(jù)信息反饋機(jī)制，加強(qiáng)館內(nèi)業(yè)務(wù)交流、溝通和協(xié)作。

（三） 加強(qiáng)期刊管理軟件的開發(fā)與完善。期刊的動(dòng)態(tài)性， 對(duì)期刊管理軟件提出了較高的要求，軟件須不斷升級(jí)和改造。數(shù)據(jù)維護(hù)人員應(yīng)積極與軟件商聯(lián)系，反饋軟件使用心得和改進(jìn)意見，作為軟件升級(jí)改造的依據(jù)。軟件開發(fā)商應(yīng)在充分了解期刊出版發(fā)行過程中可能出現(xiàn)的種種變化及圖書館期刊管理業(yè)務(wù)每個(gè)流程的基礎(chǔ)上，廣泛聽取用戶的意見，使期刊管理軟件向?qū)嵱谩⒅庇^、靈活、穩(wěn)定、安全、兼容、方便和功能強(qiáng)大的方向拓展，以適應(yīng)期刊連續(xù)出版、復(fù)雜變化的不穩(wěn)定特點(diǎn)，減少數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，確保期刊數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量和安全。

【參考文獻(xiàn)】

［1］中國圖書館學(xué)會(huì)西文文獻(xiàn)著錄條例修訂組.西文文獻(xiàn)著錄條例（修訂擴(kuò)大版）［M］.北京:科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社，2003

［2］邵素云.期刊數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)維護(hù)［J］. 圖書館學(xué)研究，2004（11）

［3］吳玉珍.合并高校館藏書目數(shù)據(jù)維護(hù)中對(duì)重復(fù)數(shù)據(jù)的處理［J］.圖書館工作與研究，2009（2）

［4］嚴(yán)瑋，周娟秀.淺談期刊動(dòng)態(tài)性對(duì)期刊管理的影響［J］.科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)， 2005（6）

【作者簡(jiǎn)介】 張曉文（1968- ），女，廣西大學(xué)圖書館館員，碩士，研究方向：西文期刊的管理和開發(fā)。

（責(zé)編 吳 筱）