我國進館檔案鑒定機制模型初探

摘要：進館檔案鑒定工作作為檔案管理工作的重要組成部分。筆者借鑒系統論的思想，從機制模型的角度對進館檔案鑒定這一檔案學課題進行初步探討，希望能對我國進館檔案鑒定工作的發展有所啟示。

關鍵詞：進館檔案鑒定 檔案鑒定機制 模型

探索適合于我國檔案工作實際的進館檔案鑒定機制，可從根本上解決進館檔案鑒定工作中存在的問題，優化國家檔案館館藏資源體系，整體推進進館檔案鑒定工作的發展，此項工作，意義重大，勢在必行。

一、進館檔案鑒定機制的初步定義及其內涵

進館檔案鑒定機制可定義為“在一定社會條件下，進館檔案鑒定工作運行過程中各結構部分(或稱要素、變量)之間相互聯系、相互制約、相互協調的原理與運作方式。”進館檔案鑒定機制直接作用的結果是館藏檔案的完整性和有效性，即在一定時期內檔案館收集檔案的齊全完整程度和提供有效利用的程度。進館檔案鑒定機制的概念用函數關系可表示為：CVA=f(M)，其中，CVA表示館藏檔案的完整性和有效性（completion and validity of archives），M表示進館檔案鑒定機制（mechanism of appraisal）。而M本身則是由多個變量組成的總體系統，它由多個子系統組成。

二、進館檔案鑒定機制模型

進館檔案鑒定機制是由若干個子系統及其要素構成的有機整體。筆者認為，進館檔案鑒定機制由兩個子系統構成，即動力系統和保障系統，其發揮作用的系統主體即機制源。進館檔案鑒定機制相關構成子系統及其各要素（變量）間的關系可參見圖1。

（一）進館檔案鑒定機制動力系統

主要是研究推動進館檔案鑒定工作動力的來源及其諸要素（變量）協同作用的原理和方式。動力系統的主體由國家檔案館、檔案行政管理部門、進館檔案鑒定專業機構和立檔單位構成。動力系統的構成要素主要包含進館檔案鑒定標準的制訂、進館檔案鑒定工作運行模式、進館檔案鑒定人員素質等方面。

1.進館檔案鑒定標準的制訂

筆者認為，進館檔案鑒定標準可分為兩個層次。一是宏觀標準，即在現有較為成熟的鑒定原則指導下，開展進館檔案鑒定工作的原則性標準。二是微觀標準，即各立檔單位制訂的具體指導鑒定工作實踐的操作性文件。

2.進館檔案鑒定工作運行模式

從理論上講，進館檔案鑒定工作運行模式是進館檔案鑒定工作規律的內在表現，是進館檔案鑒定工作制度存在并發揮作用的依據，是宏觀政策和微觀實踐的結合點。從實踐上看，進館檔案鑒定工作運行模式可概括為五個環節。

第一，立檔單位根據所隸屬地區的《檔案進館范圍標準》，結合本單位職能，擬訂《機構檔案進館范圍草案》，上報同級進館檔案鑒定專業機構審定；第二，進館檔案鑒定專業機構審批立檔單位報送的《機構檔案進館范圍草案》，提出修改意見，反饋立檔單位進行修改，直至通過審批，得到《機構檔案進館范圍》；第三，立檔單位依據進館檔案鑒定專業機構審批通過的《機構檔案進館范圍》，整理待進館檔案，并適時聯系同級國家檔案館，準備檔案移交工作；第四，國家檔案館依照《機構檔案進館范圍》核實立檔單位進館檔案范圍，并對立檔單位整理完畢的待進館檔案進行質量檢查，并提出整改意見，立檔單位應進行整改，直至通過檢查；第五，國家檔案館將通過檢查的檔案接收進館，至此完成進館檔案鑒定、移交工作。

3.進館檔案鑒定人員素質

進館檔案鑒定人員在進館檔案鑒定工作機制諸要素中是最具能動性的因素。在其他條件既定的情況下，檔案鑒定人員的基本素質、業務素質對進館檔案鑒定機制的建立、運行，往往起著關鍵作用。實踐中我們不難發現，凡是檔案工作好的機構，無不擁有高素質的檔案人員和科學的人才激勵制度。從整體上講，進館檔案鑒定工作需要較高素質的進館檔案鑒定人員和配套的制度建設。

（二）進館檔案鑒定機制保障系統

主要是研究為保障進館檔案鑒定工作的規范運作，實現其既定目標的諸要素（變量）協同作用的原理和方式。保障系統的主體由國家檔案館、檔案行政管理部門和檔案鑒定專門機構組成。保障系統的構成要素主要包含：

1.進館檔案鑒定法制建設

目前我國現有進館檔案鑒定政策在指導范圍和監管力度方面與國外一些國家相比，存在較大差距。隨著我國檔案工作的不斷發展，進館檔案鑒定工作在各地區、各機構也呈現差異化發展態勢。有關部門應在認真調研的基礎上，掌握各門類、載體檔案進館鑒定工作的特點，制定適合各地區、機構進館檔案鑒定工作的法律、法規，使進館檔案鑒定工作由行政管理向法制管理過渡，從法制上保證進館檔案鑒定工作的順利進行。為此，檔案行政管理部門應首先提高法治意識，加強對國家和社會有保存價值的檔案的鑒定和監管，明確進館單位和進館檔案的范圍，在管理上做到有的放矢。其次，從進館檔案鑒定專業機構看，要堅持依法治檔，建立科學的鑒定工作制度，完善獎懲機制，使進館檔案鑒定工作規范化，獎懲透明化。

2.進館檔案鑒定協商機制

從我國現有進館檔案鑒定標準看，《檔案進館范圍通則》和《檔案進館范圍標準》的制定者是檔案行政管理部門和國家檔案館。二者同為國家檔案事業的管理部門，在進館檔案鑒定工作的出發點上容易保持一致。《機構檔案進館范圍》的制定者是立檔單位。制定者的不同導致在進館檔案鑒定工作的技術環節中會出現分歧。在立檔單位與國家檔案事業管理部門、進館檔案鑒定專業機構出現爭議的地方，有效協商，堅持以優化國家檔案資源建設、科學豐富館藏為出發點，兼顧立檔單位的實際情況，可妥善解決《機構檔案進館范圍》制定中的問題，使雙方達成一致。

3.進館檔案鑒定監督機制

進館檔案鑒定監督機制包括監督主體、監督客體、監督內容、監督手段和監督過程。監督主體指負責監督的機構或個人，具體可分為內部監督主體和外部監督主體。內部監督主體指國家檔案館、進館檔案鑒定專業機構和立檔單位。外部監督主體包括檔案行政管理部門和社會公眾。監督客體有廣義和狹義之分。狹義的監督客體指進館檔案鑒定機制動力系統，包括對系統各要素發揮作用的評價。廣義的監督客體既指對動力系統的監督，同時也包含對保障系統自身的監督。監督內容具體包含兩方面。一是業務監督，即確保進館檔案鑒定工作在業務范圍內運行，監督其是否存在違法、違規行為；二是績效監督，即確保進館檔案鑒定工作完成的質量和效果。監督手段有兩種，一是專業評估機構和管理機構的審查、統計和按評估程序進行評估；二是建立制度化渠道搜集公眾、媒體對監督主體的評價、舉報信息，進行社會期望值和公信度調查，綜合整理，定期發布。監督過程是收集、整理、發布進館檔案鑒定專業機構運作信息和進館檔案鑒定工作動態，建立規范的評估體系，根據收集到的信息依評估體系進行業績評估，并定期發布評估結果。

4.進館檔案鑒定評估機制

評估機制包括評估主體、評估客體和評估方法等方面。評估主體是指評估機構或個人。為了有效開展評估工作，應及時設立專業評估機構，與檔案行政管理部門聯合，強化對進館檔案鑒定工作的監督和管理職能。評估客體指進館檔案鑒定機制，具體包括動力系統、保障系統及其各構成要素。具體評估的內容主要包括進館檔案鑒定工作與檔案工作發展的同步性、進館檔案鑒定工作對優化館藏、擴大利用的有益性、進館檔案鑒定工作的規范性、進館檔案鑒定人員素質的適應性等方面。評估方法主要指評估的思想方法，要求用發展的眼光進行評估。

（三）機制源

機制源是進館檔案鑒定機制各系統運行的主體，由國家檔案館、檔案行政管理部門、進館檔案鑒定專業機構和立檔單位組成。在不同子系統的運行中，主體也不盡相同。進館檔案鑒定專業機構應區別于過去象征意義的非常設機構，而應是一個獨立的、長期的、有固定工作人員編制的專業部門。它既可以隸屬于國家檔案館，受其指導和監督，也可以是獨立的社會組織，但同樣接受國家檔案館的監督和指導。進館檔案鑒定專業機構具有審批機構檔案進館范圍的權利。在實際工作中可表現為進館檔案鑒定專業委員會、進館檔案鑒定中心等形式。

構成進館檔案鑒定機制的各子系統是一個有機整體。動力系統是進館檔案鑒定工作運行的前提，保障系統是對進館檔案鑒定工作的整體調控。總之，進館檔案鑒定機制的動力系統和保障系統是互相牽制、互為表里、連貫互動的統一體。無論哪一系統不完善或出現缺失，都將影響進館檔案鑒定工作整體的良性運行和發展。

作者單位：北京市檔案局