國家檔案資源建設的途徑\\問題與策略

摘要：本文根據學術理論及工作實踐，對國家檔案資源建設的主要途徑即前端控制、檔案接收、檔案征集、主動記錄、全面采集、資源整合、資源監控進行了綜合分析，指出了檔案資源建設總體上存在的共性問題和各實施途徑存在的具體問題，并分別從宏觀和微觀方面制定了解決共性問題和具體問題的策略，以求促進國家檔案資源總量增加、質量提高、結構優化，最終建立起覆蓋人民群眾的檔案資源體系。

關鍵詞：檔案資源建設 途徑 問題 策略

國家檔案資源，是指過去和現在的國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的對國家和社會有保存價值的檔案的總和。這一定義由原國家檔案局局長毛福民提出，現已基本形成共識。而國家檔案資源建設則有廣義和狹義之分：廣義的國家檔案資源建設是以建立檔案資源體系為目的，“依據國家有關檔案法律法規開展的檔案積累、移交、接收、整理、檔案資源開發利用等一系列檔案工作”①；狹義則是指國家檔案資源的形成、收集和整合過程。在工作實踐中的檔案資源建設，主要是以后者為主，并不包括檔案資源的開發利用，因此本文的討論重點也圍繞后一定義展開。

一、國家檔案資源建設的途徑

自2001年全國檔案局館長會議明確指出“要加強國家檔案資源建設”以來，歷年全國局館長會議始終把檔案資源建設作為重要工作加以部署。全國多個檔案部門如山東、遼寧、甘肅、陜西等在全省范圍內深入開展了檔案資源建設主題活動，其他多個省市也紛紛采取了加強檔案資源建設的措施，取得了一定的成效。從目前各地的工作實踐以及學術界的理論研討來看，國家檔案資源建設的途徑主要應包括以下幾個方面。

1.前端控制：各級各類機關、企事業單位的檔案是國家檔案資源的最主要來源。檔案行政管理部門通過加強業務監督指導，督促檔案室切實做好各種門類和載體形態的文件材料的收集歸檔、整理保管工作，從源頭上確保檔案資源的齊全完整、規范整理、安全保管。

2.檔案接收：檔案館依據《檔案法》和收集檔案的范圍，從檔案室依法接收到期檔案，是國家檔案資源建設的主渠道。根據工作領域的拓展，各地檔案館同時積極接收重大活動、重要事件、臨時機構的檔案，提前接收重要單位的重要檔案。

3.檔案征集：檔案館通過開展征集，將流散于社會和民間的珍貴檔案資料收集進館，防止檔案的損毀和流失，維護檔案資源的安全與完整。

4.主動記錄：圍繞本地區中心工作、社會發展和城鄉變遷等，由檔案館進行實地拍攝形成檔案資源。

5.全面采集：重點是開展對數字檔案資源尤其是網絡信息資源（Web Archive）的采集、整理和保存，實現實體館藏與虛擬館藏并存。

6.資源整合：由檔案行政管理部門合理規劃檔案資源的歸屬和流向，使檔案資源集中保管利用，實現國家檔案資源的共享。從某種程度上說，檔案資源整合已經成了全國一些地方國家檔案資源建設的重點內容之一。

7.資源監控：所謂監控，是指檔案行政管理部門“依據法律法規的規定，對檔案館以外的對國家和社會具有保存價值的檔案，采取各種監管和控制手段，確保國家資源安全，不受損失和流失”②。雖然我國的檔案法規中對個人檔案的安全保管、公布利用、出售批準權、捐贈獎勵作出了規定，但較為原則，缺乏操作性。

二、國家檔案資源建設存在的突出問題

（一）資源建設總體上存在的共性問題

從各級國家綜合檔案館資源建設的整體情況分析，主要存在三個問題。一是急速增長的數量難掩歷史檔案欠缺的遺憾。改革開放初期，我國各級各類檔案館中保管的檔案大約有2000多萬卷。至2008年底，全國各級各類檔案館中保管的檔案資源的數量已達2.5億卷。③與發達國家相比，我國國家檔案資源數量不多主要是由于歷史檔案不多而造成的。明代及其以前總共只有幾千卷，清代才有較為完整齊全的檔案。二是館藏檔案門類和載體形態結構比例失衡，內容單一。反映政務、黨務的文書檔案數量占絕對統治地位，全面反映經濟、科技、社會、文化、藝術、民族宗教方面的專門檔案很少。紙質檔案約占館藏檔案總數的 74.9 %，其他載體形態的檔案僅為25.1%，④無法全面有效生動地反映國家發展、社會變遷和百姓生活變化，沒有真正成為“社會的集體的記憶”。三是缺乏特色檔案資源。大部分綜合檔案館在館藏檔案資源的內容和形式上所反映的風格特點和典型特征不突出，特色鮮明、具有重要影響和利用價值的檔案資源數量不足。

（二）資源建設各途徑存在的具體問題

從檔案資源建設的七個主要途徑上分析，可以概括為存在如下具體問題（見表1）。

三、國家檔案資源建設應采取的策略

（一）解決共性問題的宏觀策略

從國家層面上來講，應盡快完善檔案館網結構，切實保障綜合檔案館作為所在區域的檔案保管和利用中心的地位不動搖，并帶動其他各類檔案館的發展。對現有的專業館、部門館要正視其存在的現實，通過多種途徑和方式，使國家檔案資源集中保管利用，實現資源共享。同時要制定一系列相關的政策法規，并使其相互協調、配合，形成體系。從綜合檔案館的層面上來講，首先應明確檔案資源建設的基本原則。一是統籌協調：正確處理重點突破與全面推進、加快發展與增強后勁、資源共享與安全保障等關系，運用不同機制和措施，促進不同領域、不同區域的檔案資源建設協調發展。二是需求導向：根據本地區國民經濟和社會發展需求，根據維護人民群眾根本利益的需求，結合檔案資源建設過程中發現的新情況，科學確定檔案資源建設的任務和重點。三是全面系統：全面收集反映本地區政治、經濟、文化、科學等各方面內容的檔案資源，組織調整不同門類、不同載體檔案之間的比例，使館藏檔案形成合理有機的系統整體。四是突出特色：堅持圍繞地域、時代、文化、載體、門類等特色開展檔案資源建設，通過創新有效的途徑和方法豐富館藏。在遵循上述原則的基礎上，要確定各綜合館檔案資源建設的總體目標和長遠規劃，制定實施方案和步驟，圍繞前端控制、檔案接收、檔案征集、主動記錄、全面采集、資源整合、資源監控這七個“面”有側重點地展開，形成資源建設的多維立體結構。

（二）解決具體問題的微觀策略

1.積極實施檔案資源前端控制。前端控制是檔案資源建設的源頭保障。各級檔案行政管理部門要緊密結合貫徹落實國家檔案局8號令，監督指導本地區機關、團體、事業單位修改完善文件材料歸檔范圍，修改時必須突出反映各單位主要職能活動的特點，避免“千人一面”，尤其要注重把與人民群眾各方面利益密切相關的材料納入歸檔范圍。在繼續加強對文書檔案指導的同時，監督各單位嚴格落實檔案集中統一管理的原則，確?？萍?、專門、聲像、實物等各種門類和載體的檔案及相應電子文件收集齊全，按時歸檔。特別是要深入調研本地區各立檔單位專門檔案的分布、種類、數量和管理利用情況，摸清底數，建立臺帳，研究規律，制定計劃，采取措施，將各類專門檔案的管理納入到檔案基礎業務建設范疇。

2.依法開展檔案接收工作。接收是檔案資源建設的主渠道，任何時候都不能偏離。依據檔案法律法規，做好到期檔案接收進館工作，是綜合檔案館“應當堅持的底線”⑤。執行法律法規是不能討價還價的，但在堅守原則的同時，也要注意一定的靈活性。要采取動之以情、曉之以理、嚴之以法的工作方式，“疏堵”結合。副省級市以上檔案館應結合國家檔案局提出的三年內完成收集范圍修改的要求，積極修改本館的收集范圍，使其能夠科學地指導接收工作。對一時不能進館的各類民生檔案，要從實際出發，因地制宜，提出管理標準，明確管理要求，強化監管措施。對于改制和破產企業的檔案，要根據實際情況有所選擇地接收。如本地區國資委直接監管的改制和破產企業檔案，檔案部門應當采取有效措施，嚴格依法處置，防止國有企業破產、改制過程中檔案的流失。對于重大活動檔案接收，則要充分借鑒奧運會、國慶60周年、特奧會、藝術節、亞冬會等重大活動檔案工作的成功經驗，積極探索檔案部門參與重大活動的工作機制，統一收集、整理、保管、移交本地區重要政務活動、外事接待和重大突發事件形成的各類檔案。

3.靈活開展檔案征集工作。征集是檔案資源建設的重要途徑。征集工作要取得突破，必須做好三點。一要轉變工作手段。不少檔案館從思想上還沒有真正把征集作為重要的業務工作來對待，具體表現在行動上就是征集缺少經費、隨意性較強等問題。因此要積極爭取專項檔案征集經費，由單一依靠行政手段轉變為行政手段、經濟手段相結合，為征集工作提供物質保障。二要拓寬征集范圍。與歐美國家的檔案館相比較，國內檔案館征集檔案資料的范圍還是非常狹窄，尤其是缺乏“人本、人文檔案”⑥。要提高館藏資源的“親民”性，就特別要注意征集以下內容：名人、名企、名產、名勝特別是老字號企業、地方土特產、名勝古跡區等檔案資料；物質和非物質文化遺產、民間藝術、鄉土風情、典籍掌故、宗教活動等特色檔案；歷史上形成的地方志書、年鑒、叢書、圖錄等地方文獻資源；本地區著名人物、重大事件親歷者、民間工藝傳人的口述資料；有紀念意義的徽章印記、領導題詞、公務禮品、牌匾證杯等實物；與人民群眾需求和利益密切相關的族譜、宗譜、家譜；家庭和個人的證件、票據、生活流水賬、日記、中小學生畢業照、學習筆記、作品等反映普通百姓生活成長、折射社會發展變遷的檔案資料等。三要拓展征集對象。通過加強與紀念館、博物館、展覽館等機構間的館際協作，以復制、交換、共享目錄等方式征集珍貴歷史檔案。加強與收藏界、攝影協會、新聞媒體的合作，采用接受捐贈、收購、寄存等方式，征集珍貴、專題檔案資料。如北京市平谷區檔案館加強與收藏界人士李潤波的聯系，上海市嘉定區檔案館加強與攝影家協會會員陳啟宇的合作等。不斷深化與學術界的交流，積極與專家學者建立穩定的合作關系，通過開展課題研究等方式進行征集。對于經鑒定確有重要歷史文化價值的、具有明確線索的境外保存的散失檔案，有條件的地區可根據實際開展境外征集。境外征集開展前一定要做好系統的調研工作，掌握準確的線索，制定周密的方案。

4.踴躍參與主動記錄工作。隨著社會發展和檔案事業不斷開拓，很多檔案部門開始探索實踐“主動記錄”這一新模式，積極參與本地區重大活動、重要事件的現場拍照、攝像；記錄城鄉發展的重大變遷，對重大市政工程、主要街道、小區廣場、村容村貌、風景名勝、特色建筑等進行實地拍攝；積極策劃專題，采取人物專訪、外景采集等形式，對城鄉的文化、社會生活等領域，對反映本地區文化內涵和人文精神的、具有保存價值的無形資源進行“深度記憶”⑦，為構筑和完善社會記憶、塑造城鄉文化提供服務。值得注意的是，在一些地區開展的主動記錄工作比較重視城市，卻忽視了農村的發展變化。近些年隨著城市化進程的加快，村容村貌的建設和改造力度不斷加大，很多地區農業人口戶籍整建制一次性變更為城鎮居民。很多歷史文化遺存、古村落和古建筑、具有紀念意義的革命遺址以及社會運行、百姓生活的變化都需要檔案部門積極記錄，這樣才能真正全面地反映城鄉記憶。

5.全面采集檔案資源。這主要是指檔案部門主動開展反映本地區歷史社會變化的、重要的資料性信息的收集工作，其中重點應該是加大對數字檔案資源的采集力度。聯合國教科文組織在《保存數字遺產憲章》中明確指出，數字資源包括“文字、數據庫、靜止的和活動的圖像、聲音和圖表、軟件和網頁等”，應鼓勵“國家圖書館、檔案館、博物館和其他公共遺產組織通力合作，共同保存數字遺產”。檔案部門通過從網絡上下載、對廣播電視進行錄制、專項購買等多種渠道，采集具有利用和保存價值的信息，并進行編輯、著錄、保存。網絡下載的內容重點是與本地區歷史和現實相關的信息，主要表現形式是數字文本和圖像。有條件的地區可通過有線電視網絡、廣播網絡，實時采集本地區電視新聞節目、專題節目等，建立音視頻數據庫。專項購買是通過研究制定方案，有針對性地、分步補充購買圖書資料、商業數據庫等。對于主動采集的檔案資源，在利用時要特別注意符合其知識產權保護的相關規定。

6.科學實施檔案資源整合。資源整合應從國家檔案事業發展戰略的高度，運用法律和行政等手段予以推廣。但對于各級檔案部門來講，不能等、靠、要國家政策，而應該積極主動探索區域性整合途徑與方案。從全國范圍講，目前檔案管理模式改革主要有安徽和縣模式、深圳模式、浦東模式、青島模式、哈爾濱模式等幾種典型，各有特點。檔案部門應該認真學習這些地區的成功經驗，從實際出發，靈活通過機構歸并、實體集中、網絡共享、館際（室）協作等多種方式，多渠道整合本地區檔案資源，加快實現檔案信息資源的共享，逐步建立以檔案行政管理部門為主導、各有關主管部門配合的檔案資源監管體制，實現國家檔案資源的優化組合。整合要抓好依法整合、因地整合、科學整合三個環節，積極運用技術手段，加快建設檔案目錄、全文、多媒體、信息數據庫，加強對電子文件的控制與管理，提高網絡共享的安全性，使法制化、區域性、集約型的整合模式，在探索和實踐中取得新的進展。

7.切實監控重要檔案資源。“通過立法或其他行政手段，將具有重要歷史價值與公共利益有關的私人檔案置于國家的監管和保護之下，這在歐美各國是比較普遍的做法”⑧。不同的是有的國家比較強硬，如意大利、法國等是在立法中規定了檔案管理機構對具有重要價值的私人檔案擁有強行登記權、優先購買權等權力；而有的國家則相對溫和，如美國、英國、德國等只規定由國家進行調查登記，把握私人檔案的收藏情況。我國檔案部門應該根據現有法律，同時借鑒國外的經驗，加強對非國有社會組織和個人所有的重要檔案資源的監控。首先要全面了解本地區重要檔案資源的分布、管理情況，逐步建立檔案登記制度。國外登記的內容一般包括被登記檔案的性質、檔案所有者的姓名和住址、保存檔案所在地、檔案數量、保管狀況等。國內如浙江省于2010年開始實施“檔案登記備份重大戰略部署六年行動計劃”，以實施檔案登記備份制度為抓手，加快構建檔案資源安全監管體系。其次要鼓勵個人將對國家和社會有保存價值的檔案寄存或捐贈給檔案館，并在一定的政策和制度上予以獎勵表彰，以有效地加大捐贈、寄存的人數和檔案數量。

注釋：

①毛福民.以“三個代表”為指導全面加強國家檔案資源建設.中國檔案，2002（2）.

②周彬，錢昕云.試論檔案資源建設的一般性原則.檔案與建設，2006（6）.

③中華人民共和國國家統計局.中國統計年鑒—2009.

④中華人民共和國國家檔案局.全國檔案館工作概況，http://www.saac.gov.cn.

⑤曹勤民.國家綜合檔案館應當堅持檔案收集的底線.中國檔案，2010（4）.

⑥朱榮基.哪些檔案具有長久利用價值.中國檔案，1998(11).

⑦郭紅解.對“城市記憶工程”的考察和思考.上海檔案信息網.

⑧黃項飛.國外私人檔案政策的歷史考察及其啟示.山西檔案，2004（4）.

作者單位：北京市檔案局