照片檔案的收集與整理

照片檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

一、照片檔案的收集

1.收集范圍

根據《照片檔案管理規范》的規定，照片檔案的收集范圍有以下7個方面：

記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片，領導人和著名人物參加與本單位、本地區有關的重大公務活動的照片，本單位組織或參加的重要外事活動的照片，記錄本單位、本地區重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現象的照片，記錄本地區地理概貌、城鄉建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的照片，與其他載體檔案有密切聯系的照片，以及其他具有保存價值的照片。

2.收集要求

對屬于收集與歸檔范圍的照片，應按照規定定期向本單位檔案機構或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據為己有。對反映同一內容的若干張照片，應選擇其主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。底片、照片、說明應齊全。對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片。底片與照片影像應一致。

二、照片檔案的整理

根據《照片檔案管理規范》，照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。

1.底片的整理方法

凡確定作為檔案保存的底片，應首先區分全宗，然后將負片與反轉片分開，將黑白底片與彩色底片分開。對底片的分類通常是按尺寸結合底片形成時間分類，例如2寸為一類，4寸為一類。在每一小類內再按底片形成時間排序。對于底片收集不多的單位，可以暫不分類。

按照《照片檔案管理規范》要求，底片的編號采用在全宗內編一個流水號的方法，格式為：全宗號—底片號，例12-520。一張底片或一組密不可分的底片編一個底片號。底片號應使用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處(刻寫不下時，前段可不寫)，不得影響畫面；也可采用其他方式將底片號附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。底片號登錄順序應與照片號登錄順序保持一致。底片放入底片袋內保管，一張一袋。應在底片袋的右上方標明底片號。對翻拍底片，應在底片袋的左上方標明“F”字樣。對拷貝底片，應在底片袋的左上方標明“K”字樣。最后將底片袋按底片號順序插入底片冊，并編制底片目錄。

2.照片的整理方法

照片的整理因檔案的數量、狀況及保管單位的情況不同，而有較大的差別。在非專門保管照片檔案的檔案部門，照片檔案內容多與文書檔案、科技檔案相關聯，是文字檔案的補充，可將照片檔案按照全宗檔案編目要求編號，單獨整理存放。在專門保管照片檔案的檔案部門，由于照片檔案數量較多，應統一進行分類整理。

照片檔案分類一般在全宗內按年代—問題進行分類，分類應保持前后一致，不能隨意變動；然后根據分類情況，將照片與文字說明一起固定在芯頁上，并按重要程度和時間先后順序組成案卷。照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張號或全宗號、保管期限代碼、張號組成。照片號有兩種格式：

格式一：全宗號—保管期限代碼—冊號—張號

格式二：全宗號—保管期限代碼—張號

若采用格式二，可選用照片、底片分別編號法或合一編號法(影像相符的照片、底片編號相同)。選用合—編號法宜以照片、底片齊全為基礎。

3.文字說明的編寫方法與要求

照片檔案文字說明的成分包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者六要素。編寫文字說明應綜合運用上述6個要素，概括地揭示照片影像所反映的全部信息，文字簡潔，語言通順，一般不超過200字，并用阿拉伯數字表示時間。文字說明應以照片的自然張為單元編寫，每張照片都應有文字說明，一組或若干張聯系密切的照片還應加以總說明，凡已加總說明的照片分別編寫簡要的分說明。說明應采用橫寫格式，分段書寫。

問答題：

1.哪些照片應該歸檔？

2. 照片檔案整理應該注意哪些問題？