檔案館構(gòu)建“三個體系”初探

摘要：“三個體系”已成為全國檔案工作的指導思想和行動指南，本文就檔案館如何圍繞“三個體系”建設開展工作進行了探討。

關鍵詞：檔案資源體系 檔案利用體系 檔案安全體系

2008年，國家檔案局楊冬權(quán)局長在全國檔案工作會議上提出檔案工作要實現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”，建立“兩個體系”。2010年5月，全國檔案安全體系建設工作會議上部署了“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”。至此，全國檔案工作初步形成了“三個體系”的檔案發(fā)展觀的理論框架。當前，“三個體系”已成為全國檔案工作的指導思想和行動指南。這是檔案工作在新時期適應新形勢的新舉措，對我國檔案工作的思維方式、管理理念和工作方法發(fā)生轉(zhuǎn)變將起到極大的促進作用，并直接影響我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、構(gòu)建覆蓋人民群眾的檔案資源體系

覆蓋人民群眾的檔案資源體系建設是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的重要舉措。這就是在原收集環(huán)節(jié)的基礎上，逐步增加對個人有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄的收集，也可以說是對原收集工作的補充完善。最終要建立起覆蓋社會各個層次、各個層面的檔案信息中心和檔案信息網(wǎng)絡，使保存的檔案資源涵蓋社會的方方面面。

第一，繼續(xù)加強主體檔案資源的質(zhì)量建設。雖然檔案界目前對國家檔案資源的認識有多種理解，但都認同一點：各級檔案館是檔案資源體系建設的主體。因此，各級檔案館要按照國家檔案局的要求，完成對檔案接收范圍的及時調(diào)整，并在原接收范圍的基礎上，加強對二級、三級單位永久檔案的接收和監(jiān)督。同時，要加強對資產(chǎn)改制檔案、破產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理。另外，對重要活動和重大事件的負責單位以及新成立企事業(yè)單位提前做好信息溝通，進行及時的檔案業(yè)務指導，確保其形成檔案的質(zhì)量符合要求，以備將來規(guī)范進館。

第二，加大檔案征集工作力度。國家檔案資源體系的建設，不僅僅是檔案館的事，也是全社會的事，是每個公民的事。因此，各級檔案館要有計劃、有重點地征集散存在國內(nèi)外的珍貴檔案及其他具有保存價值的檔案。首先，要研究轄區(qū)的具體情況，確定征集重點。其次，要明確征集線索。檔案征集的重點確定后，要通過多種途徑查找征集線索，一是以黨委、政府的名義向所屬單位和社會印發(fā)《檔案資料征集通告》；二是研究轄區(qū)內(nèi)現(xiàn)行立檔單位以及一些非進館單位的檔案工作情況；三是多方走訪離退休老干部、研究本地區(qū)歷史的專家學者以及轄區(qū)內(nèi)德高望重的老人；四是了解本轄區(qū)內(nèi)的收藏單位和收藏愛好者的情況，詢問查找征集線索。最后，研究所掌握的線索，明確輕重緩急，制訂詳細的征集計劃。

第三，進行社會檔案資源的目錄登記。各級檔案館在征集檔案的過程中，對于不能、不便進館的檔案資料進行必要的登記。登記的內(nèi)容應當包括：檔案名稱、簡介、保管人、保管狀況、保管地址、聯(lián)系方式等。

第四，做好檔案資源的整合與共享。目前我國從中央到地方都成立有綜合性檔案館和專業(yè)檔案館。據(jù)國務院新聞辦公室發(fā)表的《2009中國人權(quán)事業(yè)的進展》白皮書，我國共有檔案館4035個。存在于機關團體、社會組織、企業(yè)事業(yè)單位的檔案室或檔案中心數(shù)量更是龐大，2009年僅對87家中央企業(yè)的不完全統(tǒng)計，共有檔案室9963個，檔案館201個。除各級各類檔案管理機構(gòu)外，社會其他機構(gòu)如圖書館、博物館、紀念館等也不同程度收藏有檔案資源，如上海圖書館保存盛宣懷的檔案17.8萬件，北京大學收藏有800枚秦代簡牘。①因此，只有建立起檔案館與檔案館之間、檔案館與單位檔案室之間、檔案館室與圖書館、博物館、紀念館及其他保管檔案的團體或個人之間的信息資源整合渠道，才能真正實現(xiàn)全社會檔案資源共享。

二、構(gòu)建方便人民群眾的檔案利用體系

方便人民群眾的檔案利用體系就是檔案工作者和檔案工作機構(gòu)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重機關團體利用輕個人利用、重為機關團體服務輕為個人服務的觀念，通過擴大利用方式、拓寬服務領域，高效地為社會提供高質(zhì)量服務的檔案利用體系。

第一，展開深入的“供——求”研究。要想將“死檔案”變成“活信息”，就需要有供方——檔案館、求方——人民群眾的互動。這就需要檔案館不僅要研究館藏檔案、民生檔案，還要研究當前政府工作大局、人民群眾的需求。唯有如此，才能知己知彼，才能做到想利用者所想。

第二，加強兩“頭”編研。所謂兩“頭”編研，就是一個低端編研，一個高端編研。低端編研就是基礎編研，即編寫各種類型的檢索工具。目前，檔案館的編研作品除了少數(shù)的精品外，大部分編研作品都處于不粗不精的狀態(tài)，利用率不高，存在的意義可以說只是一個數(shù)字而已。與其費時費力編寫這樣的編研作品，還不如編制形式多樣的高質(zhì)量的檢索工具，以備人們按照不同的要求，從浩瀚的檔案信息中檢出所需要的檔案。高端編研，即結(jié)合社會需求，深入挖掘檔案資源，開展深入的專業(yè)研究，編寫出適合社會需求的編研精品，改變檔案館的“看堆守攤”印象，逐步向“思想庫”轉(zhuǎn)變。

第三，利用先進科學技術(shù)，擴大受眾面。近年來，檔案的利用服務方式也在不斷的增加、創(chuàng)新。目前我國檔案館的利用服務方式大體有如下幾種：查閱咨詢，檔案編研，社會教育（舉辦展覽、制作宣傳片、文化講座），網(wǎng)絡服務。但是，要構(gòu)建方便人民群眾的利用體系還需要檔案工作者不斷解放思想，開拓進取，充分利用先進的技術(shù)手段如網(wǎng)站、互聯(lián)網(wǎng)等開展靈活多樣的服務。例如檔案部門在圖書館舉辦文化講座的同時，可以將講座錄制成視頻，掛在檔案信息網(wǎng)或者政府網(wǎng)站上；還可以利用網(wǎng)絡、廣播、電視等媒體定期公布開放檔案信息。

三、構(gòu)建檔案安全體系

檔案的原始記錄性注定了檔案是不可再生資源，檔案一旦遭到破壞，不可挽回。因此，檔案安全關系著檔案的存亡，關系著檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案安全體系包括檔案實體安全和檔案信息安全。檔案安全體系涉及面廣，涵蓋了物質(zhì)、技術(shù)、制度、標準等方面，包括檔案館（庫）建設、檔案的保密和檔案的應急管理等。因此，檔案安全體系的建設需要統(tǒng)籌規(guī)劃。

第一，教育先行，增強檔案安全意識。（1）開展檔案安全和保密教育。對檔案上崗人員必須開展檔案安全教育，對在崗人員要進行定期和不定期的檔案安全教育。只有不斷的學習和積累，對安全的表象才能不斷上升為概念、判斷、推理，成為系統(tǒng)化、體系化和高度自覺化的理論體系和思想，形成檔案安全的理性意識，為避免事故和差錯奠定良好的心理預控思想。（2）開展安全活動。通過舉辦科普講座、組織實戰(zhàn)演練等，普及防災、減災知識，提高安全意識。

第二，防患于未然，將安全檢查常規(guī)化、制度化。全面的安全檢查的頻率至少為一季度一次，主要包括：

（1）檔案館（庫）與設備的檢查。檔案館（庫）是保障檔案實體安全的第一道防線，館（庫）的各項設備設施諸如監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、溫濕度檢測系統(tǒng)、消毒防蟲設施和計算機安全系統(tǒng)等都要適時進行檢查和維護。

（2）檔案實體檢查，檔案實體承載了檔案信息，對于紙質(zhì)檔案來說，檔案實體安全是確保檔案信息安全的一個前提條件。查看檔案實體主要包括檔案載體是否安全，即是否發(fā)生紙張脆裂，發(fā)生霉變、蟲蛀，檔案的字跡是否清楚等。而對于其他載體的檔案，如音像檔案，則要定期翻錄、查看，確保聲音不走調(diào)，圖像不變形。

（3）檔案保密檢查。檔案保密檢查是確保檔案信息安全的必要手段，主要是查看在利用檔案過程中，是否有涉密的檔案利用不當，是否利用非涉密設備處理涉密信息，上網(wǎng)信息是否符合開放標準等等。

第三，明確責任，嚴格執(zhí)行。檔案安全是一個系統(tǒng)工程，涉及接收、整理、管理、鑒定、利用等等環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏都會直接影響到檔案的安全。所以，針對檔案工作各個環(huán)節(jié)都要制定檔案安全管理制度，明確任務，責任到人，并將檔案安全的執(zhí)行情況納入年度工作績效考核，直接與個人經(jīng)濟利益掛鉤，避免制度流于形式。

第四，加強對電子文件和電子檔案的信息安全管理。電子文件自產(chǎn)生之日起，因其設備的依賴性、載體的非直讀性、信息與載體的分離性以及易修改性等等特性，無論是在系統(tǒng)中運行，還是記錄、刻制到磁性或光盤等載體上，極易遭受非法的增刪行為，②或錄制過程中因設備、技術(shù)原因造成內(nèi)容失真。因此，要確保電子文件和電子檔案的原始性、完整性、有效性和安全性，必須對電子文件的形成、收集、鑒定、整理、歸檔以及歸檔后電子檔案的管理、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)進行全過程的安全監(jiān)管。各級檔案館要切實增強電子文件和電子檔案的信息安全保密意識，嚴格做到“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”，局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間要做到物理隔離，上網(wǎng)的檔案信息要加強審查，密級不同的計算機和各類移動存儲介質(zhì)要嚴格管理，提高防范信息安全的能力。

第五，制定有效的應急預案。自然災害，尤其是特大自然災害不像人為災害，大多難以控制，一旦發(fā)生，將造成巨大損失。5.12”地震、玉樹地震以及911事件等突發(fā)事件給檔案工作敲響了警鐘。因此，各級檔案館要根據(jù)所處的地理環(huán)境，制定符合地方特點的減災救災應急預案，減少災害所造成的損失。同時，要在利用傳統(tǒng)技術(shù)保護檔案的基礎上，充分利用現(xiàn)代科技手段，對檔案原件進行縮微、復制、數(shù)字化等技術(shù)性保護，采取多種方式對檔案原件進行異地備份和異質(zhì)備份，最大限度地保證檔案信息的安全。

總之，“三個體系”的構(gòu)建，不是一朝一夕就能完成的事情，而是一項需要進行全面規(guī)劃的系統(tǒng)工程，是一項需要持之以恒的長期工作。各級檔案館要在自身努力的同時，積極爭取社會各界的支持，逐步構(gòu)建、完善“三個體系”，發(fā)揮檔案工作在社會建設和發(fā)展中的重要作用。

注釋：

①潘玉民.論國家檔案資源的內(nèi)涵及其構(gòu)成[J].北京檔案，2011（1）.

②姜之茂.檔案人員崗位培訓[M].中國檔案出版社，2002.作者單位：北京市豐臺區(qū)檔案局