電子文件與紙質檔案鑒定的共性研究

摘要：電子文件與紙質文檔有著較大的差異性，但本質卻并無不同，因而二者的鑒定工作也是異中存同，在鑒定方法、鑒定內容與鑒定時間等方面，兩者有相通、相融和互鑒之處，只有明確他們的共性，并進行有效的互補、利用和創新，才能促進檔案鑒定的進步與發展。

關鍵詞：電子文件 紙質檔案 鑒定

鑒定是檔案管理工作中的重要一環，是辨別檔案真偽、衡量檔案價值的必要手段。傳統檔案以紙質為主，鑒定手段多樣，技術也在不斷演進。但電子文件與紙質檔案有著很大的差異，如何對大量的、易變的、不可人工識讀的電子文件進行及時、高效、準確的鑒定，檔案界遇到了挑戰，研究電子文件鑒定也成為業界熱點。

目前檔案界關注較多的是紙質檔案與電子檔案鑒定之間的不同。本文想反其道而行之，研究電子文件鑒定與紙質文件鑒定之中的共同點和相通之處。差異研究的目的是區分此物與彼物，尋求“同中之異”，如果反向審視“異中之同”，同樣也可以進一步深化對這個問題的認識。

一、鑒定方法的繼承與相通之處

紙質時代，鑒定的標準、原則雖多，但鑒定方法卻相對固定，即盛行內容鑒定法。原因就在于此時的檔案鑒定者有能力與“閑心”逐份地閱讀文件內容，然后依據確立的標準對文件進行精挑細選。但在電子時代，文件數量的壓力與鑒定的緊迫性使得檔案工作者再也無法保持紙質時代的固有步伐，逐份閱讀的鑒定方法遭遇了挑戰。順應電子文件的要求，一種旨在“批量生產”的鑒定方法——宏觀職能鑒定法便凸現出來，日益受到重視。宏觀職能鑒定法認為文件價值的大小取決于職能活動的重要程度，因此，鑒定應“通過了解主要文件形成機構的職能來間接進行，檔案工作者應對文件形成部門的職能進行有效的分析”①。較之內容鑒定法，職能鑒定法更為宏觀，更為高效，是一種間接的鑒定方法。

從上述情況來看，電子文件與紙質文件似乎應用了不同的鑒定方法，但稍稍分析一下，就可以發現兩者并無本質區別，有許多相通之處。首先，傳統的親身親為、直接觀察、化驗驗證、觀感比較等方法在電子時代同樣適用；其次，一些新方法的出現也是與傳統方法主旨一致的。如宏觀職能鑒定法認為文件價值的大小取決于職能活動的重要程度，鑒定應“通過了解主要文件形成機構的職能來間接進行，檔案工作者應對文件形成部門的職能進行有效的分析”②。較之以前的單件逐項直接鑒定法，職能鑒定法更為宏觀，更為高效。但宏觀職能鑒定法的核心思想并不是電子時代的產物。 “早在1957年德國檔案工作者協會年會上，與會者對根據職能來鑒定、保管文件的重要性已達成共識。德國檔案界已形成了‘按文件產生者劃分級別原則’，鑒定已不再只對文件本身進行鑒定。”③由此可以看出，宏觀職能鑒定法適用于紙質文檔鑒定，也助推了電子文檔的鑒定。第三，電子文檔鑒定必須創新使用鑒定方法。技術的革新，肯定會帶來方法的變革，技術的進步，肯定會帶來方法的創新。電子文檔鑒定由于巨量的原因有時難以逐條逐件查看，但它同樣不能失于粗放與浮泛，相反，電腦與網絡的檢索、拷貝比較、數據恢復、遠程鑒別會診、遠程傳輸等，又極大地豐富了電子文檔的鑒定方法，同時很多方法也為傳統紙質鑒定所用。例如一件單一的文件鑒定，可以利用電子技術掃描存儲后傳輸給遠在千里外的專家進行遠程鑒定，紙質文檔借用電子技術保存文字、圖像信息，也借用電子技術豐富鑒定方法。

由此可以看出，無論是電子文檔還是紙質文檔，許多鑒定方法是相通的，不同之中有相同點，相互借鑒，而且往往一種方法兩類文檔鑒定都適用，任何方法并不對立，而是分屬不同層次，應用于不同對象。

二、鑒定內容的拓展與相融之處

紙質文件的鑒定一般是指對檔案真偽和檔案價值的鑒定，傳統檔案界通常所說的檔案鑒定，是對檔案價值的鑒定，關注的焦點是如何判定文件的價值?？梢哉f，在紙質環境中，內容鑒定以價值為中心的觀點根深蒂固，也是鑒定的出發點。然而，電子文檔開始動搖這一理念。從現代技術發展出發，雖然原始的紙質文檔有特別的文物價值，但也越來越借助電子技術保存，從而成為了一種新的“電子與紙質相融的檔案”。例如一件重要領導簽名件或名人親筆件，特殊的質材與親筆要素使這類文檔成為惟一性，不但具有檔案價值，也具有文物價值，但掃描后或攝像后，這惟一性可以逼真地復制，現代技術甚至可以達到以假亂真的地步。復制品可以電子文檔存儲、閱讀利用，原件可以保存，而這件文檔實際已經形成了電子與紙質兩種存在形式。但電子文檔會存在一些新的問題，一是電子文件的載體與內容的分離，造成了其內容的易改與不確定；二是電子文件的代碼存儲形式，模糊了原件的概念；三是電子文件對其產生環境（計算機的軟硬件）的依賴性，又使其可讀性受到了新挑戰。

基于電子文檔的這些特性，法國檔案學者哈羅爾德·瑙格勒明確提出并系統闡述了電子文件雙重鑒定的思想，認為“機讀文件的鑒定包括文件所含信息的鑒定（內容鑒定）和文件技術狀況的鑒定（技術分析）”。④電子檔案內容雙重鑒定的思想提出之后，受到了檔案界的廣泛認同。我們認為，電子文檔除了文檔本身的內容需要鑒定之外，確實要增加技術鑒定，而技術鑒定也是電子文件鑒定與紙質文件鑒定的巨大區別。同樣，從技術鑒定的目的上來看，技術鑒定也并不是電子文件所獨有的。電子文件的技術鑒定包括對文件信息的真實性、完整性、可讀性分析以及對文件載體性能的檢測。⑤從內容可以看出，電子文件的技術鑒定的目的無外乎兩個：一是鑒定文件之真偽， 二是保證文件的可讀與完整。在紙質鑒定時代，雖然以文件價值鑒定為中心，保證其真實、可讀與完整同樣是鑒定的題中之義。因此，電子文件的技術鑒定只不過是紙質文件的真偽、可讀與完整性鑒定的拓展。兩者雖然在復雜程度與具體的措施上有所不同，但其根本目的卻是一致的，是相融的。

三、鑒定時間的前置與互鑒之處

紙質文件的鑒定通常分三個階段進行，即文書處理部門對應歸檔材料的完整性的鑒定和保管期限的劃分、檔案室對入館前具有永久保存價值的檔案的鑒定、館藏期滿檔案的鑒定。世界各國由于檔案定義的多種多樣，在鑒定時間的設置上有所不同，但第一次鑒定在文件形成之后進行卻是不爭的事實。電子文件的特性卻對檔案界適用已久的做法提出了挑戰。有些電子文檔可以長期保存，有些電子文檔卻可能稍縱即逝，例如網絡文檔、留言等，如果沒有復制，一旦原始出品人刪除，則不可尋，而復制后再查找原始電子件，往往真實性又受到懷疑，這是與紙質文檔的重要區別。因此之于電子文件而言，如果等檔案文件形成之后、現行期已過再做鑒定，有些文件將不復存在。若集中在某個時間段對電子文件進行鑒定，又將使鑒定工作的壓力過大。因此，電子文件的鑒定在時間安排上與紙質文件存在明顯不同，需要在電子文件生成之前、尚處于虛擬狀態之時，就在系統設計中提出鑒定要求，然后電子文件一旦生成就能隨時予以初步鑒定。

鑒定時間的前置雖然是在電子時代才受到了廣泛的關注，這種思想也只有在電子時代才易于實現。但實際上，這種思想最早是針對紙質文件提出的，早在1940年，菲力普布魯克斯就已提出鑒定工作最好是在文件生成之時就加以完成⑥。在紙質環境中，鑒定時間前置也并非不可能實現，相反，只要具有與電子文件鑒定同樣的前提條件，實現起來并不是難事。無論是理想狀態的由計算機自動進行，還是現實的人工鑒定、計算機輔助鑒定，電子文件的鑒定離不開規范、實用的保管期限表。如果沒有事先制訂好的、能嵌入電子文件管理系統中的保管期限表，鑒定時間前置也就難以實現。同樣的，在紙質環境中，如果文件工作人員能較熟練地掌握文件保管期限表，則鑒定程序前置就像文件歸檔中的“預立卷”一樣可行，當然前置與否，并不能絕對地一概而論，而是要針對不同的對象科學設定。

四、結語

上述分析不難發現，即使在電子文件鑒定與紙質文件鑒定存在明顯區別的幾個方面，都可以找出其共同點。電子文件鑒定與紙質文件鑒定這種“同中有異、異中有同”的復雜關系正是兩者上述關系的體現。認清了兩者的這種“依存”關系，一方面有助于把電子文件鑒定的一些做法與理論反過來應用于紙質文件的鑒定，從而促進鑒定工作的整體進步與發展；另一方面也有助于防止檔案界為兩者之差異所迷惑，而能準確把握住鑒定之本質以及鑒定工作面臨的核心問題，從而深化對鑒定的認識，促進鑒定理論和實踐的進一步完善和發展。

注釋：

①②③⑥章丹，譚琤培. 國外電子文件鑒定理論與實踐[J]. 浙江檔案，2001(3):32-34.

④馮惠玲. 電子文件的雙重鑒定──《擁有新記憶——電子文件管理研究》摘要之三[J]. 檔案學通訊，1998 (3)：32-35.

⑤馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京:中國人民大學出版社，2001：47.

作者單位：深圳職業技術學院