試述系統論在檔案管理中的應用

摘要：系統論是加強工作管理、提高工作效率的指導性科學，是實現工作科學發展的重要工具。檔案工作是一項系統工程。本文以平谷區檔案工作以系統論為指導取得的豐碩成果為例，就系統論在檔案工作中的應用進行了經驗介紹和理論探討。

關鍵詞：系統論 檔案管理 整體性 相關性 目的性 環境適應性

所謂系統，即由相互作用和相互依賴的若干組成部分結合成的、具有特定功能的有機整體，而系統本身又是它所從屬的一個更大系統的組成部分。系統論認為復雜事物功能遠大于某組成因果鏈中各環節的簡單總和（即：1+1>2理論），一個系統能夠保持動態穩定，是系統向環境充分開放，獲得物質、信息、能量交換的結果。系統論強調整體與局部、局部與局部、系統本身與外部環境之間互為依存、相互影響和制約的關系，具有整體性、相關性、目的性和環境適應性四大基本特征。現結合工作實際分述如下：

一、整體性——檔案管理是一項系統工程，需通過系統管理實現最佳

整體性是系統方法的基本出發點。它把整體作為研究對象，認為世界上各種對象、事件、過程都不是雜亂無章的偶然的堆積，而是一個合乎規律的由各種要素組成的有機整體。它可以根據需要和可能為系統定量地確定出最優目標，并運用最新技術手段和處理方法把整個系統逐階分級，使部分的功能和目標服從系統總體的最佳目標，以達到總體最佳。

那么檔案管理系統如何利用系統論思想在整體上實現最佳呢？從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統到獨立系統、由經驗管理到科學管理逐步發展起來的；從縱向上看，檔案管理系統由國家檔案局、省市檔案局、區縣檔案局以及基層立檔單位四層系統構成；從橫向上看，由同級檔案管理部門或基層檔案室構成；而檔案系統內部，也由若干職能部門構成。檔案管理的核心工作就是收、管、用，收就是檔案的資源體系，管就是檔案的安全體系，用就是檔案的利用體系，三個體系相輔相成，缺一不可，只有實現檔案管理的系統化調度、整體性運作，才能事半功倍，達到效益上的最佳。

基于這種觀點，檔案管理系統在運用整體性方面需著重做好兩方面工作：一是要整體推動，比如全市的信息化工作，如果不進行整體推動，沒有一個統一的規范要求，就建不起一個統一規范的數據庫，將來的資源共享也就無從談起。如果從文件產生到歸檔沒有一個明確的程序要求，也就不能有效地實現“文檔一體化”，對此，我局館通過制定實施《平谷區檔案目錄數據庫結構與數據交換格式標準》規范了數字化著錄的要求，通過開發使用Linux檔案管理軟件實現了文件歸檔移交、檔案管理、檔案利用、檔案工作監督指導四個“館室一體化”，從而從整體上推動了“文檔一體化”進程。二是要“事事同議”，例如檔案業務指導、執法以及檔案館工作之間需要系統安排、整體考慮；鑒定與館藏檔案數字化工作之間也需統籌安排、整體考慮。這樣既避免了科室之間的工作分歧，又減少了重復下鄉給基層帶來的精力浪費，否則，往往會造成各項工作之間的相互抵觸，不僅使局館本身工作“返工”，還給基層單位帶來麻煩，造成不良影響。為了解決這些問題，我們以系統理論為指導，著眼于整體安排，提出了“四個統一調度”，即：一是對基層業務工作要系統安排，特別是執法和指導及檔案館的工作，一定要本著“事事同議”的原則，使指導和執法及征集、接收等工作結合進行；二是在處理業務工作的具體問題時統一考慮，制定了《解決處理業務問題的有關規定》，要求處理全局性的業務問題一定要經過會議討論后再做決定；三是收管用各環節需統籌考慮，如鑒定和數字化、接收和管理等；四是規范化建設各項內容之間也要進行系統性運作。經過統一調度，既統一了局館工作的步調，又給基層減輕了接待壓力，大幅度提高了工作效率。

實踐證明，要想真正實現檔案管理的科學發展，必須實施系統理論指導下的檔案管理，只有對檔案工作實現整體性安排與調度才能使檔案管理工作實現最佳。

二、相關性——檔案管理是社會活動的本質要求，需發揮其資源和工具作用來推動本職工作

檔案系統不是孤立的，是處于比它更高一層次的系統之中，如機關檔案系統是機關行政系統的組成部分；企業檔案系統納入企業管理系統之中；科研檔案系統是科研系統的構成要素；國家檔案系統是國家文獻的子系統。總之，檔案系統是社會各個系統中不可缺少的組成部分，是具有自己獨特管理對象、結構和功能的一個系統。所以說，檔案管理是各項工作的本身，是滲透到各項工作當中的工作，無論從事什么工作最終都要形成檔案。各項工作的本質內容就是形成檔案，是檔案資源體系的源頭（如圖1）。

同時，檔案也是各項工作發展所必須的助手和工具，我們可以從兩方面來看待這個問題：

1.從資源的角度看，檔案工作是基礎性工作。其科學發展事關經濟發展和社會的進步。它的基礎性體現在兩個方面：第一，檔案是歷史文化的根基；第二，檔案是社會發展的資源。檔案具有信息的全部屬性。社會越進步需要的資源越多，而我們的工作需要在前人經驗和知識的基礎上開展。而當前，正是科技迅猛發展競爭十分激烈的時期，這種競爭包含著知識的競爭和資源的競爭，其中也包括檔案資源積累和資源使用的競爭，因此，實現檔案工作的科學發展，既是檔案工作自身發展的迫切要求，又是各行各業科學發展的需要。

2.從利用的角度看，檔案工作即是專項工作，又是滲透到各行業各部門的工作。因此，檔案工作科學規范，是各行各業的亟需。日本太陽公司的會議管理，計算會議成本：IABT（A，每小時職工工資的三倍；B，參會人數；T，時間）成為檔案，為世界同類公司采用。管理其實就是規范勞動行為，使工作順利進行。管理的過程就是檔案工作過程，做好了檔案工作不一定就能搞好管理，但做不好檔案工作，肯定搞不好管理。比如法院辦案的過程，其實就是搜集檔案，形成檔案，并利用檔案進行宣判的過程。英美等國的司法機構一直使用的判例法，其實就是在審判現有案件時，先查證以前是否有過類似案件，如果有則遵循原案例進行審判。比如表彰評比，就是以檔案為尺度，衡量工作，并進行獎優罰劣的過程。比如科學研究，就是在前人研究成果基礎上，創造新成果的過程，如哈雷彗星就是哈雷在參考阿皮昂、開普勒、龍丹蒙格等天文學家留下的天文資料基礎上發現的。

綜上所述，我們安排檔案工作時，決不能就檔案說檔案，而是應該將其放在一個推進各單位本職（中心）工作的大系統中去安排，我們在利用檔案時也不要坐等查詢式的提供利用，而是應將檔案打造、包裝或整合成“信息工具”來提供利用，這樣才能充分發揮檔案既是資源又是工具的雙重作用。

三、目的性——檔案工作最終目標是服務，利用信息系統負反饋理論，有利于保證這一最終目標的實現

檔案工作的最終目標就是利用服務，而在實現這一目標的過程中總是要受到檔案系統內部狀態或外部環境的影響和干擾，導致檔案利用服務工作出現偏差。一是檔案的滯后性不能適應社會發展的速度，使社會在采擷來自文獻、文化文物、圖書情報、計算機網絡等多渠道信息時，把檔案信息邊緣化；二是檔案的固有傳播方式，往往會造成大量的有用信息的閑置，不能為社會提供及時有效地服務，因此，這往往造成檔案服務群體與服務目標分離，加劇檔案系統的不穩定性。針對這種狀況，要使檔案系統穩定快速發展，必需運用信息負反饋理論對檔案系統進行有利于服務目標實現的修正，使之達到系統穩定狀態。而這種修正手段便是檔案系統要沖出固有思想，在扎實基礎業務工作上創新，“揚棄”已過時的思想和工作模式，以求得發展。

要實現檔案系統的“服務 創新 發展”理念（圖2），我們認為，首先，檔案工作者要“應變”，如應決策及本職工作進展之需，開展以中心工作為特點的大局服務；應民生之需開展以民生工作為重點的大眾服務；應社會多方面、多角度地需求，充分發揮檔案信息的資源性和工具性屬性，以促進方方面面工作的發展。其次，檔案系統要“求變”，檔案館室要與相關系統進行整合，特別是涉及民生方面的單位進行資源整合，有針對性地開展檔案利用服務。針對上述兩點，平谷區檔案局在思想上提出了“四個轉變”，即：由坐等查詢向主動服務轉變；檔案館室功能由單一查證向保存人類遺產、資治襄政、發展經濟、推進民主、科學教育、休閑娛樂全面擴展、轉變；由單一提供檔案向整合檔案、社會信息、文件資料為社會提供綜合利用轉變；由只把檔案當作資源向既當資源又當工具轉變。這種理念在全區的貫徹，使檔案工作由后防變成前線，人們事事不忘利用檔案，檔案工作者能為服務對象及時提供檔案，檔案工作有了“張力”，社會地位相應提高。

四、環境適應性——開放的檔案管理系統是檔案事業發展的基礎，做好檔案工作離不開“借力”

開放系統理論認為，任何運動的系統都必然要與環境發生物質、能量、信息的交換來確保其系統本身的穩定與發展。檔案管理系統要實現自身的穩定與發展，必然要與系統所處的外部環境相適應，形成環境反饋機制，并隨著時間和條件的變化，不斷采取新技術、新方法，開發新的功能，盡量做到與外部環境保持最優適應狀態。

我們可以從三方面進行闡述：從工作上說，檔案的整體是由各行各業的檔案工作構成的，同時檔案也是各行各業整體的一部分。從需求上說，雖然檔案不能滿足各行各業的全部需求，但各行各業的發展離不開檔案，同時檔案也離不開各行各業的支持。從內外部環境上說，要實現檔案管理系統的穩定與發展，還需要充分認清社會檔案意識薄弱、檔案執法不嚴、檔案資源體系與檔案利用需求相矛盾等不利于檔案發展的內外部環境因素，排除干擾，最大限度地開放檔案工作各個環節，進行自我完善。

但單靠檔案部門和檔案工作者是遠遠不夠的。要想加大工作力度，把“干不了”變成“干得好”，就必須“廣泛借力”，“事事不忘借力”。平谷區檔案局提出了五項“借力”舉措，使全區檔案事業有了突飛猛進的發展，即：一是積極爭取領導的支持，及時向領導匯報工作，在建新館、資金、機構、編制等大事上得到領導的支持；二是借基層之力，如我們由區委、區政府聯合下發了《檔案歸口管理辦法》，要求各口主管領導主抓檔案工作，取得了較好的效果；為解決報刊資料收集難的問題，由“兩辦”下發了《報刊資料收集制度》，要求有關部門將27種報刊資料按期移交進館；三是借社會之力，如教育基地辦展所需的資金和展品，大多來源于社會各界的資助，我們與有關部門聯合辦展十余次，起到了優勢互補、擴大影響的作用；四是借朋眷之力，如我們組織開展的家庭檔案建檔工作，得到了親屬的大力支持，許多工作人員的親朋好友都先后建立了家庭檔案，使平谷區家庭建檔工作得以順利開展；五是向同行學習，即與兄弟區縣和業內人士保持經常性的信息溝通，互相支持，互相切磋，互通有無，例如平谷區檔案局為適應檔案事業發展形勢的需要，與三河市、興隆縣、薊縣檔案局建立了協作制度，并形成每年一次交流機制，利用毗鄰優勢，搭建起溝通情況、切磋工作、共享資源的平臺，收到了很好的效果。

事實上，系統論指導檔案工作，不僅僅局限于上述諸方面，它是一種理念，一種方法，這種理念和方法可滲透到檔案工作的各個方面，并發揮積極的作用。

參考文獻：

1.檔案管理實用大全[M].同心出版社，1996.

2.魏宏森.系統科學方法論導論[M].人民出版社，1983.

3.魏宏森，曾國屏.系統論——系統科學哲學[M].世界圖書出版公司，2009.

作者單位：北京市平谷區檔案局