石景山區檔案館率先實現館藏數字化的啟示

2011年5月27日，中國檔案報二版刊登了題為“北京石景山區檔案局館在全市率先實現全部館藏檔案數字化”的報道，欣聞此訊，除表示祝賀外，亦頗多啟示。

啟示之一，館藏數字化是一石多鳥、立見成效的一項工作。

檔案局館的工作多而雜，其中有的工作成效單一；有的工作成效不顯，也難于量化和檢驗；更有個別工作純系造聲勢、圖形式、走過場，甚至有勞民傷財之嫌。而館藏數字化這項工作則不同，不但是硬指標，可量化，可檢驗，還是一石多鳥、立見成效的一項工作。原因至少有三：

首先，館藏數字化是滿足利用者快捷查詢檔案的有效舉措。報道中的桂女士為房產交易而查詢婚姻檔案，她從走進閱覽室到拿到檔案館出具的婚姻證明，用時不到5分鐘，這在以前，可要等上半個小時。從半小時縮短到5分鐘，時間一下子壓縮了80%，這是何等的快捷呀！

其次，館藏數字化是維護檔案原件安全的重要舉措。報載，“截至目前，區檔案館共生成目錄122萬余條，原文圖片近270萬頁，基本實現調卷不進庫。”其好處是：無論是檔案人員，還是檔案利用者，都不接觸檔案原件，這就有效地避免了檔案原件由檔案庫房調到閱覽室，再交付利用者閱覽，最終又回到檔案庫房，這一系列必不可少的檔案利用流程中，而難免產生的光照老化、人為污損，甚至因交接監管中的疏漏，而造成的檔案原件缺頁、丟失等問題。不進檔案庫房，不動檔案原件，而又保證了檔案利用，這對檔案原件的維護是何等的安全啊！

第三，館藏數字化是提高檔案部門辦公效率的主要舉措。目前各區縣檔案局館普遍感到人員緊張，難以應對逐年增加的檔案館藏、與日俱增的檔案利用和方方面面部署的中心工作、臨時工作。在定編定員不能和工作任務同步增長的情況下，加班加點雖可解難于一時，卻不宜過度提倡，從以人為本的宗旨出發，惟有提高檔案人的工作效率才是最為可行的舉措。館藏數字化便是提高檔案部門辦公效率的最為可行的舉措。

上述三點說明館藏數字化確有一石多鳥的功效，而且這項工作完成一部分，便立馬就有一部分的效果；全部完成，便有事半功倍的效果。

啟示之二，館藏數字化是科技興檔、關系全局的一項工作。

檔案局館的工作林林總總，但并非項項工作都連著科技興檔，更非件件事情都關乎全局。這里的“全局”就是國家檔案局提出的建設覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和確保安全保密的檔案安全體系。就館藏數字化而言，它所具有的一石多鳥功效必然和三個體系的建設都有直接的關聯。館藏數字化當然是一項業務性質極強的工作，檔案原件要一頁一頁地掃描，必須保證圖片的清晰無誤，還要把一個一個的數字圖片文件，制成相互關聯可以檢索的軟件。由此可見館藏數字化的業務性之強，但是，正因為如此，又不應把館藏數字化簡單地看成是一項純業務性質的工作，而要把這項工作提高到科技興檔、關系全局的一項工作來抓。當前，不少檔案局館其他工作都搞得有聲有色，惟獨館藏數字化這項工作進展遲緩，原因固然很多，但認識上的問題應列在首位。認識上不去，館藏數字化這項工作在檔案局館諸多工作中的排位也就上不去，如此情況下，用于館藏數字化的人力、物力、財力，乃至精力自然少之又少。加之，館藏逐年增加，館藏數字化的工作難免陷入舊賬未了，又添新賬的被動局面中，不能自拔。

啟示之三，館藏數字化是當務之急、趕早不趕晚的一項工作。

檔案局館的工作雖然龐雜，但亦有局館自身業務與其他部門下達、部署之分，中心工作與臨時交辦之別，事關大局與枝節末端之差。其中哪個重，哪個輕；哪個要全力以赴，哪個可點到而已，檔案人雖然個個都心知肚明，但未必所有人都能認識到：館藏數字化于今已是當務之急、趕早不趕晚的一項工作。有人說，國家檔案局和北京市檔案局館已經對館藏數字化提出了時限要求，我在這之前完成就行了，何談“當務之急、趕早不趕晚”呢？筆者認為，館藏數字化是檔案局館的一項基礎性工作，這項工作不是給人家做的，更不是給上級看的，哪個檔案局館早完成，哪個檔案局館就早受益，何必非要等到大限將至呢？誰完成得早，誰就能從工作效率的提高中，騰出人力、物力、財力去做其他工作，實現各項工作的良性循環。石景山區檔案局館早在2007年，就認識到館藏數字化是一項當務之急、趕早不趕晚的工作，制訂了“館藏檔案數字化三年工作規劃”，故此，在全市率先實現全部館藏檔案數字化。現在他們就有條件抽出更多的精力用于其他工作，原因就是館藏數字化極大地提高了他們的工作效率。俗話說，磨刀不誤砍柴工，館藏數字化這把牽動三個體系建設的刀磨快了，勢必會帶動其他工作聯動而上。

毛澤東同志早在新中國誕生前夕，就在《黨委會的工作方法》一文中要求我們“學會‘彈鋼琴’。彈鋼琴要十個指頭都動作，不能有的動，有的不動。但是，十個指頭同時都按下去，那也不成調子。要產生好的音樂，十個指頭的動作要有節奏，要互相配合。黨委要抓緊中心工作，又要圍繞中心工作而同時開展其他方面的工作。我們現在管的方面很多，各地、各軍、各部門的工作，都要照顧到，不能只注意一部分問題而把別的丟掉。凡是有問題的地方都要點一下，這個方法我們一定要學會。鋼琴有人彈得好，有人彈得不好，這兩種人彈出來的調子差別很大。黨委的同志必須學好‘彈鋼琴’”。如今，檔案局館的工作實在是多，多得讓人有點應接不暇，這就更要學會彈鋼琴。有的工作點一下就行，有的工作就要全力以赴，館藏數字化就是一項在目前需要全力以赴，且趕早不趕晚的工作。石景山區檔案局館對館藏數字化的重要性，有先見之明，又率先一步，堪為各區縣檔案局館的楷模。如今他們在館藏數字化這項工作上，已經不需要全力以赴了，只要用些許之力把每年新進館的檔案數字化即可。但尚未完成館藏數字化的其他檔案局館則要把工作的重心，迅速調整到館藏數字化這項工作上，并在人力、物力、財力及精力上予以傾斜。如是，則館藏數字化工作幸甚，檔案人幸甚。