談對現代會計檔案管理的分析

【摘 要】 現代會計檔案管理具有不同于人工會計的許多特點。最主要的是用計算機代替了人工記帳，同時還有現代化載體，軟硬件環境，系列化資料等要求。文章分析了現代會計管理的新方法。

【關鍵詞】 會計檔案 管理 分析

Abstract ： The paper is mainly about the analysis of the modern accounting archives management.

1.現代會計檔案管理的新特點

會計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。電算化會計檔案管理有如下特點：

計算機技能。電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實現電算化。

現代化載體。根據1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其他磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的電子會計檔案。

系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。除了要保存會計檔案的電子數據，還要保存能被計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。

軟硬件環境。由于不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。

2.會計檔案的收集與保存

為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

2.1檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內（如一個會計年度），把計算機系統中的所有會計數據拷貝（備份）存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

2.2檔案的保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

2.3檔案的利用。即電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統的不斷升級，我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：

2.3.1所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將您所需調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱（或數據恢復）功能進行調閱即可。

2.3.2所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。

3.現代會計檔案的管理

3.1完善硬件設施建設 提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進行管理時應對硬盤上的會計檔案，采取相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。

3.2完善各項管理制度

3.2.1建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

3.2.2建立電算化會計檔案的保管制度：根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

3.2.3建立嚴格的借用手續制度：查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

3.2.4建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

3.2.5建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享；涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

3.3提高會計人員素質 由于電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟件。

3.4提高思想重視程度 實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立?，F今不少實現會計電算化的企業單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質，把磁性介質檔案資料的管理落到實處。

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系。如果說傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規范化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作。

（作者單位：黑龍江省航道局）