對企業建立電算化管理制度的思考

【摘 要】 隨著經濟的發展，會計制度在企業經營管理中的作用也日益明顯，近年來，計算機網絡技術的普及，使得電算化制度逐漸在企業中建立起來，也得到了廣泛的應用。本文將針對電算化管理制度的建立和完善進行簡要的探討。

【關鍵詞】 企業 電算化 管理制度 電算化制度

Abstract ： The paper is mainly discusses the establishment and perfect of the computerized management system in enterprises.

隨著計算機在現代企業管理中的應用越來越廣泛，管理部門在數據處理、報表等會計實務的處理方面，也更加依賴于計算機，然而，在建立和健全電算化管理制度的過程中，還存在著一些如制度不完善，管理不嚴格等問題，影響電算化作用的發揮，因此，需要制定相應的管理規范和制度，確保會計電算化的有效實施。

1.會計電算化制度建設中存在的問題

1.1對會計電算化認識不夠。會計電算化是現代化管理的需要，是企業進入信息化時代的重要手段。許多單位的領導和相關個人對會計電算化工作還存在一些片面的認識，認為會計電算化就是編個程序，單純利用計算機代替手工記賬，是會計部門的責任；認為會計電算化工作會給財務數據帶來極大的危害，企業的相關信息失去了保密性，風險太大，從主觀上排斥電算化的普及。因而還影響了會計電算化在整個社會的推廣。

1.2會計電算化廣泛普及，但發展不平衡。隨著互聯網技術在各個領域的廣泛應用，會計電算化正逐步顯示出優于傳統手工記賬的優勢。中國會計電算化是從70年代末期開始起步的，到了80年代后期及90年代，會計電算化才逐漸向商品化、通用化、規范化和專業化方面發展。這一時間眾多的企業實現了會計核算電算化，并取得了重要成果。但總的來說，會計電算化在我國已經基本普及，但由于各地區、各企業的實際情況有很大的差異，導致了我國會計電算化發展的不平衡，通常是經濟越發達的地區，效益越好的企業，會計電算化程度越高，對會計工作的幫助也越大。

1.3會計電算化軟件功能單一，數據共享程度不高。我國基層單位使用的財務軟件有自己開發和商業購買兩類，其中又以商業購買的財務軟件為主，但目前財務軟件之間的不一致，不兼容性導致了一系列的問題存在，特別在同一行業內部，由于未從行業的整體角度出發，各個單位使用的財務軟件品種多，各種財務軟件的數據接口、使用方法不一致，就導致了報表匯總、數據查詢、數據轉輸的不方便。還有在同一部門內部中，由于財務軟件的購買時，往往只考慮財務部門工作的需要，沒有從整個單位信息管理的高度出發，結果導致財務部門和其他部門信息中斷，其他部門也不能通過網絡有效地共享財務部門的信息，這樣不能真正滿足企業管理信息系統對信息傳輸和處理的要求，從而限制會計電算化優越性的有效發揮。

1.4會計電算化管理工作不到位。隨著計算機的普及與應用，會計工作電算化的實現改進了原有的財務核算及管理工作的手段，大大提高了工作效率。在新的工作手段和核算模式下，產生的電算化會計檔案也隨之成為了檔案管理的新內容，但一些財政部門審批工作完成后，沒有加強對脫離手工記賬單位的管理工作，導致脫賬后的軟件運行情況出現問題。還有使用過程中出現的問題不能及時糾正，內部控制制度情況不了解等都會導致資料出現問題。

2.加強會計電算化管理制度建設的措施

2.1建立電算化崗位責任制度

根據公司會計核算和業務核算的特點、公司決策層及上級對企業管理電算化崗位設置的要求，應設置如下工作崗位：財務總監或總會、財務部經理或科處長、會計主管、系統管理員（含系統維護）、出納員、數據稽查員、數據復核員、數據記賬員、成本管理員、報表管理員、人力資源管理員（工資）、資產核算員、計劃員、采購員、庫管員、銷售員、檔案管理員。企業根據實際情況配備電算化人員，可一人多崗或一崗多人，并根據崗位設置各種崗位的職責范圍。

2.2建立會計電算化操作使用管理制度

2.2.1機房的管理

機房由系統管理員和系統維護員分工負責，協調管理，未經允許非電算化工作人員禁止入內；建立進入機房人員登記制度；保持機房環境衛生；機房內應配備滅火設備，機房內一切電器設備須經用電管理部門同意后方可安裝，其他人員不得安裝或拆卸；機房無人時應加鎖，以確保主機安全。

2.2.2操作使用管理

為了避免因誤操作而導致數據失真和丟失，保證發生故障時能及時發現、糾正，同時保證會計電算化信息資源的正確性、完整性和連續性。上機操作人員必須使用其真實姓名，操作密碼注意保密，一旦泄密，操作人員和系統管理員有不可推卸的責任；上機人員必須按照各自的權限進行操作，不得越權；應及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發生；不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；未經批準，不能使用格式化和刪除等命令；嚴禁在微機內安裝或運行游戲軟件.

2.3建立帳務系統管理制度

在進行操作時，操作人員必須以自己的真實姓名進入帳務系統，工作完畢后要及時退出系統，以免他人利用系統進行其它操作；不得將口令泄露給他人，并定期修改自己的口令；原始憑證、手工記帳憑證、機制憑證的審核，憑證錄入的管理；及時進行目錄維護；復核后的憑證必須打印輸出，并經有關人員確認并簽字后方可進行記帳操作；系統管理員應在新會計年度開始后的20 天內完成年初結轉，根據現行財務制度，運用當前在用系統的規則，正確地設置、調整全部級次的會計科目。

2.4建立會計電算化檔案管理制度

電算化會計檔案是指存貯在磁盤（硬盤和軟盤）或其它存貯介質上的會計數據和程序，以及打印輸出的各種帳簿、報表、憑證等核算數據和系統開發運行中的全部文檔資料。電算化會計檔案是電算化會計活動的產物，又是電算化會計活動的客觀表現，在經濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續進行的保證；是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證；是電算化會計信息系統正常運行的保證。

總之，會計電算化是管理現代化和會計自身改革和發展的客觀需要，計算機網絡技術在全世界范圍內的發展與應用，要求企業根據實際情況對電算化會計管理制度進行積極建設，才能真正做好企業內部信息資源的共享。

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