用友總賬系統應用常見問題淺析

【摘 要】 會計電算化是會計專業的必修課程之一，也是一門實踐性較強的課程。總賬模塊是所有財務軟件的核心。文章從會計電算化最常用的軟件用友U8出發，主要解決其總賬系統在實際操作中常見的應用問題，分析錯誤的原因，指出具體的解決方案，以期加強對教學的引導。

【關鍵詞】 會計電算化 用友 總賬系統

Abstract ： The paper mainly discusses the common problem of the application of the use-friend ledger system.

會計電算化將會計從業人員從繁重的手工勞動中解放出來，是會計專業的必修課程之一，也是一門實踐性較強的課程。因此，在實際教學中必需重視對學生財務軟件操作能力的培養。在眾多的財務軟件中，用友憑借其自身的優勢及運用的廣泛性通常被用于上機實驗練習的主要軟件之一。用友U8財務會計系統中包括了總賬、應收、應付款管理、固定資產、UFO報表、工資管理等模塊，而運用最為廣泛的便是總賬模塊，是其他模塊運用的基礎。因此，在教學過程中應特別注重總賬模塊的實驗。本文針對總賬系統在初始化設置、日常業務處理及期末處理三大塊內容中常見的一些應用錯誤問題展開分析，并提出具體的解決方案，以期加強教學中的引導，使學生少走彎路。

1.初始化設置常見問題及解決方案

1.1無法打開總賬系統

當系統建賬成功并完成基礎設置后就可以進入總賬系統了。點擊總賬，若無法進入總賬系統。造成無法進入總賬的原因大致有兩種。第一就是在初始建賬時，在“是否集團帳”這個選項中打了“√”。在此情況下，系統默認建的是集團帳，是不需要啟用總賬的。若是這種原因造成的無法進入總賬是不能修改的。因為在初始建賬完成之后，“是否集團帳”中的“√”無法取消，只能重新建帳 。因此，在建賬之初要特別注意此項不可逆操作。第二種原因就是沒有“啟用總賬”。這種原因的解決較簡單，可以直接到“系統啟用”窗口將“總賬”啟動。

1.2項目核算科目無法輸入期初余額

“項目核算”是用友軟件中為滿足某些科目的需求設置的。在會計科目中某些科目的明細項目比較明細，在大科目下又分多個科目。為了簡化會計科目可以針對某個科目進行統一管理，設置項目核算屬性，如生產成本、在建工程等。而許多初學者在設置完項目屬性后進行期初余額輸入時卻發現無法輸入，并出現“該科目沒有定義項目大類！”的提示。若出現上述提示一般是由于用戶沒有針對該科目進行項目目錄的維護，或者是雖然已經輸入但操作失誤，最常見的就是將“增加”誤操作為“修改”或者沒有將“待選科目”轉入“已選科目”，或者雖然轉入卻忘記點擊“確認”鍵，導致操作失效。

1.3期初余額試算不平衡

初學者在進行總賬期初余額輸入練習時經常會發現試算無法平衡，若發現該現象則必須對所有輸入的金額進行仔細檢查是否正確。若還是無法查出錯誤的金額，且顯示對賬錯誤。若出現此種情形，最常見的錯誤就是在輸入期初余額之前沒有對相關的科目進行輔助核算設置。輸入數據完成后才發現該錯誤，于是回頭重新設置科目，完成后又重復輸入輔助帳數據。對此的解決辦法是可以先將輔助帳數據刪除，然后取消該科目的輔助核算屬性，再在期初余額中刪除該數據。恢復完成后再重新開始設置及輸入。

2.常業務處理常見問題及解決方案

2.1出納無法簽字

出納簽字功能是為加強對貨幣資金的管理而設置的。出現出納無法簽字有以下兩種情況。第一種就是操作人員進入界面時，菜單中沒有“出納簽字”這個菜單項。一般出現這種現象的原因是沒有給該操作員賦權。應該進入“系統管理”界面，在“權限”中給該操作員設置“出納簽字”的權限。第二種就是有這個菜單選項，但當操作員將已經輸入完成的憑證進行簽字時，經常發現無法進行，并出現“沒有符合條件的憑證”的提示。這種錯誤是最經常出現的。若出現以上的提示，則可能的錯誤原因主要有：（1）在參數設置中沒有選中“出納憑證必須經由出納簽字”選項。對此可以在“設置—選項一憑證”標簽頁中，將憑證控制設置為“出納憑證必須經由出納簽字”；（2）混淆了“出納”和“出納簽字”的意義，沒有給出納人員賦予“出納簽字”的權限。解決辦法為在系統管理里的“權限”窗口中給出納賦予“出納簽字”的權限；（3）找不到需要簽字的憑證。對此就必須檢查清楚是否真的需要簽字，只有涉及到“現金”或“銀行存款”科目的收、付款憑證才需要出納簽字，還需核實給出查找條件的會計期與要簽字憑證的填制日期是否一致；（4）沒有指定科目，不能執行出納簽字操作。在“會計科目”設置窗口，進入“編輯—指定科目”標簽頁，將待選科目中的“現金”、“銀行存款”轉入已選科目。以上四種錯誤中最常見的是第四種，必須特別注意。

2.2憑證輸入時某些科目無法使用

若在輸入憑證時發現某些科目無法使用，特別是如“應收賬款”、“應付賬款”等科目，并出現“不能使用應收系統的受控科目”或“不能使用應付系統的受控科目”的提示窗口。

出現這種情況的主要原因是在總賬初始設置中，客戶往來款項及供應商往來款項被默認選定在應收、應付系統核算。若要在總賬系統中使用這些科目，則有兩種情況。如果該科目尚未使用過，則直接在到會計科目設置中將這些科目的“受控系統”選項為空。若該科目已經被使用過，則無法直接修改受控系統，只能通過修改“選項”窗口中的參數“可以使用應收受控科目”和“可以使用應付受控科目”來達到使用這些會計科目的目的。

3.期末處理常見問題及解決方案

期末結賬時最常見的失誤就是無法結賬。系統結賬時主要檢查五點，分別是“本月未記賬憑證的張數”、“本月賬面試算平衡”、“本月賬賬核對”、“本月工作量”、“其他系統結賬狀態”。較容易出現問題的地方一般在“本月未記賬憑證的張數”和“其他系統結賬狀態”。如果發現結賬時顯示本月未記賬憑證若干張，該情況往往是操作者在利用“月末—結轉設置—轉賬生成”功能生成的機制轉賬憑證忘了進行記賬操作而直接結賬。只需將這些憑證進行審核、記賬，然后再進行結賬即可。若發現有其他系統未結賬狀態，則需先進入未結賬的其他系統，將所有被啟用的系統都結賬后才能返回總賬系統進行結賬。

小結

總之，總賬系統在電算化工作中是一項很重要的工作，是財務及企業管理軟件的核心系統。總賬管理系統既可獨立運行也可同其他系統協同運行，在電算化中起到統領作用。總賬系統對于初學者來說很容易出現各種狀況。本文分別從總賬的初始化設置、日常賬務處理及期末處理三塊來具體分析一些錯誤的成因及具體的解決方案。這些錯誤都是初學者最常遇見的、比較典型的問題。當然，以上分析還不夠完善，還有許多其他的問題需要我們在實踐探索中不斷發現并解決，希望將來能夠更加完善化、系統化，使人們在進行總賬系統的應用中能夠更加得心應手。

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（作者單位：福建商業高等專科學校）