關于加強醫院檔案信息管理工作的幾點思考

【摘 要】 作為醫院信息管理的一部分，完備、準確的醫院檔案信息是更好地服務醫療和科研等工作的重要手段。本文闡述了醫院檔案信息管理在醫院信息管理中的重要作用，并從信息管理的角度，探討了加強醫院檔案信息管理的舉措。

【關鍵詞】 醫院 檔案信息管理

Abstract ： This paper expounds the important role of the hospital files information management in the hospital information management， and discusses the measures to strengthen the hospital archives information management from the perspective of the information management.

檔案信息化管理是信息時代檔案工作的主題。檔案信息化是一個漸進的過程，它隨著信息技術的發展、信息資源的增長、信息化應用的拓展、信息資源的開發、社會變革的推進而不斷深化。國家檔案局在2002年11月發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，并指出檔案信息化建設要適應國家信息化和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局中，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化，信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展。我院檔案信息化工作正在逐步地開展，由于檔案信息化管理涉及的范圍很廣，在實際操作中存在著許多未知的領域，本人對如何加強醫院檔案信息化管理作一些粗淺的探討。

1.醫院檔案的現代信息化的內涵

醫院檔案現代信息化的內涵包括兩個方面：一是應用現代信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，以提高醫院的管理效率。二是用信息流來調控檔案物流，最終實現“無紙化”管理，促進管理創新。

2.醫院檔案現代信息化的內容

第一，數據資料信息化。應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的文件、資料信息等以統一規范的數據格式錄入計算機，以備處理。第二，工作流程信息化。通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序，為此首先需要規范管理流程、確定崗位員工的工作標準，減少人為調控和干預。為保證文檔一致性，醫院辦公自動化系統要與檔案管理系統兼容。第三，檔案檢索信息化。在施行分級檢索制度的前提下，通過醫院網絡和互聯網可隨時準確地檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

3.醫院檔案現代信息化的條件

一是需要配備開放式電腦查詢檢索系統，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務；二是要加快醫院局域網絡的建設；三是需要建立檔案用戶信息庫，及時分析、了解用戶對檔案的需求，有針對性地編輯完整的系統檔案信息，提高檔案利用率；四是要緊緊圍繞中心工作，多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動。

4.實現醫院檔案管理信息化的重要性

4.1檔案信息化有利于保護珍貴的檔案原件

將醫院的各類檔案進行信息化手段處理后，可以有效地保護檔案原件，可以避免檔案原件被過多地直接使用，或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞，以達到保護檔案原件的目的；可以有效地降低和避免重要資料丟失的風險。例如，醫院建設和發展過程中，不同時期的某些珍貴的歷史資料，包括歷史文字資料和照片資料等。將重要、珍貴資料進行信息化處理，應用計算機對原件進行電子掃描，之后以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，就可以有效地保護檔案原件。再如，某些疑難病例的醫學檔案是非常珍貴的，具有重要的醫療、教學和科研價值。將其進行信息化處理后，就可以將原件在病案室進行妥善的長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次重復地應用于各項醫療、教學和科研工作之中。

4.2檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善

在醫院工作中，檔案部門要對各類文件進行及時的著錄。在紙質文件時代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當多的時間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄，工作量大。如果遇到信息改動，改動一處就要發生連鎖反應，相關的地方都要改動，耗費大量的時間和人力。將檔案信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來，利用計算機軟件進行工作，大大改善了工作條件，信息改動時只需輸入指令就可以自動完成系統調整，有效地提高了工作效率。在醫院的各類檔案文件中，有不少需要完成年度歸檔工作，需要在年底前對全年的文件和相關資料進行分類整理和登錄，造成年底工作特別繁忙。檔案信息化處理后，可以利用檔案軟件提供的統一信息格式，隨時進行錄入，通過網絡進行檔案信息的轉換和提取，并對其進行檔案管理。檔案人員可以利用系統檢索和排序功能，隨時查閱文件的歸檔情況，發現未及時歸檔的或不符合歸檔條件的材料可以及時發出信息，督促和整改，大大改善了檔案的歸檔方式，使檔案管理工作更加規范。

4.3檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合重在體現檔案信息的系統性、有效性和共享性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業順應社會信息化潮流的趨勢所在[1]。以往在醫院的各個不同部門，不同的醫療科室，需要隨時調閱有關檔案存在一定的不方便因素。將檔案信息化處理后，利用醫院全院電腦聯網，就解決了這一系列問題。電子文件比檔案原件更易于導航，可增強對原始檔案的應用程度和應用范圍；更有利于醫院各部門、各醫療科室按需瀏覽，并保持隨機存取，提高了檔案原件的利用率，更有利于檔案部門充分發揮互聯網的潛能，對過網頁陳列和導航，向各用戶介紹館藏，進一步促進館藏檔案的利用，最大限度地實現檔案信息資源的共享。

5.強化醫院檔案信息化管理的措施

5.1進一步建立健全醫院檔案管理網絡

有資料顯示，由于醫院檔案工作具有內容繁多復雜，部門眾多而又分散，專業性技術性強，檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應建立符合醫院實際情況的檔案管理制度和工作網絡，并在工作中不斷加以完善。從醫院整體角度看，醫院臨床醫技各科室，醫院行政管理及后勤等各部門，醫院各級領導，各科室干部和醫護技術人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要建立健全有效的檔案收集制度，提高醫院全員檔案意識，積極配合檔案部門工作。在主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現動態管理，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。建立全醫院檔案三級管理網絡是符合醫院特點的檔案管理組織機構及人員的體系保證。這種管理模式有利于統一領導，統一機構，統一制度，統一操作，統一保管；有利于組織監督各職能部門檔案管理中的人員、經費、設備等問題；有利于檔案保管的完整、安全。

5.2建立醫院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式

社會信息是一個集合概念，它包括多種記錄形式，諸如圖書、情報資料、文獻、檔案和其他一些形式。雖然他們名稱各異，形式多樣，但都有著一個共同的本質———信息。醫院運作和管理的過程是一個“獲得信息———處理信息———利用信息”的過程。醫院作為一個綜合的管理系統，檔案管理系統就是一個信息資源子系統。將這個信息資源子系統融入醫院整體信息化工作中，不但可以節約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫存。由于醫院信息量大，且內容繁雜，而信息科、檔案部門仍然各立門戶，不可能做到準確、有效、迅速地為醫院管理服務。醫院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結構合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應當前醫療衛生部門改革和發展的需要。

參考文獻：

[1]于秀珍.醫院檔案信息化建設初探[J].北京檔案，2009（9）：29.

[2]郭祥麗，嚴曉春，張馨木.加強醫院檔案管理工作的對策[J].中國醫院管理，2006，26（7）：61.

[3]張文亮.網格技術在檔案信息資源管理中的應用[J].云南檔案，2009（5）：23-25.

[4]張文波.加強檔案信息化中的建設資源共享與整合[J].北京檔案，2008（9）：26.

（作者單位：吉林省白山市中心醫院）