對大陸、特別行政區和臺灣地區公文的比較分析

【摘 要】 本文通過大陸、香港和澳門特別行政區及臺灣地區公文的內容和特點的比較分析，可以讓相關人員更好地區別和了解四地公文的內容和特點，形成良好的公文理念。

【關鍵詞】 大陸 香港 澳門 臺灣 公文比較

Abstract ： The paper is mainly about the comparison of the official documents among the mainland China， special administrative region and Taiwan.

中國是一個幅員廣大的國家，在其版圖內不僅有新中國的國家政權，香港、澳門特別行政區，還有臺灣地區性政權，因而各自有著不同的行政公文體系。四地公文體系共同特點是體式規范，都是統治階級管理國家、處理政務時用使用的書面工具。正如徐望之先生所說：“公文者，國家或地方機關相互間及與人民或團體相互間為表示意思於一定程式之文書也。”[1]下面分別闡述它們主要內容和特點，以供區別和了解：

1.大陸地區公文

在大陸地區，公文是有關規范性文件中明確規定的公務文書。主要有三個規范性文件：一是中華人民共和國國務院于2000年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》，其規定了政府部門使用的13種公文；二是中共中央辦公廳于1996年印發的《中國共產黨機關公文處理條例》，其規定了黨的各級機關使用的14種公文；三是2005年10月8日中央軍委發布新修訂的《中國人民解放軍機關公文處理條例 》，其規定了軍隊機關使用的12種公文。三個文件對黨政軍各自領域內公文的文種、適用范圍、格式、行文規則等都作出了明確規定，具有法定效力。

由于黨政軍機關的工作規律、工作目的基本相同，但各自又有工作性質和范圍上的差異，就導致了它們在文種的適用上，既有“決定、請示、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”這些黨政軍共同使用的文種，又有適合各自特定領域和工作范圍需要的其它文種，這里就不一一贅述了。此外，必要時黨政軍機關還可以聯合行文，這些既體現了社會主義制度下，大陸公文鮮明的政治性、階級性、政策性、適用的靈活性，也是我國大陸公文的重要特點。

2.特別行政區公文

在語言上，香港特別行政區實行雙語制，即香港特別行政區的行政機關、立法機關和司法機關，除使用中文外，還可使用英文，英文也是正式語文[2]。1996年，香港法定語文事務署編撰出版了一套《政府公文寫作手冊》（試行本），較全面地規定了香港政府中文公文的分類、特點、通則、規格和寫法。這個試行本經過修改，于1997年7月香港回歸之時，以“正式印行本”刊印。1997年修改后的《政府公文寫作手冊》（正式印行本），又有新的變化：一是政府通用公文由8類減為6類，（1）公函（Official Correspondence）；（2）政府憲報公告（Government Gazette Notices）；（3）便函（Memoranda便箋、短函）；（4）通告類文書（Circulars，Circular Memoranda and Notices）；（5）會議文書（Minutes of Meeting and Related Documents）；（6）錄事（File Minutes備忘錄、筆記）。二是政府公務員應付不同場合需要使用的應用文，有以下5類：（1）柬帖（Lnvitation Letters）；（2）牌匾銘文（Inscription on Commemorative Stones and Commemorative）；（3）演講辭（Speeches）；（4）題詞（Apothegms）；（5）獻辭（Messages）。三是政府內部傳閱或送交行政立法機關以至其他咨詢機構的報告書和文件，有以下8類：（1）行政會議備忘錄（ExCo Memoranda）；（2）討論文件（Discussion papers）；（3）進度報告（Progress Reports）；（4）報告書（Reports）；（5）資料文件（Information Papers）；（6）咨詢文件（Consultation Papers）；（7）臨時立法會參考資料摘要（LegCo Bridfs）；（8）工作表現評核報告（Performance Appraisal Forms）。

總的看，香港地區公文的文種類別廣泛，含蓋了政府公務活動的各個領域、各個方面，以適應現代社會公務活動多樣性、復雜性的要求；同時，淡化文種的行文方向，特別是“公函”無論上行、下行與平行均可使用。這些是香港公文的最大特色。

澳門於1999年12月20日回歸祖國后，為推動中文公文寫作，在澳門特區有關部門的支持下，有關專家編寫出版了《中文公文寫作教程》，2000年5月由行政暨公職局和澳門理工學院聯合出版；2000年8月，澳門特區政府行政暨公職局發布了《中文公文寫作手冊》（試用本），對各種常用公文文體、用箋、書寫方式、繁簡字體、數字處理、公文編號、中葡文位置安排、慣用語等作了一些具體規定。依據《中文公文寫作教程》，澳門地區公文，按使用范圍分為對外公文與內部公文兩大類。對外公文，一般是指行政機關向本部門職工或廣大公眾發布的公文，主要有以下7種：（1）行政命令（Ordem Executiva）；（2）決議（Resolucao）；（3）批示（Respacho）；（4）公告（Aviso）；（5）通告（Anuncio）；（6）聲明（Declaracao）；（7）布告（Edital/Edito）。內部公文，是指公共機關內部或公共機關之間使用的，或機關與市民個體之間往來的文件；內部公文一般不公開發表，且常常需要保密。主要有以下11種：（1）公函（Oficio）；（2）傳閱函（Oficio-Circular）；（3）報告（Relatorio）；（4）建議書（Proposta）；（5）申請書（Requerimento）；（6）備忘錄（Memorando）；（7）會議記錄（Acta）；（8）（會議）通知書（Convocatori）；（9）工作令（Ordem de servico）；（10）通知（Comunicacao）（11）計劃書（Projecto/Plano/Programa）。

區分內部公文和外部公文，內外有別，便于公文的行文、歸檔、處理和保密，這是澳門特別行政區公文的最大特色。

3.臺灣現行公文

國民黨政府1949年撤退臺灣后，其公文的依據、引申、結論的“三段式”結構繼續沿用。但以此為基礎，先后進行了兩次改革。早在1952年，臺灣當局更改本文書寫方式為“條列式”，即第一段是引據，第二段是申述，第三段是歸納總結。至1973年，臺灣當局又掀起了公文改革。首先將公文分為六大類：一令，二呈，三咨，四函，五公告，六其他公文[3]；其次將行之多年的 “條列式”改創為“公文寫作三段式”，簡稱“三段式”。所謂“三段式”，就是將公文文本的結構劃分為主旨、說明、辦法三段。“三段式”推行以來，為臺灣地區各行政機關、民間團體普遍采取的寫作方式。到2003年，為與國際接軌，并兼顧電腦作業平臺屬性，使公文制作更具便利性，提升公文處理效率，臺灣行政院會又通過《公文程式條例修正草案》，規定未來公文及民眾上網申請的公文表格，將由現行由右至左直行書寫統一改為由左而右橫行格式。

公文結構上的“三段式”，是公文在寫作上更加規范有序，易于學習和掌握這是臺灣公文寫作的一大特色。

總之，四地的公文雖然有相似之處，但區別和差異甚大，了解和認識它們的規律和特點，可以讓我們形成良好的公文理念，更好的把握公文寫作的格式和技巧，寫出更規范的公文。

參考文獻：

[1]見于徐望之的《公牘通論》.

[2]《中華人民共和國香港特別行政區基本法》第九條.

[3]見臺灣1973年《公文程式條例》第二條（公文程式之種類）.

作者簡介：趙淑莉（1972-）女，黑龍江綏化人，營口市委黨校行管法學教研部主任、副教授。

（作者單位：中共營口市委黨校）