高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀與改進措施

摘要：高校人事檔案從客觀上反映了一個學(xué)校的師資水平和管理水平，在高校教學(xué)、改革、發(fā)展中起著十分重要的作用。在分析高校干部人事檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，針對現(xiàn)階段高校人事檔案管理存在的問題著重論述了改進高校人事檔案管理現(xiàn)狀的幾項措施。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；措施

中圖分類號：G27文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2011）15-0267-02

高校是高級知識分子匯集的地方，是創(chuàng)造人才的搖籃，而人事檔案是高級知識分子個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、職務(wù)、職稱等方面的真實再現(xiàn)；是歷史地、全面地考察教職工綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，所以，人事檔案從客觀上反映了一個學(xué)校的師資水平和管理水平，在高校教學(xué)、改革、發(fā)展中起著十分重要的作用。

高校干部人事檔案，一般由高校組織人事部門進行管理。它是個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進行整理后組合起來的個人檔案，直接與個人職務(wù)晉升、工資待遇、組織關(guān)系等緊密掛鉤。但是，隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和人事制度的改革，高校人事檔案的管理出現(xiàn)了一些新的問題。

一、高等院校干部人事檔案管理現(xiàn)狀分析

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，支持力度不大

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)支持是做好檔案工作的基礎(chǔ)。目前，不少高校的決策層對檔案管理工作認(rèn)識不足、重視不夠，沒有把檔案工作擺在應(yīng)有的位置。主要體現(xiàn)在:隨著高校改革的不斷深化，高校各部門均實行定編、定崗，緊縮辦公人員，致使檔案人員處于地位不高、責(zé)任不輕、難度不小的地位，嚴(yán)重影響了檔案工作的開展。

2.檔案經(jīng)費投入不足

檔案經(jīng)費投入不足致使辦公條件不適應(yīng)工作需要，特別是庫房、辦公、查閱沒有實行三分開。檔案現(xiàn)代化及檔案保護設(shè)施配備不全。為此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，采取強有力的措施，幫助解決檔案工作中的各種實際問題，使檔案工作在學(xué)校現(xiàn)代化管理中發(fā)揮更大的作用。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常過問人事檔案工作、參加學(xué)校的檔案工作會議、研討人事檔案工作；應(yīng)深入基層，聽取人事檔案工作人員提出的問題，了解他們的實際工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)投入一部分財力、物力，嚴(yán)格按照干部檔案工作條例增添必要的設(shè)備，從硬件建設(shè)上提供有力保障。特別是要做到“六防”和“三室”分開。六防即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。三室分開即檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室三室分開。這既可以保證人事檔案管理的安全性、科學(xué)化，同時又是對檔案工作人員人身安全的保障。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)加強對人事檔案工作人員的關(guān)心和體貼。人事檔案工作人員長期在案卷霉味和殺蟲劑揮發(fā)的惡劣環(huán)境中工作，身體健康必然受到影響，學(xué)校應(yīng)該同比檔案館工作人員的福利待遇，提高人事檔案工作人員的津貼和勞保福利待遇，增加他們的休息時間。由于人事檔案工作的單一，加之從事該工作的人員大都是非專業(yè)人員，因此，發(fā)表論文、評定職稱、職務(wù)提升都不同程度的受到限制，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該根據(jù)實際情況重視提拔人事檔案工作人員。此外，從事人事檔案工作的人員應(yīng)該相對穩(wěn)定，這主要是關(guān)系到人事檔案的保密性和人事檔案工作的連續(xù)性。其次，由于檔案工作職稱的專一性，檔案工作人員經(jīng)常更換崗位不利于其職稱的晉升。

3.人事檔案工作人員素質(zhì)跟不上時代的要求，有待進一步提高

努力建設(shè)一支高素質(zhì)的高校人事檔案管理隊伍始終是高校人事檔案工作的重點。從總體上來講，高校人事檔案管理人員的素質(zhì)是好的，是一支值得信賴的隊伍。但也要清醒地看到，隨著形勢的發(fā)展，高校人事檔案工作人員在思想觀念、業(yè)務(wù)水平、工作作風(fēng)等方面還存在一些不相適應(yīng)的地方，其素質(zhì)有待進一步提高。首先是政治素質(zhì)。人事檔案工作人員要具備較高的政治覺悟，在高校人事檔案工作中要始終全面貫徹落實“三個代表”重要思想，保持高度的政治責(zé)任心、政治敏銳性，嚴(yán)明政治紀(jì)律，全心全意為人民服務(wù)。工作中要認(rèn)真貫徹執(zhí)行干部檔案工作條例，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保護國家秘密法》。要堅決杜絕人事檔案工作人員與人事檔案本人聯(lián)手修改個人檔案，營私舞弊現(xiàn)象，嚴(yán)格禁止人事檔案工作人員因個人恩怨修改他人人事檔案。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，人事檔案工作人員要做到業(yè)務(wù)精，干一行，愛一行，成為本行業(yè)的行家里手。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的突飛猛進，人事檔案管理技術(shù)也在日益提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理正在向紙質(zhì)檔案和電子檔案管理并重的新階段邁進，這就要求從事高校人事檔案工作人員要跟上檔案科技發(fā)展的步伐，不斷加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，積極研究人事檔案專業(yè)理論，探索人事檔案在實踐中的發(fā)展規(guī)律，運用科學(xué)的管理方法來指導(dǎo)現(xiàn)行的高校人事檔案工作。因此人事檔案工作人員要經(jīng)常參加本行業(yè)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，甚至外出學(xué)習(xí)參觀，不斷更新業(yè)務(wù)知識。此外良好的工作作風(fēng)也是做好人事檔案工作的關(guān)鍵。人事檔案工作人員要充分認(rèn)識人事檔案工作的重要性，工作中要實事求是、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，一絲不茍，要對歷史負(fù)責(zé)，對每一個教職工負(fù)責(zé)。人事檔案工作是一項服務(wù)性很強的工作，高校人事檔案不但要為組織、人事部門搞好服務(wù)，更要為學(xué)校的教學(xué)、科研等項工作服務(wù)。人事檔案工作人員要樹立全心全意服務(wù)的意識，在工作中要做到不厭其煩、愛崗敬業(yè)。默默奉獻是人事檔案工作人員的天職。

二、高校干部人事檔案管理的改進措施

面對人事管理制度變化和人才資源流動、開發(fā)的新形勢，人事檔案工作作為人事工作重要組成部分，應(yīng)隨著實踐的發(fā)展不斷創(chuàng)新。以便為選拔人才、培養(yǎng)人才、使用人才提供服務(wù)。從而推動人事工作的改革與發(fā)展。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，也是推動人事檔案工作不斷發(fā)展的動。唯有不斷創(chuàng)新，人事檔案工作才能保持旺盛的生命力。要弘揚與時俱進、開拓進取的創(chuàng)新精神、針對新形勢下人事檔案工作面臨的新課題，總結(jié)新經(jīng)驗，不斷有所創(chuàng)新、有所前進。

1.加強宣傳，提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看:要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注。從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。同時，檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.建立健全存檔資料交接工作手續(xù)

制定辦法，狠抓制度落實。各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的歸檔材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的檔案應(yīng)定期向檔案館移交，在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

3.不斷提高人事檔案工作人員的素質(zhì)

人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，既涉及國家又涉及個人的切身利益，因此要求人事檔案工作人員堅持保密性原則，努力提高自身的政治素質(zhì)、專業(yè)水平，不斷學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)，積極嘗試和探索有益的管理模式，淡泊名利，正確處理好人事檔案的利用和保密的關(guān)系，為學(xué)校人事工作和教育大局服務(wù)。

4.完善檔案材料的鑒別工作，提高人事檔案服務(wù)質(zhì)量

在鑒別整理過程中嚴(yán)格審核，防止不真實材料入檔，避免錯漏，做到手續(xù)不全的材料不歸檔，不經(jīng)審查的材料不歸檔，內(nèi)容不實的材料不歸檔，與政策不符的材料不歸檔，填寫不符合規(guī)定的材料不歸檔，簡言之，實現(xiàn)檔案材料的真實性、完整性、連續(xù)性。學(xué)校人事檔案工作者應(yīng)當(dāng)增強服務(wù)意識，積極主動地開發(fā)利用人才信息，為學(xué)校的人事制度改革、人才評聘等重大人事決策提供具有前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。

5.加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)

進入21世紀(jì)以，以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)日益滲透到我們?nèi)粘Ｉ罟ぷ鞯母鱾€領(lǐng)域。在高校中很多行政教學(xué)工作都廣泛采用信息技術(shù)來提高工作效率和提高教學(xué)質(zhì)量的同時，人事檔案管理工作似乎始終游離在信息化的浪潮之外，還停留在打字、打印目錄等最基本的計算機操作上，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效和優(yōu)質(zhì)，所以人事檔案工作的信息化管理顯得尤其重要。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中，實現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案管理水平和效率。

加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，首先，要從全局高度深刻認(rèn)識加強學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的意義。其次，要整合學(xué)校人事檔案資源，分階段、分層次建立共享機制。各級主管部門要協(xié)調(diào)統(tǒng)一，針對學(xué)校人事檔案現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中存在的問題，調(diào)度技術(shù)力量進行系統(tǒng)研究，在認(rèn)真調(diào)查、充分聽取人事檔案工作第一線人員意見的基礎(chǔ)上，選擇一個能夠?qū)?yīng)本校人事檔案工作涉及的各項內(nèi)容的通用數(shù)據(jù)庫軟件。再次，要切實提高人事檔案工作隊伍的計算機應(yīng)用能力。

人事檔案管理工作是一項很重要的信息資源管理工程，人事檔案是知人用人的重要依據(jù)，是人才開發(fā)的重要信息源。各高校應(yīng)該下大力氣加強人事檔案的管理工作，建立健全人事檔案管理制度，提高人事膽敢管理人員素質(zhì)。

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