高校管理信息系統建設的推進策略研究

[摘要]高校管理信息系統的建設過程是一種創新擴散過程。系統的特征(相對優勢、相容性、復雜性、可試性、可觀察性)、管理者的參與度、合作公司與項目負責人的努力、系統建設的保障機制(組織結構特征、信息化建設氛圍、運維服務體系)等因素影響了高校管理信息系統的可擴散性。為確保系統建設的成功，在系統建設的規劃、分析、設計、實施的全過程，需針對以上各因素采取有效的推進策略。

[關鍵詞]高校管理信息系統；創新擴散；推進策略

[中圖分類號]G40-057 [文獻標識碼]A [論文編號]1009-8097(2011)06-0058-05

近年來，隨著高校數字化校園建設的推進，各高校先后建立了教務、學生、人事等一系列管理信息系統，這些系統作為高校管理信息化、現代化的重要手段，在促進高校轉變管理職能和工作作風，提高工作質量和上作效益等方面發揮了不可估量的作用。但是，在系統建設的實踐中，我們也發現，由于種種原因，系統的某些功能遲遲難以推廣應用，用戶對系統不滿意的現象仍然存在。管理信息系統建設的成功不在于技術，而在于績效，系統的使用率和用戶滿意度是衡量系統建設成功與否最重要的標準。依據傳播學的觀點，高校管理信息系統的建設可以被看作是一個綜合創新的擴散過程。本文擬基于創新擴散理論，分析影響高校管理信息系統創新擴散的主要因素，并探討促進創新擴散的有效策略。

一 高校管理信息系統建設與創新擴散

1 創新擴散

所謂創新，是被采用的個人或團體視為全新的一個方法、實踐或者物體。對于個體而言，一個方法客觀上是否真的是新的并不重要，重要的是個體是否認為這個方法新穎，這決定了他對一項創新的反應。擴散是一種特殊類型的傳播，它是創新通過一段時間，經由特定的渠道，在某一社會團體成員中傳播的過程，也是社會系統的結構和功能發生變化的過程。因此，創新擴散可以定義為一個新事物被個人或團體認識直至全部接受的過程，社會系統的結構和功能在此過程中也會相應發生變化。

2 高校管理信息系統建設是一種創新擴散過程

高校管理信息系統是高校在管理技術、管理思想、管理方法、業務流程、組織結構等方面創新的統一體，它的建設不僅會帶來高校管理手段的變化，而且會引發高校管理思想、管理方法的轉變，甚至會導致高校組織機構的變革和業務流程的重組。因此，高校管理信息系統建設是一種創新擴散的過程。

二 影響高校管理信息系統創新擴散的主要因素

創新擴散理論的創始人羅杰斯認為，一項創新的可采納性受創新自身的特征(相對優勢、相容性、復雜性、可實驗性、可觀察性)、創新一決策的類型(個人、集體、權威)、傳播渠道、社會系統性質、創新代理人的努力等因素的影響。關于創新擴散因素對ERP系統實施成功之研究表明，高級主管支持、教育訓練、系統相容性、相對利益、使用者參與五個因素對使用者滿意度有直接正向的影響關系：相對利益、使用者參與、系統復雜度三個因素對組織績效有直接正向的影n向關系。基于創新擴散理論的ERP應用實證研究表明，ERP卡H對優越性、ERP復雜性、高層管理者支持、實施顧問和競爭壓力是ERP關鍵用戶滿意度的關鍵影響因素：ERP相對優越性、企業復雜性和企業管理機制是ERP擴散深度的關鍵影響因素：ERP復雜性和高層管理者支持是ERP擴散廣度的關鍵影響因素。基于創新擴散和制度理論的中小企業ERP采納因素分析從個體、技術、組織和外部環境分析了影響中小企業ERP采納的豐要因素：CEO的創新性、ERP和組織相容性、信息化水平、企業規模、外部競爭、政府政策。綜合以上研究成果，結合高校管理信息系統建設的實踐，我們總結了影響高校管理信息系統創新擴散的主要因素，如圖1所示。

1 管理信息系統的特征

高校管理信息系統的相對優勢是指它與傳統的手工操作或與原有的管理信息系統相比所具有的優勢。系統的相對優勢越大，被采用的速度越快。高校管理信息系統的相容性主要是指它與現有的業務流程或管理者預期的業務流程的相容性，支持現有業務流程或業務流程變更；與原有的業務管理信息系統相容，能實現數據的準確遷移；與現有的其他業務管理信息系統相容，能實現數據的共享與交換：與管理者的需要相容，如組織機構變革、業務變更、規范業務流程、各部門的數據共享、方便靈活的數據查詢與報表統計等。系統的相容性越高，被采用的速度越快。高校管理信息系統的復雜性是指它被理解或被使用的難易程度。系統的復雜性越低，被采用的速度越快。高校管理信息系統的可試性是指在某些特定條件下它能夠被實驗的可能性。系統的可試性越高，被采納的可能性越大。高校管理信息系統的可觀察性是指管理者在多大程度上可以看到管理信息系統實施的結果。系統的可觀察性越高，被采納的可能性越大。

2 管理者的參與度

一個為用戶所接受、在實際工作中真正服務于用戶的管理信息系統，在建設過程中離不開用戶的全程參與，需要用戶與系統開發人員的真誠合作。在系統建設的過程中，不同層次的管理者承擔著不一樣的職責。對于高層管理者而言，面對系統建設帶來的管理方式、業務流程、組織結構等方面的變化，他需要綜合協調各部門的需求與步調，積極予以決策。對于中層管理者而言，他需要廣泛調動部門員工參與系統建設的積極性，綜合分析與思考系統建設的詳細需求。對于基層管理者而言，他需要參與系統建設的全過程，從系統的需求分析，到系統功能、數據庫、用戶界面的設計，再到系統的測試、試運行、使用培訓與全面推廣等。

3 合作公司與項目負責人的努力

當前高校的管理信息系統建設一般采用校方和相關公司合作的模式，合作公司的努力集中表現為合作公司對學校項目的重視程度，它受項目金額的大小、學校的聲譽、產品的市場潛力、長期合作關系等因素的影響。如果學校的項目被列為合作公司的重點項目，一般公司會在項目小組的組建、項目小組的技術和政策支持等方面為系統建設創造良好的環境。項目負責人是高校管理信息系統創新擴散的創新代理人。在系統建設過程中，公司方和校方都需指派一名項目負責人，公司方項目負責人負責主持項目建設的全過程，校方項目負責人協助公司方項目負責人在學校的工作。從某種意義上看，校方項目負責人承擔了公司方項目負責人在學校的創新代理人助理的角色。

4 系統建設的保障機制

高校管理信息系統建設的保障機制主要包括高校信息化建設的氛圍、高校的組織結構特征和系統運行維護服務體系三個方面。人人參與信息化建設、樂于接受信息化創新的積極氛圍有利于高校的管理信息系統建設。我國高校多年來采用“科層制”的組織形式，組織的集權化程度較高，各管理部門之間的交流較少，這與強調信息資源共享的管理信息系統有一定矛盾。高校是高級人才的聚集地，高校管理者中具有高級職稱、高學歷的人比比皆是，用戶能較快地適應系統的使用，同時對系統的功能與性能的要求也較高。高校擁有一整套的管理規章制度，但有法不依、執法不嚴的情況仍然存在。成熟的管理規章制度有利于系統的建設，管理的隨意性則會讓系統的實施遇到難以預期的問題。系統運行維護服務體系是系統正常運行的重要保障，主要包括運行管理和用戶服務兩條主線。結合高校的實踐，運行管理工作包括網絡與應用系統維護、安全管理、配置更新發布管理、機房管理以及內部培訓管理等，用戶服務包括為全校師生提供7×24小時的值班電話服務與自助服務、上門服務、技術支持、服務反饋跟蹤、師生信息化培訓等。

三 高校管理信息系統創新擴散的推進策略

有研究表明：70％的ERP項目沒有達到公司的既定目標，一個重要的原因是在ERP系統實施之前就已出現了一些重大的失誤。因此，為推進高校管理信息系統的順利實施并取得預期的效果，需在系統建設的全過程中采取有效的創新擴散推進策略，而非僅僅關注系統的實施階段。

1 系統規劃階段的推進策略

在系統規劃階段，高校根據自身的發展目標和管理信息化的發展遠景制定管理信息系統建設的整體計劃，包含管理信息系統的發展方向和目標、管理信息系統的IT方案、實施策略和計劃、預算等。參與此階段工作的主要是學校相關的中高層管理人員、業務骨干和信息化辦公室的系統分析員。

(1)加強與中高層管理人員、業務骨干的溝通，了解當前高校管理工作中存在的主要問題。

需求是創新的原動力，用戶對一項創新的采納往往起源于對創新的需求。一個有效的高校管理信息系統必須能解決當前高校管理工作中存在某些問題。如各部門數據不共享，數據重復錄入與維護，各部門數據不一致；大量的管理信息仍以紙質的形式存放，查詢統計不方便；業務管理不規范、業務流程不合理、規章制度執行力度有待加強等等。

(2)開展面向中高層管理人員的信息化管理培訓，贏得中高層管理人員對系統建設的支持。

高校管理信息系統的建設成功離不開中高層管理人員的支持。而向中高層管理人員的信息化管理培訓以提高中高層領導的信息化管理意識和信息化管理能力為目標，內容包括：結合各高校的發展目標和特色，闡明管理信息系統建設的目標和意義，重點突出其相對優勢；介紹高校管理信息系統建設的現狀，特別是同類型高校在管理信息系統建設方面的經驗與教訓；介紹高校管理信息系統建設的一般過程與步驟，闡明建設過程中管理人員、系統設計與開發人員的主要職責，使中高層領導對系統建設過程有一個總體的了解等等。培訓的形式可以是講座、討論、觀摩等。

(3)綜合評判，選擇專業的系統供應商和公司方負責人。

系統供應商選擇的正確與否直接關系到系統建設的成敗。有研究者從戰略、戰術和應用的時間段決策試點出發，構建了基于時間段決策試點的ERP軟件供應商的選擇模型。我們參考此模型，結合高校管理信息系統建設的三種情況，制定了如表1所示的高校管理信息系統供應商評估標準并應用于學校的系統建設實踐。其中，“完全開發+實施項目”是指市場中尚無類似的產品，需要系統供應商從零開始開發并實施的項目；“部分開發+實施項目”是指市場中已有類似的產品，需要供應商在自己已有產品的基礎上，根據學校的需求，新增或修改某些功能并實施的項目；“實施項目”是指市場上已有比較成熟的產品，且系統功能基本滿足學校需求，需要供應商在學校進行實施的項目，不排除存在少量二次開發的情況。在項目負責人方面，校方對公司方的項目負責人配備需要提一定的要求，如項目負責人必須有相關管理信息系統建設與實施經驗，具備良好的溝通、協調與管理能力，不可同時兼過多的項目建設等。

(4)選定校方項目負責人，充分發揮其協調監督作用。與公司方項目負責人相比，校方項目負責人對學校的相關業務和管理人員更加熟悉，與管理人員的溝通較為方便。與管理部門的業務人員相比，校方項目負責人具有一定的管理信息系統建設經驗，能更好地理解合作公司的技術語言。搭建業務部門與合作公司之間溝通的橋梁，協同雙方共同推進系統的建設，是校方項目負責人的主要工作。除此之外，校方項目負責人還需負責系統建設過程的跟蹤與監督，發現問題及時采取措施。對于校方項目負責人而言，贏得公司方和管理人員的信任至關重要。

2 系統分析與設計階段的推進策略

在系統分析與設計階段，項目組深入調研系統建設需求，形成系統需求說明書，構建系統功能模型、數據模型，開發系統原型。在此過程中，充分調動管理人員的積極性，邀請管理人員參與決策尤為重要。

(1)全員動員，消除管理人員對系統建設的疑慮。

通過與管理人員溝通，我們發現，其實許多基層管理人員已經意識到當前高校管理存在的諸多問題，也希望管理信息系統的建設能夠幫助他們解決這些問題，但是他們對系統的建設也存在一些疑慮。比如，系統建設會不會增加工作量：系統實施階段如果出問題，耽誤了業務怎么辦?系統數據的可信度如何?萬一由于別人工作的失誤導致我的工作出錯，該怎么辦?針對這些問題，一方面需要加強宣傳教育，重點突出管理信息系統的相對優勢，系統建設對高校發展的意義；另一方面需要有一些配套機制和制度的創新，比如明確系統建設過程中學校對管理人員的要求(如對需求分析的參與，數據的錄入與維護等)、建立相應的獎懲機制(如設定系統建設特殊共享獎，系統建設工作津貼)、明確數據維護職責以及責任追究機制等。除此之外，組織觀摩是消除基層管理人員對系統建設疑慮的有效途徑。學校可組織基層管理人員到系統建設成功的同類高校去參觀學習。通過觀摩系統，了解管理信息系統的相對優勢，增強系統建設的信心；通過座談，共同探討系統建設過程中出現的困難及解決辦法。由于類似工作崗位上的管理人員往往面臨相似的問題，對管理人員而言，其他高校管理人員的體驗對他們的創新采納更具影響力。

(2)分類指導，調動各類管理人員的系統建設積極性。

高校的管理人員根據其業務能力和對管理信息系統的態度，可分為四種(如圖2所示)。在高校管理信息系統的建設過程中，需對不同類型的管理人員進行分類指導。“業務能力強一歡迎管理信息系統”的管理者一般樂于在工作中使用管理信息系統，也愿意參加系統的建設過程。他們往往是高校管理信息系統創新的早期采納者，但是，他們對系統功能和性能的要求也較高。對于這類管理者，項目組應充分給予重視，挖掘他們的業務知識，并盡量滿足他們對系統功能和性能的要求，確保系統在這些人中的成功實施，為其他管理人員提供示范，凸顯高校管理系統創新的相對優勢，提高其可觀察性。“業務能力強一抵制管理信息系統”的管理者一般都是管理工作中的骨干，贏得他們的支持是高校管理信息系統創新擴散的關鍵。但由于他們對系統的建設存在一定的疑慮，在系統建設初期，參與系統建設的意愿不高，項目組應充分理解他們的疑慮，并盡一切可能地幫助他們消除這些疑慮。對于“業務能力弱－歡迎管理信息系統”的管理者，項目組可充分利用其對系統建設的積極性，幫助他們在熟悉系統的過程中，梳理業務流程和業務數據，提高業務能力。對于“業務能力弱－抵制管理信息系統”的管理者，項目組應加強對他們的培訓，從簡單的業務開始，逐步熟悉系統操作和業務流程，在改變其對管理信息系統態度的同時，提高其業務能力。另外，業務部門內部的創新代理人助手有利于促進系統的成功建設，“業務能力強一歡迎管理信息系統”的管理者是創新代理人助手的首選，如果沒有合適對象，可在系統建設過程中逐步培養。

(3)強調管理，淡化技術，增強反饋，邀請管理人員參與系統建設的決策。

管理人員是系統的主要使用者，也是系統建設的決策者之一。在高校管理系統的建設過程中，應以“管理”為本，淡化系統的技術色彩。在系統分析階段，認真聽取管理人員的業務描述，并用業務語言撰寫需求分析說明書。在系統數據建模階段，充分征求管理人員意見，并從全校的高度總體謀劃，力求避免數據的重復錄入，實現數據共享。在用戶界面設計階段，充分重視用戶操作的簡便性。在系統開發階段，采用原型法，充分征求管理人員意見，逐步完善系統功能。另外，可通過項目例會、項目周報等方式，建立項目組與管理人員的溝通機制，讓管理人員了解項目進展，從而更好地參與系統的建設。

3 系統實施階段的推進策略

(1)緊密結合業務進程，分模塊分步驟推進系統實施

高校的管理信息系統實施不是一蹴而就的，分模塊分步驟實施有助于提高高校管理信息系統創新的可試性和可觀察性。但是，高校的業務并非都是常規業務，有些業務一學期乃至一年才發生一次，系統的實施需緊扣業務進程，為業務運行提供支持。

(2)開展多層次、多形式的使用培訓，爭取實現全覆蓋

使用培訓是系統實施階段的重點工作。用戶只有充分了解系統，才能更好地使用系統。在培訓過程中，可針對不同類型的管理者，結合其業務工作進行培訓。對于中高層管理者，側重數據綜合查詢與統計的培訓，幫助他們方便地找到想要看到的數據與信息：對于基層管理者，側重相關業務處理操作的培訓，確保其了解相關管理工作的業務流程和操作方法。培訓的形式可以是一對多，也可以是一對一：培訓的時間盡量安排在管理人員相對空閑的時候。

(3)建立穩定的運維服務隊伍，完善運維服務體系

完善的運維服務體系是高校管理信息系統建設可持續發展的前提。高校管理信息系統運維體系的建設可在參考企業IT服務的相關經驗和標準的基礎上(如1TIL，Inform~ionTechnology Infrastructure Library，信息技術基礎架構庫)，結合高校自身的特點自行設計并予以落實。運維服務隊伍的穩定性是多年來一直困擾高校信息化的重大問題。高校應采取靈活的用人機制，為管理信息系統的運維服務人員提供廣闊的職業前景和優良的薪資待遇，確保隊伍的穩定性。

(4)及時建立或更新相關規章制度、政策，確保系統的順利實施

系統的順利實施除了技術問題，更多的還有管理問題。無論是業務流程的變化，還僅僅是管理模式的改變，都有可能需要對相關規章制度進行調整。高校管理信息系統的實施經常因為沒有及時的制度、政策配套而被迫擱置。這是系統實施過程中的重點，也是難點。高校的中高層領導必須在此充分發揮其協調、決策作用，及時為系統的順利實施掃清障礙，創造良好的制度與政策環境。

四 結束語

高校管理信息系統的建設是一種創新擴散過程。系統的特征、管理者的參與度、合作公司與項目負責人的努力、系統建設的保障機制等因素影響了高校管理信息系統的可擴散性。在系統建設的規劃、分析、設計與實施過程中，針對上述因素采取有效的推進策略，對提高高校管理信息系統的使用率和用戶滿意度，促進系統的創新擴散具有重要意義。