電子文件與檔案工作

摘 要:電子文件是檔案工作適應社會發展的必然趨勢，它能極大地提高檔案人員的工作效率，降低檔案保管成本，便于檔案的開發和利用。

關鍵詞:電子文檔 發展趨勢

中圖分類號:G23文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)02(c)-0252-01

電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件相比，電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數電子文件囿于傳統觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，容易產生畏難情緒。電子文件是檔案工作發展的趨勢，在規劃電子文件歸檔工作時，應從單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序。

1 電子文件對檔案業務管理工作的影響

(1)傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤、光盤上，并在磁盤、光盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享，這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度，是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次，而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性，如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形成移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應該包括文件的讀取軟件甚至操作系統。

(2)由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

(3)由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統，根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法全面得到法律保證，因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

2 文件電子化是檔案工作適應社會發展的必然趨勢

在哥倫比亞大學的電子文件研究項目中:“Electronic Record-Keeping System”與“Electronic RecordPreserving System”的含義是不同的，前者是指一種電子文件管理系統，它兼有文件和檔案雙重管理職能，后者則是指電子文件保管系統，主要履行保管職能。如果采用這一說法，電子文件管理系統實質上就等同于我們所說的電子文件文檔一體化管理系統。盡管目前電子文件的應用和管理還存在問題，但紙質文件向電子文件轉換，已經成為發展的趨勢。例如:2002年初，深圳市黨政機關電子公文交換系統正式開通;據《成都日報》報道，從2005年4月1日起，成都市政府及辦公廳通過市政府辦公資源網傳輸“紅頭文章”文件，不再下發紙質公文和接收下級單位上報的紙質請示性公文(密級公文除外);上海市政府從2007年10月起普遍下發電子公文;廣州市人民政府辦公廳出臺《廣州市電子公文和信息交換管理試行規定》，成為我國第一部關于電子公文管理的地方政府規章;國家檔案局制定出臺的《全國檔案信息化建設實施綱要》，把電子公文歸檔管理作為一項重要任務列入工作計劃。文件電子化是檔案工作適應社會發展的必然趨勢，它能極大地提高檔案人員的工作效率，降低檔案保管成本，便于檔案的開發和利用。但由于檔案信息電子化在我國起步晚，有許多技術和政策問題還需要進一步探索和解決，因此，有關部門應加強對檔案信息電子化問題的研究，確保其健康發展。

3 電子文件在檔案工作中存在的現狀

計算機文檔一體化管理是目前較為理想的電子文檔管理方式，但我國目前的計算機文檔一體化管理系統存在許多問題:第一，管理系統功能不一、模式不一，很多單位從本單位情況出發研制各自的文檔一體化管理系統，缺乏必要的統一技術指導，存在著各系統功能不一，模式不一的情況，這必將會影響全國性電子文件管理標準化的進程。第二，系統功能存在缺陷，由于保證電子文件真實性、完整性、可靠性的技術要求依舊未解決，很多電子文件的法律效力尚不明確，有些計算機文檔一體化系統在設計時就存在一些功能缺陷，如電子文件無紙化或只設計邏輯歸檔功能，這將給文件的法律效力、安全保管和合法存取的監控帶來難題，而一旦網絡受到病毒攻擊或因其它原因被毀壞，文件丟失難以避免。第三，投入較多。實現電子文檔一體化管理需要很多投入，包括設備、人員、技術力量等，目前我國很多單位還不具備這一條件，所以在很長時間內電子文件的管理將是多種形式并存。第四，隨著時間的推移，文件檔案電子化管理必將成為現實，但是在實現網絡信息暢通無阻的前提下，如何真正保證網絡上的文件與檔案信息的準確性及安全性又是一個亟待解決的問題。

4 電子文件在檔案工作的管理

自動化、無紙化電子文件辦公的出現，使檔案的生成方式也發生了根本性的變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等動作過程在計算機網絡系統中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的以磁盤為載體的電子檔案。檔案利用者所關注的是信息的內容和便捷的檔案利用形式，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地整理分類是檔案工作者義不容辭的責任。不失地提供有價值的檔案信息，必須有一個去粗取精、去偽存真的過程。只有機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、價值性，檔案利用者才能獲得更為完善的服務。

面對社會的飛速發展和大眾檔案意識的增強，我國檔案行政主管部門提出了新形勢下檔案保管和利用兩個體系的建設。要達到檔案工作的要求，全體檔案工作者要肩負起檔案為社會文化大發展大繁榮的重任，積極探索新形勢下檔案信息管理的新模式，充分利用現代科技成果，加快檔案信息電子化進程，在實際工作中不斷積累經驗，使檔案信息電子化水平逐步提高。

參考文獻

[1]李建榮.檔案信息電子化問題研究.辦公室業務.2010，6.