ERP環(huán)境下如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督

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近年來(lái)，ERP系統(tǒng)在中國(guó)石化逐步推廣上線，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的運(yùn)作更加流暢，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流和信息流的“三流合一”。但ERP在給企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)和會(huì)計(jì)工作帶來(lái)巨大變化的同時(shí)，也使會(huì)計(jì)監(jiān)督面臨很多挑戰(zhàn)。會(huì)計(jì)監(jiān)督如何適應(yīng)ERP上線后的新環(huán)境，是當(dāng)前應(yīng)該盡快研究解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)課題。

ERP上線后會(huì)計(jì)監(jiān)督面臨的挑戰(zhàn)

ERP系統(tǒng)上線之后，會(huì)計(jì)監(jiān)督的工作職能面臨一系列的新挑戰(zhàn)。

一是企業(yè)大量的業(yè)務(wù)活動(dòng)如生產(chǎn)、采購(gòu)、銷(xiāo)售、人力資源等產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證，直接由相應(yīng)的ERP業(yè)務(wù)模塊的最前端產(chǎn)生，財(cái)務(wù)人員已經(jīng)不再進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)錄入工作，而系統(tǒng)集成過(guò)來(lái)的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性，主要依賴于業(yè)務(wù)部門(mén)內(nèi)部的監(jiān)督和自律，因此，在采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售和人力資源管理等業(yè)務(wù)前端環(huán)節(jié)出現(xiàn)了會(huì)計(jì)監(jiān)督的缺位。

二是ERP系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化管理，而目前大多數(shù)企業(yè)采用的德國(guó)SAP公司開(kāi)發(fā)的R3系統(tǒng)，其各模塊設(shè)置極為明細(xì)化，大大增加了會(huì)計(jì)監(jiān)督難度。例如，ERP系統(tǒng)在物料管理方面設(shè)置了上萬(wàn)個(gè)甚至幾十萬(wàn)個(gè)物料號(hào)，會(huì)計(jì)科目方面的設(shè)置也是如此，不再設(shè)置總賬科目，而代之以各種業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的各種明細(xì)科目。如此一來(lái)，產(chǎn)生的憑證就比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算情況下多出了很多倍，會(huì)計(jì)憑證上的信息也多出很多，會(huì)計(jì)人員的稽核監(jiān)督工作難度較以往空前加大。

三是ERP是以業(yè)務(wù)流程管理為核心的管理信息系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)上線后，出現(xiàn)了一系列全新的業(yè)務(wù)操作流程，財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)充分融合，原有的會(huì)計(jì)控制機(jī)制面臨著必須重新設(shè)定和優(yōu)化的迫切需要。

四是ERP系統(tǒng)各模塊的復(fù)雜性和專(zhuān)業(yè)性對(duì)會(huì)計(jì)監(jiān)督提出了更高的要求。ERP系統(tǒng)環(huán)境下，各部門(mén)的業(yè)務(wù)劃分為不同的模塊，甚至同一部門(mén)的不同業(yè)務(wù)也可能劃分成不同模塊，例如財(cái)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)就劃分成財(cái)務(wù)管理（FI）、成本管理（CO）、預(yù)算管理（FM）、資金管理（TR）等模塊，各個(gè)模塊具有很強(qiáng)的復(fù)雜性和專(zhuān)業(yè)性，使傳統(tǒng)的監(jiān)督方法和崗位設(shè)置面臨著挑戰(zhàn)。

ERP環(huán)境下如何適應(yīng)會(huì)計(jì)監(jiān)督職能的新變化

企業(yè)會(huì)計(jì)監(jiān)督要適應(yīng)ERP環(huán)境的新情況，有效發(fā)揮其職能，主要應(yīng)著力從以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變：

1.實(shí)現(xiàn)職能管理向流程管理的轉(zhuǎn)換，拓寬監(jiān)督責(zé)任鏈條。一是要建立完善業(yè)務(wù)流程信息管理責(zé)任體系。對(duì)分散在各業(yè)務(wù)流程上的會(huì)計(jì)信息相關(guān)崗位，要進(jìn)一步明細(xì)各流程步驟、具體業(yè)務(wù)處理、監(jiān)督復(fù)核的職責(zé)劃分，強(qiáng)化不相容崗位對(duì)會(huì)計(jì)信息的有效牽制和事前控制，強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)信息的監(jiān)督管理。二是打破部門(mén)負(fù)責(zé)的管理體制，構(gòu)建適應(yīng)流程管理需要的運(yùn)行機(jī)制。業(yè)務(wù)流程上的會(huì)計(jì)信息相關(guān)的崗位，都應(yīng)納入財(cái)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)考核，并通過(guò)完善會(huì)計(jì)信息責(zé)任追究機(jī)制、部門(mén)溝通機(jī)制、日常協(xié)調(diào)機(jī)制，突出財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量管理與監(jiān)督的總管職能。

2.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門(mén)從事中、事后稽核到事前控制與監(jiān)督的角色轉(zhuǎn)換。在ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)工作應(yīng)延伸到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)角落，財(cái)務(wù)部門(mén)不能只是參與其中的某一環(huán)節(jié)或被動(dòng)地在事情發(fā)生之后記一個(gè)賬，而是應(yīng)全面、全過(guò)程參與和引導(dǎo)企業(yè)各類(lèi)決策，參與企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理策略的制定、執(zhí)行、跟蹤和評(píng)估。財(cái)務(wù)部門(mén)可以通過(guò)ERP系統(tǒng)的計(jì)劃管理功能對(duì)企業(yè)各項(xiàng)資源進(jìn)行整合，預(yù)測(cè)和控制企業(yè)的供應(yīng)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、成本和費(fèi)用?？筛鶕?jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的信息和自己收集的數(shù)據(jù)，運(yùn)用ERP系統(tǒng)中管理會(huì)計(jì)功能如盈虧平衡分析、獲利能力分析、投資回報(bào)分析等，結(jié)合各種影響變化因素及其發(fā)生概率，在事前做出準(zhǔn)確合理的預(yù)測(cè)，提高經(jīng)營(yíng)管理的直觀性和科學(xué)性，提高財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的控制和監(jiān)督能力。

3.建立財(cái)務(wù)部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)之間的業(yè)務(wù)操作管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)監(jiān)督。在ERP環(huán)境下，原始會(huì)計(jì)資料由業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核、確認(rèn)、計(jì)量，并登錄ERP系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。在操作完成的瞬間，這些信息就會(huì)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)集成到財(cái)務(wù)模塊，自動(dòng)完成財(cái)務(wù)賬簿登記。由于會(huì)計(jì)監(jiān)督與會(huì)計(jì)核算密切相關(guān)，核算的內(nèi)容就是監(jiān)督的內(nèi)容，核算的過(guò)程就是監(jiān)督的過(guò)程，會(huì)計(jì)監(jiān)督也應(yīng)隨核算工作的轉(zhuǎn)移相應(yīng)前移到業(yè)務(wù)部門(mén)，建立相關(guān)的操作管理機(jī)制，從源頭上控制會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。財(cái)務(wù)部門(mén)一方面應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)原始會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、合法性、合理性與完整性進(jìn)行審核，另一方面應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)錄入ERP系統(tǒng)的信息和形成的結(jié)果進(jìn)行審核，對(duì)業(yè)務(wù)操作制度進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)，對(duì)業(yè)務(wù)操作過(guò)程的合規(guī)性、正確性、及時(shí)性進(jìn)行監(jiān)督并提供咨詢和指導(dǎo)。同時(shí)要建立財(cái)務(wù)部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)的信息交流管理制度，實(shí)現(xiàn)前端業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)監(jiān)督。

4.調(diào)整崗位及職責(zé)，增強(qiáng)監(jiān)督力量。在ERP環(huán)境下，財(cái)務(wù)部門(mén)的核算工作減少了，而對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)監(jiān)督的工作增加了。因此，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)原有崗位及職責(zé)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，減少核算型崗位，增加或加強(qiáng)管理型崗位。財(cái)務(wù)部門(mén)的崗位可以劃分為會(huì)計(jì)主管、信息收集輸入、信息稽核、報(bào)表管理、信息分析、出納、檔案管理、系統(tǒng)維護(hù)等。其中信息稽核崗位又可分為財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部輸入信息稽核與對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)輸入信息稽核，以適應(yīng)新前端稽核需要。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)其他業(yè)務(wù)模塊的學(xué)習(xí)了解，增強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的力量。

5．建立適應(yīng)ERP系統(tǒng)要求的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理制度。除執(zhí)行傳統(tǒng)會(huì)計(jì)中各項(xiàng)有效的賬務(wù)處理制度外，還要制定適合ERP系統(tǒng)運(yùn)行的制度，這些制度的適用范圍包括財(cái)務(wù)模塊和其他業(yè)務(wù)模塊。比如月末結(jié)賬規(guī)定，其中包括各模塊業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)和截止時(shí)間，各單位、各部門(mén)之間互供公用工程、勞務(wù)費(fèi)結(jié)轉(zhuǎn)的截止時(shí)間，成本費(fèi)用分?jǐn)偝绦蜻\(yùn)行時(shí)間，數(shù)據(jù)抽取和編制報(bào)表時(shí)間等。與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作一樣，ERP環(huán)境下企業(yè)同樣要建立不兼容職務(wù)相互分離控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、預(yù)算控制、財(cái)產(chǎn)保全控制、風(fēng)險(xiǎn)控制、內(nèi)部報(bào)告控制等，還應(yīng)建立職務(wù)輪換制度。

6、充分運(yùn)用信息手段對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。首先，要在系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中設(shè)置控制點(diǎn)，建立控制標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益有重大影響的環(huán)節(jié)，由財(cái)務(wù)部門(mén)在ERP系統(tǒng)信息流程中，對(duì)這些環(huán)節(jié)設(shè)置控制點(diǎn)，運(yùn)用技術(shù)手段在控制點(diǎn)設(shè)定合理標(biāo)準(zhǔn)，由系統(tǒng)自動(dòng)把關(guān)，對(duì)符合標(biāo)準(zhǔn)的信息系統(tǒng)自動(dòng)確認(rèn)，予以通過(guò)；對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的信息，根據(jù)其與標(biāo)準(zhǔn)的差異程度發(fā)出不同級(jí)別的報(bào)警信號(hào)或不予通過(guò)。采購(gòu)與銷(xiāo)售應(yīng)是財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)監(jiān)控的兩個(gè)環(huán)節(jié)。在采購(gòu)環(huán)節(jié)，可以設(shè)置招投標(biāo)確認(rèn)項(xiàng)，由財(cái)務(wù)部門(mén)控制。在銷(xiāo)售環(huán)節(jié)，設(shè)置價(jià)格確認(rèn)項(xiàng)和客戶信用額度確認(rèn)項(xiàng)，由財(cái)務(wù)部門(mén)控制。其次，應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)定預(yù)算指標(biāo)控制，將企業(yè)的整體目標(biāo)分解為具體的控制項(xiàng)目和明確的控制標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)到相應(yīng)的責(zé)任單位或責(zé)任人，并量化置入ERP系統(tǒng)。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將實(shí)際發(fā)生情況與預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行比較，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生額偏離預(yù)算指標(biāo)的項(xiàng)目發(fā)出報(bào)警、不予通過(guò)或提請(qǐng)有關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策，從而起到會(huì)計(jì)監(jiān)督作用。