淺談建設項目聲像檔案的歸檔整理

黃 駿

（廣州市第二建筑工程有限公司，廣東 廣州 510045）

在不斷變化的城市建設中，加強建設項目聲像檔案的歸檔工作是非常重要的，因為它是建設企業檔案基礎工作的重要組成部分。建設項目聲像檔案是指在工程建設施工、管理活動中直接形成的底片、照片、錄像等以影像為主要反映方式，輔以文字說明的有保存價值的歷史記錄。

要搞好企業的檔案工作就要切實加強建設工程聲像檔案工作的領導和指導工作，實行“誰主辦、誰負責”收集整理的原則，依據聲像檔案編制規范要求，由實施部門制定編制計劃，在建設項目正式施工前應明確聲像檔案責任人及審核、指導部門，并配備必要的攝錄、影像器材設施，確保聲像資料的收集整理及時、完整、準確。

1 建設項目聲像檔案的歸檔范圍

1.1 工程施工情況

（1）工程施工前場地的全貌的照片。

（2）工程開工、竣工儀式照片。

（3）工程各個分部工程及重要子分部工程的照片。

（4）施工過程中關鍵工序、特殊工序和重要部位隱蔽工程的照片。

（5）重要設備安裝、新結構、新技術、新工藝、新材料等施工方法的照片。

（6）工程竣工后的建筑物全貌的照片。

1.2 召開重要會議

如圖紙會審、ISO內審、外審及其他對工程有重大意義或起轉折、關鍵作用會議的照片。

1.3 建立健全檔案

反映工程項目建設期間，上級領導、建設單位、施工單位、兄弟單位主要負責人，以及專家、學者研究、視察、參觀、檢察工作等重要活動內容的照片檔案。

2 建設項目聲像檔案的歸檔要求

2.1 總體要求

移交歸檔的聲像檔案資料，要能真實反映工程面貌和建設情況，必備內容應齊全；要按有關要求整理立卷。

2.2 照片檔案的歸檔要求

（1）照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。

（2）照片的總數量視工程實際情況而定，一般不少于30張。

（3）以傳統感光材料載體的照片需報送底片、照片，底片與照片的影像應一致；對無底片的照片應制作翻拍底片；對無照片的底片應制作照片。

（4）使用數碼相機拍攝的，其影像不能進行后期加工，光學分辨率不得低于500萬有效像素（不允許插值），數碼照片規格為4R或以上，并刻錄成一張光盤。

（5）每張照片必須附有底片和文字說明。

（6）每一組照片要編寫總說明。

（7）沒有文字說明的聲像檔案資料為未合格資料，相關部門必須完善后才能移交。

2.3 錄像檔案的歸檔要求

（1）錄像檔案資料應當使用DV攝像機或比DV攝像機拍攝效果更好的機器拍攝。

（2）主題明確、內容連貫簡潔、圖像穩定、畫面清晰、色彩真實。

（3）需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、建筑特色等。

3 建設項目聲像檔案的整理

3.1 底片（負片）的整理

（1）底片的編號。按底片形成時間的先后順序編號入底片冊，一本底片冊為一卷，底片在每個卷內編一個流水號，裝滿后換冊，底片不需分類，也不需另外制作目錄。

（2）底片編號方法（照片編號形式一樣）。

（3）底片冊的編號方法（像簿的編號形式一樣）。

（4）大張的底片一般應盡量裝入特制的底片冊內，對無法裝入冊的大底片要單獨存放，并在對應年度的底片冊內留編一個底片號，注明是“大底片”。

每一張底片裝入冊時要及時地編一個底片號，同時將底片號完整的寫在底片袋上及底片冊對應的位置。

3.2 照片（正片）的整理

（1）照片的分類。照片（正片）按“內容——年度”分類方法歸檔，同一類內容的照片以組為單位按時間先后順序裝入像簿內，不同類內容的照片不能組合在一冊內，同一年度的照片應盡量放在同一像簿內。

（2）照片的入冊。照片冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。

（3）照片的說明。冊內每張照片背面必須印上相應的照片號，并按冊內標簽的格式，填寫分說明。分說明包括：工程及部位名稱、景物內容名稱、主要人物姓名、拍攝時間、拍攝人等。

照片冊內的每一組照片要編寫總說明，將該片反映的時間、地點、人物、主要內容；該組照片、底片的起止張號等概括寫成一個簡介。總說明放在該組照片的前面，單獨占一張照片的位置。

（4）目錄的編制。依據照片分說明打印出照片檔案的卷內目錄（底片目錄已包含其中），“卷內目錄”以照片自然張為編目單位，填寫相應內容，每組照片均要一個通欄標題（內容可以是總說明），占一個空行，一式兩份，一份裝訂在像簿內前面，一份與照片檔案案卷目錄一起裝訂成檢索目錄。

4 結束語

我們要提高建設項目聲像檔案的整理和收集質量，就應結合公司的實際情況，按要求編制好建設項目的聲像檔案，為企業的發展出一份力。