淺談燕山水庫工程檔案管理

方 俊

淺談燕山水庫工程檔案管理

方 俊

燕山水庫位于淮河流域沙潁河主要支流澧河上游干江河上，壩址位于葉縣保安鎮(zhèn)楊灣村老官寨水文站下游1.6km處，設計總庫容9.25億m3，屬大（Ⅱ）型水利工程，工程等級為二等。水庫主要永久建筑物為大壩、溢洪道、泄洪（導流）洞、輸水洞，另外在輸水洞后還有一座小型水電站，主要建筑物工程等級為2級，電站及其他建筑物按3級設計。水庫洪水標準為500年一遇洪水設計，5000年一遇洪水校核，控制流域面積1169km2。根據流域規(guī)劃的要求，燕山水庫建成后，將以防洪為主，結合供水、灌溉，兼顧發(fā)電等綜合利用，批復工程總投資214123萬元。

燕山水庫建設管理局（下簡稱“建管局”）自2004年8月成立伊始，就把檔案管理作為工程建設與管理工作的一項重要內容來抓，夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，成效明顯。燕山水庫工程檔案收集齊全，整理較為規(guī)范，達到完整、準確、系統(tǒng)的要求，且在工程建設過程中發(fā)揮了良好作用，于2009年12月3～4日通過了水利部辦公廳組織的檔案專項驗收，經綜合考核評議達到優(yōu)良等級。回顧燕山水庫工程的檔案管理工作，筆者有如下體會。

一、加強檔案管理網絡建設是做

好檔案管理工作的基礎

建管局成立之初，即成立了工程檔案管理工作領導小組，并把該項工作列入全局的長期規(guī)劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案管理工作作為工程建設管理的一項重要的內容納入年度目標，與建設管理其他工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業(yè)素質的工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室齊抓共管的四級檔案管理網絡。

為切實做好工程建設過程的檔案資料收集及管理工作，通過招投標選定監(jiān)理、施工承包人等各單位之后，建管局即要求各參建單位以文件形式明確檔案管理負責人及直接責任人，建立檔案管理崗位職責及工作制度，明確相關部門、人員的崗位職責，統(tǒng)籌安排檔案工作經費,確保水利工程檔案管理工作的正常開展。

二、加強制度建設、規(guī)范檔案管理是提升檔案管理質量的有力保障

為進一步加強檔案管理制度建設，規(guī)范工程檔案管理，建管局組織相關人員編制了《河南省燕山水庫樞紐工程檔案資料管理辦法匯編》，明確了檔案工作職責和任務，以及歸檔范圍及整理要求，使各參建單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和相應的考核、獎懲制度，并納入工程建設管理的崗位責任制，充分發(fā)揮和調動了檔案工作人員的積極性。

為規(guī)范檔案管理，提高工程檔案管理質量，建管局先后組織開發(fā)研制了《河南省燕山水庫質量管理系統(tǒng)》和《河南省燕山水庫項目建設管理信息系統(tǒng)》，錄入工程建設全過程建設管理信息。為方便查詢，對于各種紙張、照片、膠片、錄音、聲像等文件材料，建管局檔案管理人員均建立了電子目錄，并將所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使建管局的檔案管理逐步走上了規(guī)范化、科學化軌道。

三、措施得力、加強監(jiān)控是確保檔案質量的前提

工程檔案的收集、整理和整編是一項復雜而艱辛的工作，它貫穿于工程建設的全過程。為切實做好該項工作，建管局與各參建單位在簽訂有關合同、協(xié)議時，即對燕山水庫工程檔案的收集、整理、移交等提出明確的要求，并以文件的形式將《河南省燕山水庫樞紐工程檔案資料管理辦法匯編》、《水利工程建設項目檔案管理規(guī)定》等下發(fā)給各參建單位，要求其嚴格執(zhí)行。

按照建管局制定的《河南省燕山水庫質量巡查制度》要求，建管局每月組織一次質量巡查活動，監(jiān)理、設計以及各施工承包人的內業(yè)資料和檔案收集工作是巡查的一項重要內容，發(fā)現問題立即進行通報并要求限期整改，對各參建單位的歸檔工作實施過程監(jiān)督、檢查和指導。在單位工程驗收、階段驗收前，對于各參建單位的檔案收集與整理，建管局組織進行專項檢查，檔案收集、整編未達到要求的不予驗收。

四、提高管理人才素質是確保檔案管理規(guī)范、科學的有力支撐

為進一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學化管理水平，建管局檔案人員多次參加了水利部、河南省水利廳等舉辦的檔案管理培訓班，購買了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務知識匯編》、《歸檔文件整理規(guī)則匯編》等重要工具書，為檔案工作的開展提供了科學依據。

為提高各參建單位檔案管理人員業(yè)務水平，建管局檔案管理人員多次組織參建單位檔案管理人員召開工程建設檔案工作會議，認真學習、討論相關規(guī)章制度、法律法規(guī)、技術文件，切實提高檔案管理人員業(yè)務素質。

五、水利工程建設期間檔案管理工作的建議

1.加大培訓力度，提高管理水平

工程建設管理單位以及各參建單位均為臨時組建單位，檔案管理人員多為工程專業(yè)技術人員，業(yè)務水平參差不齊，建議進一步加大培訓力度，要求各參建單位檔案管理人員持證上崗，切實提高工程建設檔案管理工作水平。

2.加大投入，進一步推進信息化管理

隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高。建管局建立了燕山水庫局域網，切實加強了各單位網上交流與溝通，促進了檔案管理工作的開展，因此，加大投入，強化信息化管理是非常關鍵的措施

河南省燕山水庫建設管理局 467200）