芻議煤炭企業檔案信息資源開發

文/劉冬蕾

芻議煤炭企業檔案信息資源開發

文/劉冬蕾

煤炭企業檔案作為整個檔案系統的一個重要組成部分，有著極為豐富的內容，在技術、人事、煤炭企業文化等方面有著很大的開發利用價值，煤炭企業檔案管理部門只有不斷深化對檔案信息資源的開發，發揮檔案信息的多種用途，才能滿足煤炭企業對檔案的利用需求。

一、煤炭企業檔案信息資源開發的重要性

煤炭企業檔案工作是一項基礎性的工作，記載煤炭企業變化的歷史，意義十分重大。

1.效益功能

煤炭企業的檔案信息大多以生產、建設為主，尤其是煤炭企業的地質資料部分都是一種十分珍貴的資源。通化礦區從光緒元年發現煤炭開始，已有一個多世紀的歷史，經過建國后60多年的開采，資源已近枯竭。因此，對通化礦區的現有資源和周邊地區進行探底、摸邊、找盲，是擴充資源、延長現有礦井服務年限的最直接、最有效的途徑。所以，充分發揮地質資料的作用，組織專業技術人員對礦區的資源儲量進行深入的研究。

2.服務功能

改革開放后，國有煤炭企業大多經歷了較大的體制變革，或破產，或改制，或重組，職工身份有了很大變化。以通化礦業集團為例，改制前全部職工近4萬人，經過破產改制，目前只有1.2萬多人。改制以來，通礦集團檔案館接待破產改制職工每年多達近千人，為許多職工辦理個人退休原始檔案及身份確認提供了大量服務。此外，在土地范圍界定、建設檔案查閱以及地方各個部門的數據查找上也做了大量工作。

3.教育功能

煤炭企業檔案中的豐富內容，不僅具有很大的經濟價值，而且還具有育人作用。近些年來，通化礦業集團利用館藏資料，先后編寫了《通化礦區工會六十年》《通化礦務局局志》《通化礦區編年紀事》等重要著作，完整地記錄了礦區60多年的發展歷史，對廣大干部職工起到了重要的教育作用，也留下了寶貴的精神和文化財富。因此，注重發掘煤炭企業檔案的教育功能，對于加強煤炭企業文化教育，也有著極為重要的作用。

二、開發煤炭企業檔案信息資源的主要途徑

鑒于煤炭企業檔案的重要意義，作為煤炭企業領導，一定要重視煤炭企業檔案的利用和開發，不斷挖掘煤炭企業檔案的價值與功能。

1.加強煤炭企業檔案館建設

煤炭企業領導一定要高度重視檔案館建設，加強編制設置，保證人員數量，不斷強化煤炭企業檔案工作。當前，要加大檔案館工作人員的培養，更新知識，提高素質，努力培養一支過硬的檔案工作隊伍。特別是在煤炭企業體制改革中，檔案館工作只能加強，不能削弱，做到機構健全、人員充足。

2.加快檔案館電子信息化建設

在以網絡技術為核心的信息技術背景下，煤炭企業檔案管理要盡快從傳統的工作模式下解放出來，充分采用信息技術，提升工作手段。煤炭企業檔案管理要適應電子信息化的發展，加快電子檔案建設，在檔案管理上實現管理自動化，實現更加高效優質服務。

3.拓寬煤炭企業檔案服務功能

目前，煤炭企業檔案在服務上還比較單一，檔案資料的價值還沒有得到較大的利用。因此，檔案工作一定要跳出簡單的工作模式，建立專題數據庫、大事記數據庫、專家數據庫、文件目錄數據庫等，加大檔案信息資源開發，全方位拓寬檔案信息資源的價值，使其更好地為煤炭企業發展服務。

三、加快推進檔案信息化建設

煤炭企業檔案工作要朝著信息傳遞網絡化、檢索智能化方向發展，使檔案信息化管理系統成為提高煤炭企業檔案管理水平的有效突破點，努力推進煤炭企業檔案信息化建設工作的開展。

1.宣傳煤炭企業檔案的獨特作用

檔案信息在實施煤炭企業目標管理中不僅能起到參與、溝通和借鑒作用，而且還具有分析、對比、協調等諸多功能。充分利用和發揮檔案獨有的優勢和作用，既能保證計劃目標與具體操作方案及其實施效果的一致，還能及時發現目標的偏差，調整資源配置和行動部署，把走偏的管理活動導向正軌，從而達到提高管理整體績效的目的，促進煤炭企業目標的實現。

2.加強與文秘部門的緊密聯系

文秘工作是檔案工作的前提和基礎，從系統工程和全面質量管理的角度看，只有保證文秘工作各環節的工作質量才能保證檔案質量。當前，文件的形成(外來文件的登記)、分發、歸檔以及分類、組卷、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統。這樣，文書處理和檔案管理自然地成為一個連續的過程。文書處理工作質量的好壞，直接影響檔案整理工作。因此，必須攜手文秘部門對電子文件的形成、收集積累、鑒定、整理、歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理、開發利用等，實行全過程管理，以確保電子文件至電子檔案管理工作的連續性。

3.爭取煤炭企業領導對檔案工作的支持

當前，各種業務交流成為一種提高業務技能的重要形式。煤炭企業應撥出一定經費，有計劃地安排檔案人員外出學習，加強與其他企業的交流，借鑒他人的檔案管理先進經驗，豐富和發展自我。另外，應根據檔案信息化建設的需要，在堅持文檔一體化原則的基礎上，把檔案信息化納入辦公自動化的總體布局，把電子文件歸檔和電子檔案管理作為檔案信息化工作的重點，推進煤炭企業檔案管理與煤炭企業信息化建設同步進行。充分利用計算機技術和網絡技術，進一步提高檔案管理現代化水平，使國有煤炭企業之間、國有煤炭企業與外企之間的接觸更多、更便捷，為煤炭企業提供更加優質、高效的服務。

通化礦業集團公司）

張鑫）