醫院檔案管理的現狀及對策

李 萍

（南京市第二醫院，江蘇南京 210003）

胡錦濤同志從黨和國家事業發展的戰略高度充分肯定了檔案工作的重要地位、重要使命和重要意義，他指出：檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據，是黨和國家事業發展不可缺少的方面。醫院檔案事業是一項典型的“功在當代，利在千秋”的可持續性發展的事業[1]。

醫院檔案管理是醫院管理工作的一個重要組成部分，醫院檔案是提高醫療技術、開展科研教學的重要參考資料和醫院發展的寶貴歷史資料。隨著我國醫療衛生改革的不斷深入，醫療單位特別是公立醫院受到了前所未有的沖擊，如：國有非營利性的事業單位性質與市場經濟下的企業管理模式的調適；全民公益性的醫療服務與患者以消費者身份出現的醫患矛盾；傳統醫療方法與先進科技手段的應用等，這些為醫院檔案工作提供了新的內容，增加了新的種類，提出了新的挑戰。因此，準確把握醫院發展的特點，做好醫院檔案管理工作，使之更好地為臨床醫療和醫院管理以及社會服務，是我們目前所要面臨的新任務、新課題[2]。

1 當前醫院檔案管理的現狀

1.1 檔案管理意識淡薄

對檔案管理方面的認識較淡薄，有些醫院領導認為醫院的中心工作主要是醫療、科研，醫院管理的重點是提高醫療技術水平，而檔案不直接產生經濟效益。因此，對檔案工作重視不夠，在檔案工作上舍不得投入，忽略了醫院發展的連續性和歷史資料的完整性，導致檔案利用率不高。此外，有的醫院工作人員往往忙于繁重的醫務工作，對于工作中涉及的諸多內容沒有認真記錄、積累。同時，缺乏檔案保存的觀念，認識不到檔案工作的重要性，認為檔案管理工作無足輕重，做好檔案工作是檔案員的本職工作，與自己無關。還有的部門從自身工作方便的角度考慮，不愿把文件資料移交檔案室保存，嚴重影響了檔案的查找和利用。

1.2 檔案管理隊伍不穩定

目前醫院的檔案人員兼多職于一身，沒有足夠的時間從事檔案管理工作，很多人原來不是學習檔案管理專業，而是從行政、護理、醫療等部門調過來的，造成檔案管理人員隊伍專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為檔案專業人員較少、專業知識老化、知識面較窄、缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和知識技能，因而影響了檔案工作效率和質量。在醫院人才培養中，多數醫院一般重視醫療、科研人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高未納入計劃中，檔案管理人員平時進修學習的機會較少，缺乏系統的檔案知識培訓，管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力，使醫院檔案工作處于應付和被動狀態。

1.3 檔案管理缺乏現代化手段

近年來，隨著科學技術的進步，計算機、網絡技術廣泛應用于醫院管理中，電子檔案應運而生。檔案人員對電子檔案的存貯管理、信息安全、計算機病毒防治技術等缺乏足夠的應付能力。計算機在檔案管理中的開發較其他領域仍有很大的差異。目前，一部分醫院檔案管理僅限于將計算機作為檢索工作來使用，計算機的許多功能和特點均未被充分開發和利用，比如極大的數據貯存量、運算速度以及相當靈敏的識別能力等，這實際上也是一種資源的浪費。因此，開發醫院檔案管理的系統軟件，拓展計算機在檔案管理方面的應用范圍，已迫在眉睫。

2 加強醫院檔案管理的措施及對策

2.1 增強全員檔案管理意識

首先，領導重視是提高醫院檔案管理水平的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。堅持四個“不忘”：制訂工作計劃時不忘檔案工作，檢查工作時不忘檔案工作，總結工作時不忘檔案工作，安排財務經費時不忘檔案工作。其次，長期不懈地抓《檔案法》的宣傳教育。《檔案法》是做好醫院檔案管理工作的法律依據和保證。提高全員對檔案工作的法制意識，方法采取多樣：①利用院內培訓、業務學習時間集中學習；②邀請專家舉辦講座，進行現場指導；③利用黑板報、櫥窗形式宣傳《檔案法》，印發宣傳資料，科室學習，進一步提高全體工作人員的檔案法制意識，使醫院領導、全院職工充分認識到檔案的重要性，認識到檔案管理工作是一項基礎性的管理工作，每個人都有義務保護好醫院的檔案，自覺參與檔案的管理。從根本上改變檔案工作可有可無、質量優劣無關大局的認識，使之更好地服務于醫院建設和發展[3-4]。

2.2 創新檔案管理理念

管理創新是知識經濟和信息時代對檔案工作的要求，檔案管理部門要有創新意識，解放思想，不僅要具有先進的管理理念，而且要將專業檔案知識和最新理念融合在一起，做好領導的參謀助手。在思維觀念上，要克服“為檔案而做檔案”的封閉思想，改變過去“等、靠、要”的傳統工作模式，打破過去重管輕用的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉變，由被動管理向主動管理轉變，拓寬檔案工作的服務面，密切關注醫院建設發展大局，主動參與服務醫院中心工作，做到醫院中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，以工作上的“有為”提升檔案工作的“有位”，確保將相關檔案收集好、保管好、利用好，為醫院創造良好的社會效益和經濟效益[5]。

2.3 建設高素質的檔案管理隊伍

時代在不斷前進，知識也需要不斷地更新和充實。隨著醫療衛生體制改革的不斷深入，新的行業和領域不斷形成，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，這些都對檔案人員的素質建設提出越來越高的要求。現代化管理需要的是既熟悉檔案業務、又掌握現代知識的復合型人才。檔案工作者應具備較高的思想政治素質和職業道德水準，要有敬業精神、創新意識和嚴謹的工作作風，平時注重技能培訓，加強對檔案法規、檔案管理、信息管理等專業知識的學習；工作中注意搜集和整理醫院檔案科學研究經驗資料，提高檔案管理水平。此外，在醫院人才培養中，要堅持以人為本的原則，將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，重視對專、兼職檔案員隊伍的培養和培訓，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高業務水平，建立檔案管理人才梯隊，最大限度地實現醫院檔案隊伍素質的整體提高[6]。

2.4 健全醫院檔案管理機制

建立科學的檔案管理體系，形成由分管領導監督指導，院辦主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級管理網絡，有利于組織監督各部門的檔案工作，解決人員、經費、設備等問題。此外，進一步完善檔案管理制度，醫院檔案管理涉及檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、統計、檢索與提供利用等內容，其中檔案收集工作是起點，是檔案管理的基礎，由于醫院檔案工作具有種類多、部門分散、專業性強等特點，因此，健全檔案收集制度尤為重要。檔案部門應根據醫院發展趨勢，對進檔材料應從手續是否完備、表述是否準確、觀點是否明確等方面嚴格把關，認真鑒別、科學歸檔。加強與相關部門和個人的聯系，注意收集對醫院發展有潛在價值的文件材料，一旦發現遺失，及時查找補救，確保檔案信息的齊全、完整。

2.5 實現醫院檔案信息化管理

引進現代化的管理技術和設備，利用計算機進行信息管理。醫院檔案部門應從實際情況出發，創造條件，力爭采用計算機為管理工具，建立局域網，將文書、人事、圖書、設備、科研檔案納入其中，擴建成為醫院檔案信息中心，并在中心網絡平臺上編制與之配套的檔案管理的自動化軟件，形成醫院檔案信息管理網絡。大大提高辦公效率，方便有關人員閱讀，實現檔案資料在線利用，在完善保密條件的前提下，利用網絡技術，實現資源共享，同時有一整套安全可靠的檢索系統，方便利用者及時、快捷查找，閱讀所需檔案資料。在局域網內構建平穩高效的檔案信息傳輸平臺，實現檔案信息、圖書資料的一體化管理。計算機網絡的發展給檔案管理提供了新的廣闊的發展平臺，復雜而繁瑣的人工式的檔案管理工作被科學的檔案管理系統所取代。醫院檔案管理的現代化已成為必然的發展趨勢。

2.6 重視醫院檔案的開發和利用

檔案管理的最終目的就是開發利用，檔案部門要樹立服務意識，緊緊圍繞醫院中心開展工作，參與醫院各項重大活動，如院慶、院史館的籌建、大型學術活動、義診活動、突發性公共衛生活動等，運用多種形式和載體做好檔案業務工作，積極拓展醫院檔案服務領域，更好地為臨床、醫療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，使檔案編研工作與醫院醫學、科研、經濟建設、管理工作結合得更加緊密，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，如編輯大事記匯編、基礎數字匯編、發文匯編、醫療信息匯編、院志等編研材料，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息，讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮重要作用，提高檔案在醫院管理中的地位，為促進醫院的可持續發展服務。

[1]程玉坤.用科學發展觀指導醫院檔案管理的創新與發展[J].中國醫藥指南,2009,7(18):102-103.

[2]于紅紅.新時期醫院檔案管理現代化評析[J].醫學信息,2010,23(7):45-46.

[3]周華,成艷.淺談新時期醫院檔案管理[J].山西檔案,2008,12(3):89-90.

[4]于秀珍.醫院檔案管理工作現狀與對策[J].北京檔案,2007,15(8):102-103.

[5]陸培蘭,程英升.醫院檔案管理的現狀與對策[J].中國衛生資源,2006,12(4):85-86.

[6]張景華,徐柏林,厲紅霞.淺析醫院檔案管理工作的現狀與對策[J].中國病案,2004,36(11):105-106.