中職學校檔案管理的現狀及改進方法

張紹萍

（煙臺第一職業中專，山東 煙臺 264001）

學校檔案管理工作是學校的檔案工作是教育事業的重要組成部分，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是學校各項日常工作中形成的第一手資料，是經過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，是學校各項評估工作的重要內容。目前，中職學校正面臨著不斷的變革，作為中職學校工作的重要組成部分的檔案工作，也面臨著嚴峻的挑戰。那么，如何適應新形勢，加快中職學校檔案工作發展的步伐呢？根據《檔案法》的要求，我結合我校的檔案管理工作，以及自身的學習和工作體會，就如何做好中職學校的檔案管理工作探討如下。

一、當前職業學校檔案管理工作的現狀

1.漠視檔案管理的重要性。

就目前的學校檔案管理現狀來看，大部分學校的領導對檔案管理工作不重視，其表現為：（1）對檔案管理的意義認識不足。多年來，由于對教育改革的狹隘認識，導致檔案事業建設降低到教育改革的附屬地位，經常以一種對當前教育改革是否有用的實用主義來衡量檔案事業，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價值屬性。因為檔案是歷史的產物，不能產生直接的教改成績或效果，檔案往往是到檢查評估利用的時候才顯出它的價值。（2）依法歸檔的意識不強。沒有解決檔案收集工作中存在的實際問題，檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門主動索取，而依靠主動移交的可操作性不強，學校對教職工的評價考核也沒有把依法治檔作為其中一個條件。各職能部門把檔案資料的收集、移交看成是一種負擔，甚至不當一回事，學期或學年結束，該交的檔案資料也沒有整理移交，需要檔案管理人員的多番催促，致使檔案移交工作遲遲不能落到實處，材料收集不齊全，直接影響收集工作的開展。（3）對《檔案法》的宣傳不夠。《中華人民共和國檔案法》頒布20年了，除檔案管理部門認識外，大多數人不了解、不認識檔案的法律責任，不重視統一管理檔案的意義，領導和廣大職工依法自覺保護、收集、移交檔案材料的意識沒有真正樹立起來。對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業的促進作用，認為學校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。

2.管理制度不到位。

領導對檔案工作獎罰不明，檔案工作成績再突出，充其量只能是個默默無聞的“無名英雄”，相反，工作推諉、疲沓，甚至損害了檔案，也得不到懲罰。從另一個高度講，這種有章不循、違章難糾的現象普遍存在的原因，是學校的各項管理還沒有完全納入正規化管理和法制建設的軌道上來，對各項制度的貫徹落實缺乏行之有效的、嚴格的考核獎懲措施。

3.檔案管理人員水平不專業，態度不積極。

檔案管理人員業務素質不高，檔案管理工作開展難度大。專業的檔案管理人員缺乏，現有的檔案管理人員業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中專學校的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務知識，嚴重制約學校檔案管理工作的發展。還有些檔案管理人員，年齡大、學歷低，思想觀念陳舊，不但創新意識不強，而且工作的積極性不高。

4.檔案信息軟件建設滯后。

目前中等專業學校檔案室的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅僅重復性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效的開發利用，辦事速度慢，查找準確率低、查全率低。

5.檔案室硬件建設滯后。

社會在發展，學校的辦學條件也有了明顯改善，但是很多學校對檔案室建設的“硬件”投入相對滯后。表現為：（1）有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求；（2）檔案材料隨處散放，造成極大隱患；（3）檔案保管設備落伍。

6.上級檔案部門的監督力度不夠。

一些檔案行政管理部門對于學校存在的檔案違法行為，往往只進行現場指導糾正。久而久之，執法檢查變成了上門服務，上門幫助組卷、立卷，以指導替代執法、替代執罰。而對于法定破損檔案，不及時歸檔，歸檔不全、利用不還，檔案面臨危險等檔案違法行為不作重點深入檢查和追究。

二、中等職業學校檔案管理工作的改進方法

1.提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制。

提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領導，主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

2.加強專門檔案人員配備，提高檔案管理人員素質。

為了使學校檔案管理工作高效有序，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度，嚴格按規章辦事。注意加強檔案人員自身業務素質建設，搞好檔案業務培訓。

3.搞好檔案室硬件建設。

硬件建設是提高檔案水平的基礎，也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，添購檔案管理設施設備，分類存放，編檔管理，配備六防（火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵），確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

4.加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平。

檔案信息化建設是社會信息化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先，觀念現代化，即要正確確立中等專業學校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次，在具體管理上要與時俱進，要正確確立中等專業學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。最后，檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務質量。建立檔案工作網絡，運用現代化管理技術和先進技術設備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。

5.加強檔案的收集和整理。

學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

6.提升管理方法和手段。

追本窮源，強化文件材料的預立卷管理，是提升檔案管理的重要方法和手段。預立卷是學校檔案工作的一項長期的基礎工作，學校檔案工作必須堅持從源頭抓起，要堅持一個口子、兩個環節、三個重點、四項工作。“一個口子”即學校由一個口子統一進行校內外收發文。“兩個環節”指抓好學校收來文件和帳外文件管理這兩個環節。“三個重點”即對重點檔案門類、重點歸檔部門的歸檔進行重點指導。“四項工作”包括：①將檔案工作納入部門及有關人員崗位職責；②每年進行檔案工作檢查評比；③對部門兼職檔案人員定期實施崗位培訓；④對檔案工作有關人員進行年度考核。

總之，學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量。我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，還應主動提供檔案利用服務，做到檔案管理工作管理方法科學化，管理手段高效化，檔案工作標準化，建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分體現。只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能使學校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

［1］周楓，辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探［J］.山東檔案，2005，（5）.

［2］劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探［J］.衛生職業教育，2005，（17）.

［3］代利利.加強學校檔案管理［J］.阜陽師范學院學報，2005，（5）.