高校數字檔案館建設的現狀、問題與發展

李翠萍

（河南大學 遠程與繼續教育學院，河南 開封 475000）

高校數字檔案館建設的現狀、問題與發展

李翠萍

（河南大學 遠程與繼續教育學院，河南 開封 475000）

高校數字檔案館是高校信息化的必然趨勢。高校數字檔案館建設近年來取得了可喜的進展，但也存在著不容忽視的問題。我們要采取得力措施將高校數字檔案館建設推進到新的水平。

高校數字檔案館建設 現狀 存在問題 提升策略

高校數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。

一、高校檔案數字化是高校信息化建設的必然趨勢

數字檔案館是順應計算機網絡技術、數據庫技術和多媒體等技術的發展而產生的新型檔案館，代表著檔案館未來的發展趨勢，也是信息時代檔案服務創新、拓展社會服務功能的必由之路。建設數字檔案館，有利于提高檔案館的工作效率和現代化水平，有利于確保數字檔案永久存儲與安全保管，有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的社會共享。

數字檔案館與傳統檔案館相比，有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，這些優勢是傳統檔案館望塵莫及的。高校數字檔案館的功能主要表現在以下方面：（1）維系“學校記憶”，傳承大學精神。高校檔案館可以利用館藏資源通過建設校史館、開辦各種陳列展覽、舉辦專題報告會、編寫各種出版物來再現學校歷史記憶、展現學校歷史底蘊與人文精神。（2）服務教學科研。高校檔案館館藏中的學生成績、學生論文、教師課件、科研項目等檔案都從不同方面為學校教學科研發展提供了可借鑒的歷史材料。（3）利用檔案原件，提供憑證依據。社會公眾對高校檔案原件憑證性價值的追求集中表現為對學校畢業生相關信息的真實性核準。在高校檔案館對外服務中，利用檔案原件為畢業生本人補辦有關證件、為用人單位核實有關畢業生信息的準確性成為其中的主要部分。

二、高校數字檔案館建設的現狀

早在20世紀90年代，南京大學檔案館就開始進行檔案管理信息系統的研究和開發，并且進行了合理的規劃，在以后的建設中圍繞建設目標，一步一個腳印地向前發展，至今，已完成了“‘南大之星’多媒體檔案網絡管理系統（6.0版）”、“南京大學教授成果管理系統”、“南京大學研究生論文電子版上傳與管理系統”、“南京大學畢業生電子和學位電子照片管理系統”等的開發和運行，搭建起了數字檔案館檔案信息管理平臺，實現了檔案信息資源的網上收集、開發和利用。上海交通大學數字檔案館系統運用多種先進技術，整合各類檔案信息資源，建立了集成式的數字檔案業務工作平臺，通過檔案門戶網站和校史博物館網站向校外用戶提供了全方位、一門式的數字檔案信息服務。浙江大學近年來努力推進數字檔案館建設，建立和開放檔案網上查詢系統，在全校范圍內全面實施電子文件遠程歸檔。重慶大學數字檔案館從2006年3月開始建設，歷時三年半，至2009年9月建成。該數字檔案館將檔案管理系統與校園網業務系統緊密結合，有效地實現了館室一體化、文檔一體化、館庫管理智能化的數字檔案館整體建設模式，建立了檔案信息資源服務體系，實現了全校范圍內檔案信息資源的互聯互通、數據共享。復旦大學檔案管理系統與辦公自動化系統鏈接，在全校各部門之間實現了資源共享，各立卷單位的發文在辦公自動化系統上登記后，可在檔案管理信息系統發文管理數據庫中自動生成，不必再重復錄入，同時他們還使用了條形碼技術進行庫房盤點和檔案的查借閱登記。復旦大學檔案館配合百年校慶工作將珍貴檔案、歷史照片摘選出來，完成了數字化的工作。綜合來看，到目前為止，高校數字檔案館主要發揮了三個方面的作用：一是介紹、宣傳檔案館的基本狀況和利用方法；二是介紹各個學校的基本狀況；三是提供數字查詢。

三、高校數字檔案館建設存在的問題

目前，很多高校雖然設有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門的檔案疏于管理。經費的短缺成為高校數字檔案館建設的瓶頸。沒有強大的經濟支持，數字檔案館建設必須的硬件設施沒有保障，該工作只能是紙上談兵。高校檔案館網站信息內容更新周期長，時效性差。一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。很多有價值的檔案不能及時歸檔，在個人手中積壓、滯留。檔案信息安全問題也應該給予高度重視。網絡信息安全最主要的敵人就是計算機病毒，數字檔案館在目前的技術條件下，很難抵御計算機病毒的侵襲。黑客的侵襲也是數字檔案館的最大威脅。檔案人員的綜合素質和專業技能水平不夠。目前高等學校檔案機構中廣泛存在的待遇低、工作累等原因所造成的檔案工作人員學歷層次低、男女工作人員比例失調、工作積極性差等，不利于高校檔案工作發展。高校檔案種類較多，但利用類目比較單一；檔案利用主體為校內部門、教職工及學生，社會人員較少；檔案利用手段以傳統方式為主，利用現代技術手段獲取遠程檔案信息服務較少。

四、高校數字檔案館建設提升的策略

充分認識檔案工作在高等學校中的地位和作用。高校數字檔案館建設是 《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》提出的教育信息化的重要組成部分，是時代發展的必然選擇，是高校持續發展的基礎。各高校要把高校檔案館（室）建設作為學校基本建設的一件大事切實抓好。檔案工作是高校全局工作的重要組成部分，是高校改革與發展不能缺少的重要管理工作，在高校人才培養、知識貢獻和傳承文明等方面發揮著不可替代的作用。

完善基礎設施建設。基礎設施的完備是進行數字檔案館建設的前提條件。根據數字檔案館的功能需要，基礎硬件主要包括：計算機網絡設備、檔案系統管理軟件、服務器、檔案加丁設備、存儲設備、數字化設備、攝像機、掃捕儀、光盤記錄設備等。另外，還要建立一個滿足檔案信息化功能需求、適應時代發展需要的綜合管理系統平臺和網絡構架。高校檔案數字化工程是需要耗費一定人力、物力、財力的。2008年8月20日教育部以第27號令的公文形式發布了新修改的《高等學校檔案管理辦法》，指出:“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。”在第三十八條中強調：“高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。”

檔案信息資源建設是數字檔案館的生命，也是立館之本、強館之基，更是活館之源。高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息系統和網站，每年都產生大量的數字文檔。這些文檔涉及教學、科研、行政等方面，需要進行整合后才能統一管理。首先，整合校內信息資源。整合學校各部門產生的信息資源，通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統進行調查分析，確定具有歸檔價值的信息。通過前端控制和全程管理，對其產生、使用、失效等過程進行有效管理，發揮工作上的主動性和前瞻性。對于各部門使用的辦公軟件、媒體編輯工具產生的非結構化文件，也應該要求各部門定期通過網絡或者光盤載體的方式移交到檔案館。其次，要優化館藏目錄，館藏檔案數字化成功的關鍵在于數字化后檔案的社會價值與經濟效益的體現。對于傳統的紙質檔案、磁帶等數據，要有選擇、分步驟地實行數字化。

檔案貴在于活，重在于用。高校檔案利用工作是指高校檔案工作者以檔案信息為服務前提，以檔案利用者為服務對象，以滿足高校教學、科研、黨政管理和社會各方面需求為目的，通過多種途徑、形式、渠道和方法傳遞檔案信息，實現檔案信息價值的過程。高校檔案館作為高校育人資源的重要組成部份，應該通過開展多種適合高校學生和青少年特點的宣傳教育活動，增強高校檔案館的開放度和公益性，充分發揮其文化功能和教育功能。

人員素質的提升。在技術方面，檔案人員要熟練掌握計算機的應用，在加強檔案館學、情報學專業知識學習的同時，還必須加強對計算機、網絡知識的學習，并不斷提高英語水平，完善自己的知識結構。高校既要把好檔案人員選拔任用關,面向校內外招聘錄用相關信息人才,又要建立完善的培訓制度,采取在職培訓進修、攻讀學位、脫產進修、學術研討及參觀考察等方式,對現有檔案人員進行培養和提高水平,使他們的知識結構及業務水平適應高校檔案信息化建設和發展需要。

要建立和完善檔案信息安全管理體制，各高校檔案館（室）人員就要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生，要嚴格遵守相關的安全保密制度，確保檔案數據庫安全。非公開檔案信息一律不得上外網，檔案館（室）內部局域網要切實與一切外網實行物理隔離。要認真采用身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和系統的安全。

［1］朱金風.對高校數字檔案館建設的思考［J］.蘭臺世界，2006，（3）.

［2］蘇梅.論高校數字檔案館建設現狀與發展趨勢及對策研究［J］.文教資料，2009，（15）.

［3］曾憲言.關于高校數字檔案館建設問題的思考［J］.南陽師范學院學報（社會科學版），2010，（7）.

2010年度河南省檔案局科技項目計劃“高校數字檔案館建設的現狀與發展研究”（2010-X-57）的階段性成果。