關于做好新升本科院校檔案工作的幾點思考

江佩瓊

（梧州學院，廣西 梧州 543002）

關于做好新升本科院校檔案工作的幾點思考

江佩瓊

（梧州學院，廣西 梧州 543002）

隨著高等教育事業的發展，學校的檔案材料會大量地產生，在為教學、科研服務中如何提升檔案管理能力，是新建本科院校普遍面臨的問題之一。新建本科院校應該以服務科研、服務社會為發展目標，以滿足教學需求為導向，在人文社會科學成果轉化中發揮作用，以實現檔案管理水平在短期內快捷提升。

新建本科院校；檔案管理；思考

隨著我國高等教育事業的迅速發展，近年新升本科院校也得到了長足的發展，這是高等教育發展到一定歷史階段的普遍趨勢，是高等教育在新形勢下全面落實科學發展觀，實現教育公平、辦人民滿意的高等教育、建設高等教育強國、深入實施科教興國戰略和人才強國戰略的重要舉措。2005年12月，全國高校設置評議委員會通過了以廣西大學梧州分校為基礎，設立梧州學院的申請，梧州學院的發展從此翻開嶄新的一頁。

隨著梧州學院教育事業的不斷發展，學院的檔案工作也得到了發展，在工作軟硬件環境、管理制度和隊伍建設等方面均取得了很好的成績。但必須實事求是地看到，檔案工作與學校教育事業發展的需要還有很大的距離，還有很多亟需改進和完善的地方。據筆者觀察和與一些外地高校檔案工作人員的交流，這些情況各地均有不同程度的存在，這也是新升本科院校所碰到的通病。如何在實踐中不斷地提升檔案部門的功能，以適應學校建設與發展的需要，進而促進學校的建設與發展，是檔案工作人員必須認真面對的、又是十分迫切的課題。

為此，筆者嘗試以梧州學院檔案工作為例，就正確認識檔案工作對新升格為本科院校的發展意義，并通過建立高效實用的檔案工作機制、打造高素質的檔案工作隊伍、不斷地提升檔案工作的功能，為科研教學服務、為學生服務和為社會服務，促進新升本科院校教育事業發展等問題，談談自己的基本思路。

一、檔案工作是促進新升本科院校發展的重要基礎，提高認識，充分理解檔案工作對促進學校教育發展的重要性和必要性，并讓這一理念根深蒂固地根植到教育工作者的思想中，有著十分重要的現實意義

學校的檔案能真實地反映學校不同時期的教學工作和管理工作的情況，獨具“原始記錄”屬性和憑證作用，學校檔案對領導的決策、對學校的教學科研、對教師職稱評定，以及為學生提供學歷證明等方面均發揮著不可替代的作用[1]。因此，高校檔案工作，既是促進學校教育事業發展的重要基礎工作，也是維護學校歷史真實面貌的一項十分重要的工作。

但是，由于種種原因，當前很多人對高校檔案工作的認識和理解還十分模糊，檔案工作得不到足夠的重視和支持，檔案工作相對滯后于迅猛發展的教育事業。而這種情況在有些新升本科院校更加明顯。學校普遍將工作的重點放到教學科研方面，對檔案工作方面的投入則大都只停留在硬件設施上，對檔案工作軟環境建設重視不夠，對戰略性規劃，以及檔案工作的連續性、工作人員的安排欠缺長遠發展地考慮。不少人認為收集、整理檔案是件單純而簡單的事情，無多少學問，誰都能干，致使檔案工作人員變動頻繁，工作難以連續系統地開展，檔案工作的質量自然是大打折扣。在具體的工作安排上，容易受到其他工作的沖擊，如經常是通知下發了很長時間，各系、部移交的檔案材料總不能按時完成，嚴重地影響了整理檔案材料的進度。一些從事檔案工作的人員也認為承擔的不是學校的主要工作，做好做不好對學校影響不大，所以工作熱情不高，工作作風、工作態度不夠認真。近年來，學生的在校生人數逐年上升，而收集回來的學生成績表和學生學籍表卻逐年減少，這一現象足以說明檔案工作沒有得到足夠的重視。

為什么存在這些問題？根本原因是人們對檔案工作在教育事業發展中的地位和作用認識不足。為規范高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，2008年9月，教育部根據《中華人民共和國檔案法》的宗旨頒發實施了《高等學校檔案管理辦法》。明確了高校檔案工作在高校教育事業發展中的性質、地位和作用。2012年，梧州學院將迎來學校升格本科以后，教育部規定的對學校的辦學條件、教學水平、教學質量、教學管理等進行綜合評估和審核，檔案工作的好壞，直接影響到我校能否順利通過評估審核，毫無疑問，這既是對學校工作的一次檢驗，更是對檔案工作的一次重要考驗。

因此，提高認識，充分理解檔案工作對促進學校教育發展的重要性和必要性，并讓這一理念根深蒂固地根植到教育工作者的思想中，有著十分重要的現實意義。如何達到目的，我們認為：一要加強宣傳。檔案工作作為基礎性的工作，它有賴于各部門的配合與支持，因此，各級領導和廣大教職員工要增強檔案意識，要從檔案是學校的寶貴財富，是教育事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源的高度去認識檔案工作。二應結合相關法律、法規的學習與宣傳，積極主動地開展《高等學校檔案管理辦法》學習宣傳活動，充分利用學校的網站、刊報、工作簡報及宣傳墻報等傳播工具進行宣傳，使檔案工作深入人心。三是以明年教育部對學校升格本科以后，進行綜合評估和審核為契機，嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》的要求，認真做好各項準備工作，為學校完滿通過評估和審核而加分，不但要按評估達標的標準及時進行必要的整改和人員調整，健全完善檔案工作制度，更要根據檔案工作的特點和規律，著眼學校的長遠發展，建設高效實用的檔案工作機制，形成有鮮明特色的“梧州經驗”。

二、健全完善檔案工作機制，是新升本科院校可持續發展的重要保障，因此，我們必須把準檔案工作的特點和規律，建立科學、規范、合理的檔案工作機制，從組織上制度上確保檔案工作順利開展

高校檔案工作是高等學校重要的基礎工作，是學校教育發展不可或缺的重要組成部分，但是，目前的情況是檔案工作這個基礎很不牢固，遠滯后于學校的發展。檔案工作機制仍不盡人意，只重視人員編制機構的設置，卻忽視了人員配備和作用的合理性；工作人員多有兼職，容易受到其他事務的沖擊，以至檔案的收集、保管銜接不暢；對教學、科研的檔案歸檔不重視、不及時、不規范[2]。這些都說明我們現行的檔案工作機制不完善、不合理、不科學、不規范。

健全完善檔案工作機制，是新升本科院校不斷發展的重要保障，因此，必須把準檔案工作的特點和規律，建立科學、規范、合理的檔案工作機制，從組織上制度上確保檔案工作順利開展。一是認真貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》，使人們真正從思想上重視檔案工作，從行動上自覺做好和配合檔案部門的各項工作。二是建全完善高效的檔案管理制度，包括各門類檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責范圍、考核制度、檔案的保管、借閱制度，各門類檔案材料的歸檔范圍和保管期限表等，特別要嚴格明確各級檔案管理人員，及其工作目標和工作要求。三是實行檔案管理責任制。讓所有教師都承擔一定的教學檔案責任，收集和整理各自的教學檔案，定期或不定期地移交檔案管理員，統一驗收合格后存檔，從制度上保證教學檔案長期有效地收集和保存。

三、檔案工作是一項專業性、科學性、技術性較強的工作，因此，建立一支政治素質和業務素質過硬的檔案工作隊伍，是新升格為本科院校檔案工作上新臺階，進而促進學校教育事業不斷發展的關鍵

客觀地說，目前梧州學院的檔案工作人員素質狀況是不適應不斷變化發展的形勢的，這種不適應是全方位的，比較突出的問題是：一方面隊伍的政治覺悟、職業道德素質和綜合業務素質還有待提高，知識結構和年齡結構不盡合理，業務水平和工作能力不盡人意。

有的雖然擁有豐富的管理經驗，但未接受過專門的檔案管理方面的教育，知識更新緩慢，專業性和規范性較差；有的服務意識落后、不能滿足日常工作的需要，成為檔案工作順應信息化社會發展的嚴重障礙。近年雖有一些專業人才充實進來，也因其工作不被重視，進來后難以留住，極不利于高校檔案工作的發展。另一方面是檔案兼職人員數量多，這些人員工作崗位變化很大，對檔案業務又不太熟悉，一定程度上阻礙了檔案工作整體水平的提高。目前，學校各系、部的檔案員由系、部的秘書擔任，其管理員雖然具有其他方面的專業特長，有的檔案員學歷還相當高，但因缺少檔案管理技術知識，對檔案材料的形成、檔案的歸檔范圍、檔案的保管期限不熟悉，無法滿足高校檔案管理的工作的需要。例如：對于學校的基本建設檔案，系、部的檔案員是按他們的想法去進行整理歸檔，而不是按照檔案的歸檔類型、歸檔范圍、保管期限等進行保管。基本建設檔案內容豐富，主體復雜，各施各法的管理很不規范，這樣勢必會給日后查閱檔案造成很大困難，給日后的保管和利用帶來隱患。

檔案工作是一項專業性、科學性、技術性較強的工作，因此，建立一支政治素質和業務素質過硬的檔案工作隊伍，是新升格為本科院校檔案工作上新臺階、進而促進學校教育事業不斷發展的關鍵。那么，新升格為本科院校的檔案工作隊伍，應該如何適應迅猛發展的形勢、并跟上形勢，把握新形勢下檔案工作的主動呢？筆者認為，應著重做好這幾個方面的工作。

一是加強學習培訓，提高檔案工作人員的政治素質和業務素質。一方面工作人員要加強自我學習，樹立強烈的事業心和責任感，增強服務的意識，提高專業理論知識、語言表達能力及應用文寫作能力，計算機管理能力和網絡應用能力；另一方面加強學習培訓，或定期在本校進行多種形式的學習講座活動，或是創造機會，積極選派人員參加區域性或全國性的參觀、學習和學術交流活動，通過多種途徑提升檔案管理人員的專業水平和業務能力。

二是加強檔案工作人才的培養、引進和調整充實工作，優化檔案工作人才隊伍結構，建設一支具有較高專業素質和綜合能力的管理型、技術型、服務型、研究型相結合的檔案工作團隊，夯實高校檔案事業的基礎。

三是引入競爭機制和獎勵機制，改變“安于現狀、不思進取”的狀況，形成拔尖人才脫穎而出，激勵人們奮發向上的工作環境，制定切實可行的崗位考核標準與管理辦法，把考核與評優和晉級掛鉤。充分調動檔案人員的積極性，進而增強緊迫感和使命感[3]。

四是建立穩定的各級檔案工作隊伍，各系、部配備素質較高的專職或兼職檔案人員，以保障檔案工作有序、高效地開展。

總之，做好高校檔案工作是學校管理的一項重要內容，《高等學校檔案管理辦法》明確規定，必須千方百計采取各種措施，使高校檔案的管理納入規范化的管理軌道，使新升本科院校的檔案管理形成一個完整的、準確的、便于使用的檔案系統，推動檔案資源的開發和利用，提升高校檔案的社會功能，讓其更好地為學校服務、為社會大眾服務。

[1]藺海波.高校檔案工作如何由邊緣走向中心[N].中國檔案報,2008-05-29（9）.

[2]以高校評估為契機加強高校檔案工作[EB/OL]./[2009-4-1]www.bgsyw.com.

[3]劉孝峰.如何提高高校檔案管理者的素質[N].經濟導報，2010-10-29（3）.

G275

A

1673-8535（2011）03-0105-04

2011-01-20

江佩瓊（1961-），女，廣西梧州市人，梧州學院綜合檔案室檔案館員，研究方向：檔案管理。

高 堅）