論網絡時代高校圖書資料的管理

沈茜茜

（浙江旅游職業學院圖書信息中心，浙江杭州311231）

論網絡時代高校圖書資料的管理

沈茜茜

（浙江旅游職業學院圖書信息中心，浙江杭州311231）

新世紀以來，我國高校圖書管理發生了許多變化。本文結合目前高校的實際情況，對網絡時代高校圖書資料的構成、整理和查詢、圖書資料使用效能和流通管理轉型等三方面問題進行了探討，為提高網絡時代我國高校圖書資料的管理水平尋求一種新的可能。

網絡時代 高校圖書資料 圖書資料管理

圖書資料管理工作水平是衡量一個高校辦學水平的重要標志之一。圖書資料管理工作質量直接影響學校教學和科研的質量，所以應重視和加強這項工作。特別是近幾年，隨著網絡時代的全面到來，迅猛發展的計算機技術對高校傳統的圖書資料管理帶來了多層面的影響。利用以網絡為中心的計算機通訊技術、信息數字化技術及計算機國際語言化技術，為師生提供最新、最高質量的學術信息，走現代化、網絡化道路，是高校圖書資料管理工作的必然趨勢。

一、網絡時代高校圖書資料的構成

傳統的圖書資料管理都是館藏型的，圖書資料以實物形態保存在圖書館里，以實物形態的圖書資料按照一定的排列次序擺放在圖書資料館柜架上，屬于內藏式的儲存方式，這種儲存方式具有很強的直觀性，圖書資料的多少一目了然。圖書資料對科研的輔助功能的大小，也是由存放在柜架上的圖書資料的實物形態的多寡決定的。因此，這種以實物形態存放在柜架上的圖書資料儲存方式的最大特點是靜態的，是靜止于某種特定位置的。如果沒有外力的作用，它就是不動的，它的內容是不會展現出來的。圖書資料的多少，取決于購買量的大小。購入量越大，館藏圖書資料就越多；實物形態的圖書資料越多，對科研的支持力度也就越大。因此，圖書資料的管理工作，對科研的貢獻大小，最根本的是由經濟實力決定的。

但在目前的網絡時代，以實物形態館藏的圖書資料只占越來越小的比率。它所需要管理的絕大多數圖書資料并不是以實物形態儲存在自己館室中，而是以數據信息的形態儲存在網絡中。這種數據信息主要不是以實物購買的形式購進的，而是以信息共享（分為免費和收費兩種）的形式由外界通過網絡輸入的。各種網上信息源，如網上數據庫、電子圖書、電子期刊、電子報紙、網上圖書館等，都為各館讀者提供大量信息，如世界名著、參考工具書、目錄索引、會議信息、科研論文預印本、各種機構名錄等。而對于讀者來說，需要獲得的某一信息無論是圖書館收藏的，還是從網上獲取的，信息本身的質量并沒有區別。只要信息存取方便，易于獲得，讀者就無須顧及這些信息有效的位置距離自己有多遠。

在網絡時代的高校圖書館，電子文獻的收藏呈上升的趨勢，已經實現非實物形態化。圖書資料的內容不僅僅憑借書籍、報刊等載體的實物形態儲存在圖書館柜架上，而是可以以數據信息的形態儲存在電腦網絡中。刊載有這些豐富內容的圖書資料，大多數并不是以實物形態儲存在基層的圖書資料館之中的，而是儲存在基層圖書資料館之外的，是一種外藏式的儲存方式，或者稱為是網絡式的儲存方式。只有在網絡條件下，這些圖書資料的內容才可能展現在我們面前。因此，這種電子圖書資料的儲存方式不具有直觀性，當然更不是靜態的，而是一種隱蔽的、動態的儲存方式。并且，網絡條件下的圖書資料的儲存量的大小，不是以圖書館的大小決定的，而是以網絡的容量決定的。電子文獻擁有大于紙質文獻存儲量的優點。一般而言，一張光盤可存儲2000本500頁的圖書，保存500年；一張3.5英寸軟盤可存儲10萬字，保存75年左右。且一般的電子出版物，只要一份原稿和一份備用稿就可以滿足讀者的需要，不再需要10—20本的復本量。同時，相對紙質文獻來說，電子文獻價格更低。一本500頁的專業圖書，一般需要60元，而650M的可讀光盤卻只需140元。所以，紙質文獻的收藏雖說還占據著各館室的主流，但電子文獻的收藏必將有所上升，最終與紙質文獻收藏比高。因此，網絡時代高校圖書資料的構成特征是，實物圖書和電子圖書并存，一般情況下后者總量大大多于前者。

二、網絡時代高校圖書資料的整理和查詢

傳統的圖書資料整理工作，幾乎都是手工操作。由于是手工勞動，工作效率自然就比較低。在知識爆炸的時代，大量圖書資料的整理，工作量巨大，工作速度較慢，極容易造成積壓，致使有用的圖書資料無法盡快地發揮應有的作用。網絡條件下的圖書資料整理工作，卻必須實行電腦化操作。館藏的圖書資料的登記、分類要借助于電腦進行，登記、分類的資料和方便借閱的有關信息都儲存在電腦中。只有應用電腦，才能由網絡輸入所需要的圖書資料內容。并且這些圖書資料內容的信息，也只有通過電腦才能查詢。顯而易見，電腦的工作效率高，從輸入信息方面來說，可以減輕管理人員的工作強度；從檢索查閱方面來說，可以給師生讀者帶來很大的便利。

網絡時代的高校圖書資料檢索，已經由卡片型向數據型轉變。以前，讀者要想找到所需的資料，只能查找卡片箱中的索引卡片。而在查找這些索引卡片時，往往又只能依靠所需資料的名稱（書名或文章題目）的第一個字。如果不知道資料名稱，就無法查找了。即便知道自己所需資料的內容，并且可以肯定館藏中確實存在，那也沒有辦法。更不用說要想查找同類內容的資料的不同載體的集合了。網絡時代的圖書資料數據庫，應該是以網絡為基礎的數據庫。也就是說，數據庫的內容，不但包含了全部館藏資料，而且包含了有關的網絡資料，是一種內外相結合的、比原有館藏內容含量要大得多的信息集合。科學技術的飛速發展，帶動了文獻增長速度的加快，給教學科研人員帶來了看不到、看不全、看不完的困難。通過數據庫查找所需要的資料時，不但從資料的名稱可以找到，而且從資料名稱中的任何一個關鍵詞語、作者、出版或刊登時間等相關要素也可以找到，甚至從某些關鍵詞語還可以找到同類內容的不同資料的篇目。

因此，網絡時代的文獻檢索已經成為圖書文獻管理工作重點。網上信息五花八門，不同的服務系統和搜索引擎各具特色，其界面、功能、查詢方式各不相同，這使在最短的時間內獲取最多的知識、信息，已成為教學科研的一大難題。這要求圖書文獻管理工作者必須扮演信息導航角色。圖書館員雖沒有科研人員那樣擁有精深的專業知識，卻擁有豐富的文獻檢索知識，熟悉各種檢索工具，當他們經過一定的專業培訓之后，通過現代化的檢索手段，完全可以為科研人員排除各種“信息垃圾”，成為廣大師生查詢資料的信息導航員。

三、網絡時代高校圖書資料的使用效能和流通管理轉型

網絡時代的一個主要特征是實現資源共享，節約經費。資源共享對于讀者來說影響甚大，它使得各公共圖書館、高校圖書館、資料室之間，各有范圍、有重點地收藏文獻資源，充分體現館藏特色，解決館藏間的交叉與空白，形成優勢互補。隨著計算機技術與通訊技術的發展，數字通訊和電子存儲已使信息資源的擁有者和館藏位置的界限變得模糊，傳統圖書館已走向無墻化的電子圖書館，資源共享成為現實。由于共享的實現，圖書館、資料室可以擺脫傳統的藏書結構，即既要滿足本館讀者常用的文獻，又要考慮一些偶然的或將會用到的文獻，也就是力求藏書范圍的廣泛性。而網絡則將世界各地的信息資源方便地帶給圖書館，使得圖書館可以將經費用在特色文獻的建設上，由此達到節約經費的目的。

隨著網絡化的普及，高校圖書館的傳統流通管理方式也發生了變化。簡便借閱手續，為讀者提供服務是高校圖書館的天職。傳統高校圖書館對讀者的服務主要體現在文獻借閱上，其借閱方式常常是師生帶著希望到館查目錄、填索書單，圖書館工作人員根據索書單取書，再辦理借閱手續。不僅程序繁瑣，而且忙活半天卻竹籃打水的現象時有發生。網絡化的高校圖書館，其借閱是由計算機管理系統或讀者在自己的終端上自動完成的，程序簡便、快捷。網絡化的高校圖書館將是24小時開放的圖書館，它使讀者遠離時間的限制，而隨時可以辦理文獻借閱手續。網絡化的高校圖書館，其文獻載體形式多樣，電子文獻將不斷占領圖書館的館藏空間，使得所謂的館藏資源變成在空間高速運行的數據。不同的師生讀者可在同一時空范圍內瀏覽同一份文獻，或在不同的空間同時瀏覽同一文獻，或者通過下載離線閱讀，等等，時空將不再是限制師生讀者獲取信息的障礙。師生讀者可以隨機訪問網絡節點上的文獻館藏單位，選擇不同專業的文獻類型查閱，館際互借成為可能。

在網絡時代的高校圖書館，借閱內容已經實現了多樣化。在傳統借閱方式下，讀者借閱文獻時只能整本提取屬于靜態的紙質文獻，而無可選擇。借閱資料是實物形態的圖書資料，是由儲存柜架上到讀者手中這樣一個轉移過程來完成的。在這個借閱過程中，實物形態的圖書資料已經由儲存它的圖書館轉入讀者手中，并且在讀者借閱的全過程中，無論時間多長，這份或這些圖書資料已不在原來儲存它的館中了。因此，雖然館藏圖書資料在本質上應該是共享的，但在任何一個體的讀者借閱過程中，被借閱的圖書資料在整個借閱期間卻只能是那個讀者獨自享受。其他讀者要想借閱這份或這些資料，只能等到那個讀者把資料退還回來以后。網絡時代的高校圖書資料已經由館藏式轉變為輸入式，由實物形態轉變為信息形態。儲存在電腦網絡里的圖書資料信息，并不因某讀者的借閱、輸出和下載而轉移或消失。這些圖書資料信息完全可以任意查閱、輸出和下載，電腦網絡里的信息內容卻一點也不會減少或消失。也就是說，儲存在電腦里的圖書資料內容在時空上是完全可以共享的，并且它可以無限地發揮被利用的效能，而且永不磨損或毀壞。

因此，自動化與網絡化的發展，為師生讀者便捷地獲取文獻信息創造了條件。只要是獲準進入網絡系統并按規定付費，讀者就可方便地查閱、下載和重新編輯、組織文獻信息。不僅可以查閱文字、數值、圖形、圖像等靜態文檔，而且可以看到動態圖像，聽到聲音，獲得多媒體信息等動態文檔。在高速信息網上，不僅有豐富的一次文獻信息資源，而且有大量的二次文獻信息資源，它們使得信息獲取環境擴寬。師生用戶可利用網上提供的信息檢索工具——搜索索引和搜索目錄，如Yahoo，Gopher，Altavista等，或通過網絡信息網址來查找文獻信息，而不拘泥于特定的館室提供的文獻信息。