論網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的管理

沈茜茜

（浙江旅游職業(yè)學(xué)院圖書信息中心，浙江杭州311231）

論網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的管理

沈茜茜

（浙江旅游職業(yè)學(xué)院圖書信息中心，浙江杭州311231）

新世紀(jì)以來，我國高校圖書管理發(fā)生了許多變化。本文結(jié)合目前高校的實(shí)際情況，對網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的構(gòu)成、整理和查詢、圖書資料使用效能和流通管理轉(zhuǎn)型等三方面問題進(jìn)行了探討，為提高網(wǎng)絡(luò)時(shí)代我國高校圖書資料的管理水平尋求一種新的可能。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代 高校圖書資料 圖書資料管理

圖書資料管理工作水平是衡量一個(gè)高校辦學(xué)水平的重要標(biāo)志之一。圖書資料管理工作質(zhì)量直接影響學(xué)校教學(xué)和科研的質(zhì)量，所以應(yīng)重視和加強(qiáng)這項(xiàng)工作。特別是近幾年，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的全面到來，迅猛發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)對高校傳統(tǒng)的圖書資料管理帶來了多層面的影響。利用以網(wǎng)絡(luò)為中心的計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)、信息數(shù)字化技術(shù)及計(jì)算機(jī)國際語言化技術(shù)，為師生提供最新、最高質(zhì)量的學(xué)術(shù)信息，走現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化道路，是高校圖書資料管理工作的必然趨勢。

一、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的構(gòu)成

傳統(tǒng)的圖書資料管理都是館藏型的，圖書資料以實(shí)物形態(tài)保存在圖書館里，以實(shí)物形態(tài)的圖書資料按照一定的排列次序擺放在圖書資料館柜架上，屬于內(nèi)藏式的儲存方式，這種儲存方式具有很強(qiáng)的直觀性，圖書資料的多少一目了然。圖書資料對科研的輔助功能的大小，也是由存放在柜架上的圖書資料的實(shí)物形態(tài)的多寡決定的。因此，這種以實(shí)物形態(tài)存放在柜架上的圖書資料儲存方式的最大特點(diǎn)是靜態(tài)的，是靜止于某種特定位置的。如果沒有外力的作用，它就是不動(dòng)的，它的內(nèi)容是不會展現(xiàn)出來的。圖書資料的多少，取決于購買量的大小。購入量越大，館藏圖書資料就越多；實(shí)物形態(tài)的圖書資料越多，對科研的支持力度也就越大。因此，圖書資料的管理工作，對科研的貢獻(xiàn)大小，最根本的是由經(jīng)濟(jì)實(shí)力決定的。

但在目前的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，以實(shí)物形態(tài)館藏的圖書資料只占越來越小的比率。它所需要管理的絕大多數(shù)圖書資料并不是以實(shí)物形態(tài)儲存在自己館室中，而是以數(shù)據(jù)信息的形態(tài)儲存在網(wǎng)絡(luò)中。這種數(shù)據(jù)信息主要不是以實(shí)物購買的形式購進(jìn)的，而是以信息共享（分為免費(fèi)和收費(fèi)兩種）的形式由外界通過網(wǎng)絡(luò)輸入的。各種網(wǎng)上信息源，如網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫、電子圖書、電子期刊、電子報(bào)紙、網(wǎng)上圖書館等，都為各館讀者提供大量信息，如世界名著、參考工具書、目錄索引、會議信息、科研論文預(yù)印本、各種機(jī)構(gòu)名錄等。而對于讀者來說，需要獲得的某一信息無論是圖書館收藏的，還是從網(wǎng)上獲取的，信息本身的質(zhì)量并沒有區(qū)別。只要信息存取方便，易于獲得，讀者就無須顧及這些信息有效的位置距離自己有多遠(yuǎn)。

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校圖書館，電子文獻(xiàn)的收藏呈上升的趨勢，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)非實(shí)物形態(tài)化。圖書資料的內(nèi)容不僅僅憑借書籍、報(bào)刊等載體的實(shí)物形態(tài)儲存在圖書館柜架上，而是可以以數(shù)據(jù)信息的形態(tài)儲存在電腦網(wǎng)絡(luò)中。刊載有這些豐富內(nèi)容的圖書資料，大多數(shù)并不是以實(shí)物形態(tài)儲存在基層的圖書資料館之中的，而是儲存在基層圖書資料館之外的，是一種外藏式的儲存方式，或者稱為是網(wǎng)絡(luò)式的儲存方式。只有在網(wǎng)絡(luò)條件下，這些圖書資料的內(nèi)容才可能展現(xiàn)在我們面前。因此，這種電子圖書資料的儲存方式不具有直觀性，當(dāng)然更不是靜態(tài)的，而是一種隱蔽的、動(dòng)態(tài)的儲存方式。并且，網(wǎng)絡(luò)條件下的圖書資料的儲存量的大小，不是以圖書館的大小決定的，而是以網(wǎng)絡(luò)的容量決定的。電子文獻(xiàn)擁有大于紙質(zhì)文獻(xiàn)存儲量的優(yōu)點(diǎn)。一般而言，一張光盤可存儲2000本500頁的圖書，保存500年；一張3.5英寸軟盤可存儲10萬字，保存75年左右。且一般的電子出版物，只要一份原稿和一份備用稿就可以滿足讀者的需要，不再需要10—20本的復(fù)本量。同時(shí)，相對紙質(zhì)文獻(xiàn)來說，電子文獻(xiàn)價(jià)格更低。一本500頁的專業(yè)圖書，一般需要60元，而650M的可讀光盤卻只需140元。所以，紙質(zhì)文獻(xiàn)的收藏雖說還占據(jù)著各館室的主流，但電子文獻(xiàn)的收藏必將有所上升，最終與紙質(zhì)文獻(xiàn)收藏比高。因此，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的構(gòu)成特征是，實(shí)物圖書和電子圖書并存，一般情況下后者總量大大多于前者。

二、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的整理和查詢

傳統(tǒng)的圖書資料整理工作，幾乎都是手工操作。由于是手工勞動(dòng)，工作效率自然就比較低。在知識爆炸的時(shí)代，大量圖書資料的整理，工作量巨大，工作速度較慢，極容易造成積壓，致使有用的圖書資料無法盡快地發(fā)揮應(yīng)有的作用。網(wǎng)絡(luò)條件下的圖書資料整理工作，卻必須實(shí)行電腦化操作。館藏的圖書資料的登記、分類要借助于電腦進(jìn)行，登記、分類的資料和方便借閱的有關(guān)信息都儲存在電腦中。只有應(yīng)用電腦，才能由網(wǎng)絡(luò)輸入所需要的圖書資料內(nèi)容。并且這些圖書資料內(nèi)容的信息，也只有通過電腦才能查詢。顯而易見，電腦的工作效率高，從輸入信息方面來說，可以減輕管理人員的工作強(qiáng)度；從檢索查閱方面來說，可以給師生讀者帶來很大的便利。

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校圖書資料檢索，已經(jīng)由卡片型向數(shù)據(jù)型轉(zhuǎn)變。以前，讀者要想找到所需的資料，只能查找卡片箱中的索引卡片。而在查找這些索引卡片時(shí)，往往又只能依靠所需資料的名稱（書名或文章題目）的第一個(gè)字。如果不知道資料名稱，就無法查找了。即便知道自己所需資料的內(nèi)容，并且可以肯定館藏中確實(shí)存在，那也沒有辦法。更不用說要想查找同類內(nèi)容的資料的不同載體的集合了。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的圖書資料數(shù)據(jù)庫，應(yīng)該是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫。也就是說，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，不但包含了全部館藏資料，而且包含了有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)資料，是一種內(nèi)外相結(jié)合的、比原有館藏內(nèi)容含量要大得多的信息集合。科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，帶動(dòng)了文獻(xiàn)增長速度的加快，給教學(xué)科研人員帶來了看不到、看不全、看不完的困難。通過數(shù)據(jù)庫查找所需要的資料時(shí)，不但從資料的名稱可以找到，而且從資料名稱中的任何一個(gè)關(guān)鍵詞語、作者、出版或刊登時(shí)間等相關(guān)要素也可以找到，甚至從某些關(guān)鍵詞語還可以找到同類內(nèi)容的不同資料的篇目。

因此，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的文獻(xiàn)檢索已經(jīng)成為圖書文獻(xiàn)管理工作重點(diǎn)。網(wǎng)上信息五花八門，不同的服務(wù)系統(tǒng)和搜索引擎各具特色，其界面、功能、查詢方式各不相同，這使在最短的時(shí)間內(nèi)獲取最多的知識、信息，已成為教學(xué)科研的一大難題。這要求圖書文獻(xiàn)管理工作者必須扮演信息導(dǎo)航角色。圖書館員雖沒有科研人員那樣擁有精深的專業(yè)知識，卻擁有豐富的文獻(xiàn)檢索知識，熟悉各種檢索工具，當(dāng)他們經(jīng)過一定的專業(yè)培訓(xùn)之后，通過現(xiàn)代化的檢索手段，完全可以為科研人員排除各種“信息垃圾”，成為廣大師生查詢資料的信息導(dǎo)航員。

三、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校圖書資料的使用效能和流通管理轉(zhuǎn)型

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的一個(gè)主要特征是實(shí)現(xiàn)資源共享，節(jié)約經(jīng)費(fèi)。資源共享對于讀者來說影響甚大，它使得各公共圖書館、高校圖書館、資料室之間，各有范圍、有重點(diǎn)地收藏文獻(xiàn)資源，充分體現(xiàn)館藏特色，解決館藏間的交叉與空白，形成優(yōu)勢互補(bǔ)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與通訊技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字通訊和電子存儲已使信息資源的擁有者和館藏位置的界限變得模糊，傳統(tǒng)圖書館已走向無墻化的電子圖書館，資源共享成為現(xiàn)實(shí)。由于共享的實(shí)現(xiàn)，圖書館、資料室可以擺脫傳統(tǒng)的藏書結(jié)構(gòu)，即既要滿足本館讀者常用的文獻(xiàn)，又要考慮一些偶然的或?qū)玫降奈墨I(xiàn)，也就是力求藏書范圍的廣泛性。而網(wǎng)絡(luò)則將世界各地的信息資源方便地帶給圖書館，使得圖書館可以將經(jīng)費(fèi)用在特色文獻(xiàn)的建設(shè)上，由此達(dá)到節(jié)約經(jīng)費(fèi)的目的。

隨著網(wǎng)絡(luò)化的普及，高校圖書館的傳統(tǒng)流通管理方式也發(fā)生了變化。簡便借閱手續(xù)，為讀者提供服務(wù)是高校圖書館的天職。傳統(tǒng)高校圖書館對讀者的服務(wù)主要體現(xiàn)在文獻(xiàn)借閱上，其借閱方式常常是師生帶著希望到館查目錄、填索書單，圖書館工作人員根據(jù)索書單取書，再辦理借閱手續(xù)。不僅程序繁瑣，而且忙活半天卻竹籃打水的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)化的高校圖書館，其借閱是由計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)或讀者在自己的終端上自動(dòng)完成的，程序簡便、快捷。網(wǎng)絡(luò)化的高校圖書館將是24小時(shí)開放的圖書館，它使讀者遠(yuǎn)離時(shí)間的限制，而隨時(shí)可以辦理文獻(xiàn)借閱手續(xù)。網(wǎng)絡(luò)化的高校圖書館，其文獻(xiàn)載體形式多樣，電子文獻(xiàn)將不斷占領(lǐng)圖書館的館藏空間，使得所謂的館藏資源變成在空間高速運(yùn)行的數(shù)據(jù)。不同的師生讀者可在同一時(shí)空范圍內(nèi)瀏覽同一份文獻(xiàn)，或在不同的空間同時(shí)瀏覽同一文獻(xiàn)，或者通過下載離線閱讀，等等，時(shí)空將不再是限制師生讀者獲取信息的障礙。師生讀者可以隨機(jī)訪問網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)上的文獻(xiàn)館藏單位，選擇不同專業(yè)的文獻(xiàn)類型查閱，館際互借成為可能。

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校圖書館，借閱內(nèi)容已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了多樣化。在傳統(tǒng)借閱方式下，讀者借閱文獻(xiàn)時(shí)只能整本提取屬于靜態(tài)的紙質(zhì)文獻(xiàn)，而無可選擇。借閱資料是實(shí)物形態(tài)的圖書資料，是由儲存柜架上到讀者手中這樣一個(gè)轉(zhuǎn)移過程來完成的。在這個(gè)借閱過程中，實(shí)物形態(tài)的圖書資料已經(jīng)由儲存它的圖書館轉(zhuǎn)入讀者手中，并且在讀者借閱的全過程中，無論時(shí)間多長，這份或這些圖書資料已不在原來儲存它的館中了。因此，雖然館藏圖書資料在本質(zhì)上應(yīng)該是共享的，但在任何一個(gè)體的讀者借閱過程中，被借閱的圖書資料在整個(gè)借閱期間卻只能是那個(gè)讀者獨(dú)自享受。其他讀者要想借閱這份或這些資料，只能等到那個(gè)讀者把資料退還回來以后。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的高校圖書資料已經(jīng)由館藏式轉(zhuǎn)變?yōu)檩斎胧剑蓪?shí)物形態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑿螒B(tài)。儲存在電腦網(wǎng)絡(luò)里的圖書資料信息，并不因某讀者的借閱、輸出和下載而轉(zhuǎn)移或消失。這些圖書資料信息完全可以任意查閱、輸出和下載，電腦網(wǎng)絡(luò)里的信息內(nèi)容卻一點(diǎn)也不會減少或消失。也就是說，儲存在電腦里的圖書資料內(nèi)容在時(shí)空上是完全可以共享的，并且它可以無限地發(fā)揮被利用的效能，而且永不磨損或毀壞。

因此，自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，為師生讀者便捷地獲取文獻(xiàn)信息創(chuàng)造了條件。只要是獲準(zhǔn)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并按規(guī)定付費(fèi)，讀者就可方便地查閱、下載和重新編輯、組織文獻(xiàn)信息。不僅可以查閱文字、數(shù)值、圖形、圖像等靜態(tài)文檔，而且可以看到動(dòng)態(tài)圖像，聽到聲音，獲得多媒體信息等動(dòng)態(tài)文檔。在高速信息網(wǎng)上，不僅有豐富的一次文獻(xiàn)信息資源，而且有大量的二次文獻(xiàn)信息資源，它們使得信息獲取環(huán)境擴(kuò)寬。師生用戶可利用網(wǎng)上提供的信息檢索工具——搜索索引和搜索目錄，如Yahoo，Gopher，Altavista等，或通過網(wǎng)絡(luò)信息網(wǎng)址來查找文獻(xiàn)信息，而不拘泥于特定的館室提供的文獻(xiàn)信息。