加強中職學校檔案管理工作之我見

石先蘭

（合浦師范學校，廣西 合浦 536100）

學校檔案是學校在教學、教育、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖像等不同載體的歷史記錄，是學校歷史發展的縮影和人才培養的寫照，因而具有豐富的內涵和較強的社會歷史、經濟、文化價值。它不僅客觀真實地反映了學校發展的整個過程，而且為學校的持續發展提供了歷史依據。檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，是辦好學校的重要基礎性工作，是衡量一所學校管理水平的重要標志之一。充分有效地開展檔案工作，無論在總結教育工作經驗，探索、掌握教育工作規律方面，還是在維護學校教學、科研和管理人員合法權益方面，都具有不可估量的作用。

近年來，我國中職學校正在進行著教育事業的重大變革，檔案管理工作作為中職學校工作中重要的組成部分正面臨重大的改革及挑戰。那么，如何適應新形勢，加快中職學校檔案工作發展的步伐呢？我認為應從以下六個大方面加強中職學校檔案管理工作。

一、提高檔案管理創新意識，加強檔案管理硬件建設

檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，必須組織好對《檔案法》的學習與宣傳活動；做到結合實際，領導帶頭學習和貫徹落實《檔案法》。通過學習與廣泛宣傳，教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持建檔工作，并自覺地維護學校檔案工作。新時期的檔案管理工作必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導，勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。學校還應加大投入力度，加強檔案管理硬件建設。硬件建設是提高檔案水平的基礎，同時也是保證檔案質量管理的必備條件。學校設置專門的檔案室，需配備計算機、掃描儀、數碼相機、空調、除濕機、防磁柜等設備，安裝網絡版檔案管理軟件等，可容納行政、教學、科研、財務等檔案資料。檔案應通風性能良好，符合“三無”“八防”要求，加強檔案室硬件建設，以確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

二、建立檔案管理網絡，完善科學的檔案管理機制

檔案工作是辦好學校的重要基礎工作，也是衡量學校教學質量和管理水平的重要標志、評估的內容之一。學校應建立檔案管理的工作網絡，形成以學校領導掛帥，辦公室分管理，檔案室具體負責，各職能部門及科室協作共抓的四級管理網絡，對檔案工作進行科學規范的管理，并且實行部門立卷制度，逐步做到“三納入”、“四同步”，即把檔案工作納入學校計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；在布置檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

學校的檔案管理要配備專職檔案員，建立綜合檔案室，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案，各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責搜集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。學校主要領導重視并親自過問檔案工作，從組織上保證檔案工作的順利開展，就能較好地解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。

三、加強檔案員綜合素質的培養，提高學校檔案管理水平

檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的素質的高低。因此，加強檔案人員的業務能力培養，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。要求從事檔案工作的專職檔案人員必須思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、具有較好的政治素質和較強業務能力，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，真正做到“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”。檔案員要加強自身業務建設，一方面積極參加檔案業務培訓，加強檔案專業知識理論的學習。學校要健全檔案室工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報關保密制度，嚴格按規章辦事。另一方面建立好檔案工作網絡，選拔年紀輕、懂電腦，熱愛檔案事業，甘愿默默奉獻的人擔任檔案員，運用現代化管理知識和先進技術設備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。

四、加強檔案信息化建設，實現檔案管理的規范化、標準化

目前，網絡技術已普及，學校網絡建設已完成，教育教學活動離不開計算機網絡設備，教職工的日常工作也離不開辦公自動化，檔案部門全面應用微機化管理也是大勢所趨，但是由于檔案的特殊性，而且檔案部門在應用新技術方面總是有一定的滯后性，因此學校檔案室要加強對電子文件的管理。電子文件的收集歸檔、管理應作為當前學校檔案信息化建設的重點，檔案室應該針對本區域移交單位產生的電子文件有目的、有重點地開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法，同時還要有選擇地對電子檔案進行歸檔。對其歸檔時，應避免與紙質檔案重復，在檔案室經費緊張的情況下，電子文件應求精而不能求全，避免信息資源和資金的無謂浪費。此外，逐步擴大對電子文件的歸檔范圍。檔案以文字、圖形、符號、聲像等手段記錄人類的文化知識，電子檔案只是對紙質檔案起補充作用。檔案部門應明確電子文件歸檔的時間、范圍，建立一個大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準，以保證檔案信息資源的共享。電子檔案形成后，要制定保密和備份制度，使電子文件盡可能處在安全保密狀態。

充分利用校園網，搜集整理檔案信息，建立電子檔案管理數據庫。鼓勵各部門以電子文件的形式按規定格式和要求上報檔案材料，如照片、錄音、錄像、文字等，把檔案軟件管理系統接入學校的校園網，實現檔案查詢和檢索自動化。

加強教學檔案建設，突出中職學校室藏特色。中職學校在專業設置上具有行業特色，注重應用型人才的培養。鑒于此，應加快建立本校重點專業、精品課程的特色數據庫檔案建設。另外，檔案具有一定的保密性，有使用權限的問題，但網絡易受到黑客攻擊、網上竊聽與篡改、病毒、程序缺陷、技術淘汰等眾多因素的威脅。因此，要注意建立檔案信息化安全保障體系。

五、明確要求，加強監督，確保檔案管理的質量

學校的檔案來源于各基層部門和處室，校級檔案部門或人員對各基層部門和處室提交的各類檔案起集中、整理、歸檔作用。為便于整理和歸檔，形成完整的全校性檔案系統，學校的檔案部門應該對各基層部門和處室的檔案收集提出明確的操作性要求，甚至提供模板和標準樣式。以舉辦一次重大的校企聯誼活動為例，應該要求完整收集和提供舉辦本次活動的申請、活動方案、領導批復、活動籌備工作分工、邀請函樣本、嘉賓名單及聯系方式總表、活動議程、主席臺卡及擺放位次、禮品發放清單、嘉賓簽到簿、領導講話稿、新聞報道稿及校報樣刊、電視新聞錄像文件、學校的全程錄像、活動圖片，等等。檔案收集的要求越詳細越具體，基層檔案員操作起來就越有方向感，越有針對性，這是校級檔案建設工作提高質量的重要前提。

檔案的完善靠的是日積月累，靠的是檔案人員的事業心和責任感。對于不負責任而時時處處被動工作的基層檔案員來說，可以長年累月“看不到”一份值得收藏的檔案；對于有心人來說，則是處處留心皆檔案，大到一個方案、政策的醞釀、研討和出臺的過程綜述，小到一份臨時的會議通知、一份傳真、一張照片、一份請柬，都會有相應的收藏價值。所以，對各處室的檔案員，在科學指導的同時，一定要加強過程督查，及時提醒與敦促，以防有些寶貴資料稍縱即逝。對于事關重大的影音資料、電子文檔，更要予以高度重視，要指導相關人員在電腦中分門別類存放，及時整理，定期清理，必要時可以在交檔之前拷貝復制，以防萬一毀于病毒或發生其他意外損害，產生不可挽回的損失。

六、強化管理，服務現實，發揮檔案利用職能

信息技術的高速發展，網上政府、遠程利用的出現，使得越來越多的文件材料將直接通過信息網絡為學校的發展服務，中職學校檔案的服務功能也應得到更大發揮。學校的相關信息準不準確，內容豐不豐富，質量高不高，與檔案管理水平的高低有很大的關系。因此，檔案工作者不僅要“管好”檔案，更要“用好”檔案。要在保證真實可靠的前提下，將有價值、可公開的學校相關信息通過一定的加工、處理后公之于眾，加強對學校各項工作的宣傳，提升檔案的服務水平，變被動提供查閱為主動提供信息，提高檔案的價值，使其發揮更大的作用。此外，要加強對檔案管理的效果評估，將其作為檢驗檔案管理效益和效率的基本途徑，通過正式與非正式評估、內部與外部評估、量化與非量化評估，達到有效配置資源、提高服務水平的目的。

總之，中職學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，在做好檔案收集、整理、歸檔工作的同時，還要做到主動提供利用服務，使檔案的價值得以充分體現。檔案人員既要熟悉室藏，注重收集質量，提高檔案利用率，又要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度把學校檔案工作做得更好，使之更好地服務于學校、服務于社會。

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