探析分級教學中教學檔案的管理與利用

劉 萍 李昌婭

（長江大學一年級教學工作部，湖北荊州434025）

探析分級教學中教學檔案的管理與利用

劉 萍 李昌婭

（長江大學一年級教學工作部，湖北荊州434025）

分級教學中教學檔案管理存在信息化程度不高，管理人員信息化應用水平有限，經費不足等問題。可從管理方法、管理手段等方面入手，注重學籍材料的平時收集與保管，合理分類與組卷，保障教學檔案的完整性，從而更好地服務于教學質量工程。

分級；教學；教學檔案；管理；利用

教學檔案是指高校從事教學管理、教學實踐、教學安排、科研等活動中直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。教學檔案的形成是教學管理的真實記錄，它客觀地反映了學校的教學情況。教學檔案管理工作是由規劃、計劃、方案、實施、監督、反饋及改進各個環節組成的一個全過程、整周期的組織行為。它融會了高校管理的所有內容，而且伴隨著高校管理工作始終。為了有效配合分級教學，注重對教學檔案材料的平時收集與保管，保證檔案材料的完整性，以促進教學檔案的管理和利用。

一、分級教學中教學檔案管理工作所存在的問題

分級教學在教學理念上，從以教師為中心的教學轉變到以學生為中心的教學上來，從以知識傳授為中心轉變為以能力培養為中心，進行分類指導，因材施教。學生由以前的固定班級而分到了不同層次的分級班，教師所帶的班級由來自不同專業的學生組成，教學檔案的內容隨之越來越豐富，檔案信息利用主體越來越多，傳統的手工操作及經驗管理模式已制約了分級教學中檔案管理的發展，遠不能適應學?？旃澴唷⒋笕萘康男枨螅涔芾憩F狀主要存在以下四個方面的問題。

第一，教學管理內容的信息化程度不高。教學計劃、教學大綱的制定周期長且落后于分級教學形勢的發展，教師的潛力難以充分發揮。教學日常管理的材料存檔不齊全，影響教學信息反饋不及時。學生規模大，學籍管理的難度加大，人為失誤的因素增加。

第二，教學管理人員信息管理水平不足，信息技術應用能力較低。教學管理人員在信息的收集和處理上以傳統的信息管理為主，網絡技術、智能技術還未能在實際工作中得到普遍應用，導致信息資源的利用率低，教學材料的收集有重復收集現象，造成教學管理信息冗余，管理效益不高。

第三，經費投入不足，設備有待改善。經費是一切教學檔案管理工作的基礎保障。由于重視不夠，造成教學檔案管理辦公條件簡陋，設備陳舊、老化，難以正常開展工作。

第四，自然班級和分級班級的學籍檔案難以一體化，有待信息化管理。特別是在學生成績管理上，完全依靠學籍秘書手工操作整理，教師不能及時、有效轉化登錄成績，影響了工作效率。

二、實施分級教學管理，提高檔案利用效果的途徑和方法

以大學英語教學為例，分級教學堅持以培養學生英語綜合運用能力、特別是聽說能力為目標，同時建立了一年級大學英語課程的總體目標，制定科學的、系統的、個性化的大學英語教學大綱，從而完善大學英語課程體系。目前，我校的大學英語分A、B兩級教學，針對A、B兩級的基礎差異，制定不同的教學目標和教學要求。A級按照大學英語教學要求中的一般要求進行教學，通過一年級兩個學期的教學達到四級教學目標，并參加全國大學英語四級考試。B級教學按大學英語教學大綱中的較低要求進行教學，重在培養學生的語言基本功，兩學期后達到三級教學目標。

教學檔案管理是對各類靜態教學文件信息，加以科學整理，使其變成動態的、規范化的教學檔案信息，通過網絡傳遞，服務于學生、學校，服務于社會。其網絡功能包括：電子教學、網上歸檔、網上組卷、網上借閱、網上檢索、網上傳遞信息、遠程服務，等等，對教學檔案資源進行處置、管理和提供檔案的利用服務。通過信息技術對檔案資源的分類、提取、分析、加工并進行鏈接與共享，從而準確、及時、簡捷、實用地滿足不同的群體對檔案的不同需求，實現檔案資源的社會共享，最大限度地延長教學檔案的壽命，為教學和管理服務。

伴隨著檔案信息量的不斷遞增，如何利用信息技術提高教學檔案管理工作效率，創新分級教學條件下的教學檔案管理模式，是教學管理工作者應當密切關注的問題。為了更好地服務分級教學，針對檔案管理工作中存在的問題，改革創新管理方法和手段，形成運行有效的保障機制：

第一，建立跟蹤式的全程動態學生檔案。加強高校學生檔案的全程化管理，要從大學生入校起就做好建檔工作，并根據其學院、專業、班組等群體性，隨時按照新的歸檔范圍和要求，在各個發展階段和時期動態地收集整理相關材料，進行及時的歸檔，以避免用到檔案時才慌里慌張地進行突擊的行為，結果免不了錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確的人為錯誤，給高校學生學籍檔案管理的全程工作和高校畢業生的就業帶來很大麻煩。

第二，加強教學檔案的標準化、信息化建設。檔案管理標準化、規范化是實現檔案信息資源共享的重要前提和基礎，教學檔案的分類至關重要。傳統的高校教學檔案基本上都是以紙質檔案為主，管理人員的勞動強度大，查閱十分困難，并且占用大量的庫房空間。管理成本高，保管時易損壞，而數字化檔案克服了傳統檔案的缺點，節省了大量人力、物力和財力，且可大量復制，克服了紙質檔案獨一無二的弊端。檔案信息化是利用信息處理的自動化，達到檔案、文件的一體化管理，實現檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數字化存儲，以實現檔案信息遠距離、無障礙的傳遞和交流，達到檔案資源的互通與共享。數字化、信息化建設是教學檔案信息化管理的核心內容。

第三，加強檔案信息的網絡安全化管理。檔案信息的安全問題是檔案信息網絡化帶來的最為突出的問題，需要在實際工作中逐步解決。首先要防止檔案信息的損毀和遺失，如操作失誤、設備故障、計算機病毒和黑客攻擊等；其次是保密問題，有的信息可以公開，有的則是要保密的，這些信息在管理時應采取相應的保密措施。

第四，擴大檔案歸檔范圍，增加檔案信息含量。學生檔案材料的收集歸檔要與時俱進，擴大歸檔的范圍，增加檔案的信息含量。傳統的高校學生檔案內容主要有反映大學生思想道德素質、身體健康狀況和學業情況的檔案材料。大學生思想道德素質方面的檔案材料主要包括大學生在校期間的政治表現、思想鑒定、入黨或入團申請書、志愿書、個人思想匯報以及助人為樂、見義勇為等記錄；學習成績方面的檔案材料主要包括大學生大學階段的專業課、基礎課、公共課、必修課、選修課等課程的考試和考查成績以及實驗操作報告、科研成果等；身體狀況方面的檔案材料包括反映大學生身體素質的健康體檢卡及體育考試和考查成績等體能特征資料。除了以上傳統的高校學生檔案內容，還應根據當前社會形勢的發展和大學生學習生活的特點，補充、擴大高校學生檔案的歸檔范圍，增加心理素質、社會實踐活動和誠實守信情況的材料。心理素質方面包括能反映大學生在情緒、情感、意志、耐受挫折等方面情況及學生的個性傾向和職業取向的個性心理特征測評書等，這些心理檔案能夠準確地分析學生的個性特征，以便及時采取相應的心理疏導措施促進學生健康成長；社會實踐活動方面包括大學生參加、組織大型活動能力、在校任職情況及評價和參加各項實踐技能的培訓記錄等；誠實守信方面包括大學生考試有無違紀情況、助學貸款的償還情況記錄等。誠實守信是大學生個人發展的重要品德之一，也是用人單位熱切關注的焦點。所以，高校學生檔案的內容應準確反映學生的信用行為和品行狀況。

第五，加強檔案人才隊伍建設。有計劃地對在職檔案管理人員進行專業技術培訓，更新其知識結構，提高其業務水平；大力引進計算機專業人才，并對其進行檔案業務知識培訓，使之盡快適應檔案網絡化工作。培養一批復合型人才，以適應檔案事業的發展，實現檔案工作的現代化和信息化。

第六，重視檔案利用反饋是提高檔案服務質量和效率的重要措施。一要重視檔案利用信息反饋，包括外部信息反饋即檔案利用者的信息反饋，如對檔案服務利用的要求、檔案提供利用的方式方法的評價等，也包括內部信息反饋即檔案部門內部人員的信息反饋，如檔案利用工作中存在的問題和不合理之處，以及在檔案信息開發利用過程中，對于收集、整理、鑒定、保管、利用等工作環節遇到的業務和技術問題等。二要做好檔案利用數據，如類別、數量統計和利用規律、利用效益分析，建立檔案的反饋系統，形成有針對性的服務體系，以優質服務促進檔案管理良性發展。

三、充分利用教學檔案資源，努力提高教學質量

采用計算機技術處理和保存檔案信息，加強對教學檔案資源的收集、整理、開發和利用，是同一種教學信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。在信息化條件下，檔案管理的現代化即檔案數據庫建設和檔案數字化，是提高檔案服務質量和效率的重要保證。檔案數字化建設應“以現實需要為前提、分階段分步驟進行”的精神，通過對利用需求的分析決定數字化的規模、對象、先后順序，通過對利用效果的分析進一步引導、推動、調整檔案數字化后續工作。構架高校教學檔案管理信息系統，利用計算機網絡技術提供更好的服務方式，進一步提高檔案的利用價值，為分級教學改革服務，對提高教學質量有著十分重要的意義。

第一，教學檔案的規范化管理有利于分級教學。信息技術強大的數據儲存功能和完善的數據庫系統為教學檔案管理的高效、規范、準確與安全提供了可靠保證，大大提高了檔案管理工作效率。

第二，有利于教學檔案的充分利用。完善的教學檔案管理信息系統，能夠滿足學生、學校和社會不同群體對檔案的需求，只要權限許可，通過檔案的信息檢索、查找，就能實現高校教學檔案資源的共享。

因此，加強高校教學檔案管理的規范化，建立跟蹤式的分級教學的全程動態管理模式，對大學生在校期間的思想表現、學習成績、身體狀況、個性特征、社會實踐、誠實守信等情況進行寫實化記錄，通過這些檔案材料真實反映教學歷程，更好地為提高教學質量服務。

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［3］陳媚．教育信息化條件下的高校教學檔案管理探討［J］．檔案與建設，2007（12）．

［4］張金來．淺談高校教學檔案管理的信息化［J］．中國電力教育，2008（12）．

［5］郭紅．高校檔案管理信息化建設略論［J］．蘭臺世界，2008（4）．

［6］黃利梅．教學檔案管理創新探究［J］．蘭臺世界，2008（22）．

責任編輯 袁麗華 E－mail：yuanlh＠yangtzeu．edu．cn

G642．47

A

1673－1395（2011）02－0149－03

2010 -12 20

劉萍（1966—），女，湖北江陵人，副研究館員，主要從事高校教學檔案管理研究。