企業信用管理制度的創新探析——湖南永利化工股份有限公司企業管理新探索

龍小兵

湖南永利化工股份有限公司（簡稱永利公司）是于2002年8月8日經湖南省人民政府批準，在湖南省工商行政管理局登記注冊，由湖南株洲化工集團有限責任公司改制控股組建的股份有限公司。公司主要生產經營化工基礎產品，注冊資金10192萬元，目前公司資產總額為37277萬元，2006年銷售收入為31022萬元，資產負債為61.1%。主要產品有硫酸、鈦白粉、普鈣、高純磁性氧化鐵、液體二氧化硫、硫酸亞鐵等10余種。公司自2002組建以來，便著手創建現代企業管理模式，進行管理流程再造，全面按照現代企業制度的要求規范運作。2006年，公司實施了一套比較完善的，科學的經營管理方案，即商帳管理制度。從而全面提高了企業管理水平，有效地促進了企業各項經濟指標的全面提升，特別是2006年，銷售收入、利潤等主要經濟指標與往年相比都有的大幅度的增長，為公司上市打下了良好的基礎。

一、商帳信用管理制度提出的背景和理由

（一）商帳信用問題是當前制約企業

發展的瓶頸信用風險和應收帳款管理問題是當前影響企業經營成敗的關鍵因素之一。由于我國企業的經營環境已經發生了根本性的變化，買方市場和信用交易方式成為必然的和主導的趨勢，但是尚不健全的宏觀信用管理體系和企業在內部管理上對信用風險控制能力的嚴重不足必然帶來巨大的市場信用風險（企業的信用約束不足）。

（二）商帳信用管理在企業經營中具有核心作用

信用與信用管理在現代企業發展中具有至關重要的作用。現代市場經濟本質上是信用經濟。在現代企業的市場運行中，信用是一項最重要的資源。在發達的市場經濟體系中，一個成功的企業卻可以憑借信用使其經營規模超出自身擁有現金的幾倍。企業通過銀行信貸、客戶的賒銷（信用銷售）、應收帳款的代理出售（保理）以及信用保險等多種方式，創造遠遠大于現金規模的價值。

（三）加強商帳信用管理是永利公司強化管理的迫切要求

永利公司成立前的公司是典型的國有企業，在內部經營管理機制上缺少信用管理職能，造成大量應收帳款被拖欠。從2002年10月底的數據看，永利公司應收帳款余額高達6243.93萬元，超過公司三個月的營業收入，相當于公司年凈利潤的6倍多，應收帳款周轉率不到四次。并且帳齡分布極不合理，三年以上的應收帳款占45%左右，2～3年占12.72%，這應蘊藏著巨大的信用風險，經營管理成本得不到有效控制。如不采取有效措施，將給新成立的永利公司帶來不可預計的損失。

二、創新企業商帳管理的主要內容

（一）建立客戶信息檔案

客戶檔案的主要內容包括基礎資料、客戶特征、業務狀況、交易現狀。此外，還應該建立客戶信用狀況的相關資料，包括客戶概況、歷史狀況、組織管理、經營狀況、財務狀況、內部評價、信用記錄、行業分析、發展前景等方面的內容。

（二）設立信用管理部門

企業的信用管理部門的主要功能就是在企業信用政策允許的范圍內做好客戶風險管理、應收帳款管理、商帳管理三個方面的工作，其主要的目的是增加銷售、加速現金周轉、減少企業的貸款、改進客房戶關系等。

（三）客戶資信管理制度

客戶資信管理制度是指以客戶的信息資源和資信制度為核心的一套規范化管理方法。客戶檔案是實現客戶信息系統化管理最基本的工作和資料來源，產品開發、銷售計劃、營銷策劃、客戶訪問、資信調查、信用評定等等，這一切都是以客戶檔案為基礎的。在客戶檔案管理的過程中，需要遵循動態管理、突出重點、靈活運用、管理制度化、專人負責的原則。在這項管理制度中，信用管理和資信調查是兩項核心工作。客戶的信息管理是信用風險控制的基礎，企業應當投入一定的人力、物力和財力，并且應當作為企業管理制度中的一項重要內容加以貫徹落實。對客戶的資信調查也應當經常化、制度化地進行，盲目信任客戶往往是造成日后拖欠乃至壞帳的根源之一。

（四）內部授信制度

內部授信制度是指企業在交易決策過程中執行一套科學的信用審批方法和程序，包括“信用申請審查制度”、“信用額度審批制度”和“交易審批制度”。通過這項制度，可以明確企業與客戶的信用關系，分清企業內部各部門和各級決策人員的權限和責任，使應收帳款控制在一個合理的范圍之內。授信管理工作的核心是信用限額的制訂，通過一系列科學的、定量化的信用評估、控制方法，形成企業內部的信用制約機制。

（五）應收帳款管理制度

關于應收帳款管理，許多企業已制定了一些相應的管理制度，但是這些管理制度還遠遠不能適應現代企業管理的要求。存在的主要問題是缺少管理的系統性和科學性，比如在應收帳款管理的各個環節缺乏系統性，只是注重事后的強行收帳，缺少事前和事中控制。在時間和風險上，忽視應收帳款的流動性和實際成本的核算。按照應收帳款管理制度的要求，企業分別建立“綜合性銷售分類帳管理制度”、“帳齡控制制度”和“欠款催收制度”。

三、創新商帳信用管理的主要做法

為有效規避營銷風險，強化和監督公司營銷信用工作的全程管理，加快資金周轉速度，增強企業市場競爭力，永利公司針對企業現狀和外部市場不斷變化的需求，從創新企業管理入手，組織實施商帳管理創新工作。實施商帳管理的總體思路：在對產品市場、客戶信用狀況進行調查、分析和評價的基礎上，建立營銷信用信息平臺；依據客戶的信用信息，結合公司在不同時期的營銷策略，評定、調整客戶的信用等級和賒銷授信額度及期限；根據對客戶的授信結果，審查控制賒銷合同的簽署和發貨；動態跟蹤、催收貨款；針對客戶信用惡化狀況，分別采取不同措施，及時追收逾期帳款，審慎處理壞帳損失。

（一）創新客戶信用信息管理模式

為了使商帳管理工作能夠得到有效地組織實施，公司成立了專門的領導小組，下設商帳管理辦公室，以此加強組織領導，并明確了相關部門的工作職責，確保工作順利開展。

（1）營銷部負責建立并及時補充，更新客戶信息檔案，按要求向商帳管理辦公室報送客戶信用信息資料，商帳管理辦公室負責擬定客戶信用信息資料報告基本格式。

（2）財務部負責對應收帳款進行定期或不定期的核對清理和審核賒銷發貨及提供客戶信用等級評定和授信的相關信息。

（3）公司辦公室負責確定客戶信息資料及其相關的信用評價資料的密級，以及提供法律援助。

（4）創新客戶信息書面資料的管理程序：客戶信息書面資料（含電子文檔）的傳遞、借閱要求按照相應權限或臨時書面報批方式辦理相關手續，資料提供者負責建立并保管交接簽收記錄或臺帳。其中成套客戶信息資料匯編、錄入、使用、保管者以及有權接觸客戶信息資料而離開公司者應當簽署商業信息保密承諾書交公司辦公室備查。只有對客戶信用有使用權限的人員才有客戶信息的查閱權，各業務員只擁有自己負責聯系的客戶的信息查閱權，客戶、公司內外與此無關的人員一律不得查閱。這要從各項環節入手，嚴把客戶信息局面資料的保密關，防止企業商業秘密的泄露給公司帶來經濟效益的損失。

（5）建立客戶信息情況報告制，并以表格形式填表存檔備查。客戶信用信息報告表由銷售業務員和或公司指派的客戶訪問人、商帳管理員單獨或聯合填報，其中無法確定或采用常規方式難以確定的內容可以不予填報，但必須附注書面說明；對于報告表沒有要求填報的內容，但填報人認為有價值的相關資料可以補充填報或提供相關資料。填報人必須書面簽名，并就相關資料的真實性及時效性簽署書面承諾書。

（6）加強對客戶資信情況的時效管理，明確責任人。客戶資信評價和授信結果執行時效原則上在一年以內。如因客戶信用信息失真或未注明信息使用時效，導致客戶資信評價失誤的，填報人為第一責任人；如因知悉客戶發生重大不利事項而未及時報告并補充，更新客戶信用信息的，公司第一知情人為第一責任人，無法確定第一知情人，負責聯系該客戶的銷售業務員為第一責任人。

（二）創新和建立客戶授信和資信評價體系

自公司成立以來，就開始對不同客戶進行調研整合，根據不同客戶的經營現狀、經營目的和經營方向進行全面了解，本著實現共贏目的和原則，有選擇性地與之建立長期戰略合作伙伴關系。對不同的客戶進行資信評價和授信測試，從而建立了一套完整的科學的客戶資信評價和授信體系。

（1）客戶資信評價。通過對客戶信用調查資料的分析，結合公司的實際，評定賒銷客戶的信用等級、信用額度信用期限。為此該公司采用嚴格的客戶資信控制制度，對每個用戶都建立檔案做好每個客戶購貨數量、付款情況的記錄。根據用戶不同的資信情況、業務量大小給予客戶相應的信用額度，如果超過規定的時間（資信天數）不付款或訂貨總量（欠款金額+新訂單金額）超過信用限度，就停止發貨。

（2）客戶信用等級劃分。根據客戶信用調查，分析資料，針對客戶特性、經營能力、資金狀況和交易歷史以及是否擁有可進行擔保的財產等情況進行綜合評估，公司在內部將客戶信用等級劃分為四等十級，即“AAA級——信用極好；AA級——信用優良；A級——信用較好；BBB級——信用一般”等等。對信用等級在“BBB級”以下的客戶不予授信，也不允許賒銷。

（3）授信額度評定僅針對提出賒銷要求的客戶而實施。對未提出賒銷要求的客戶，如果該客戶信用等級在“AA”以上，可以申請對該客戶授信賒銷。但必須在授信審批后方可依此與客戶接洽談判。

（4）所有新增客戶前三個月或前三批業務原則上不予賒銷。如果確實需要賒銷的，其信用等級必須在“AA”級以上。

（5）賒銷授信結合信用額度、期限、結算方式、信用折扣、價格和提供風險抵押、擔保等各種方法靈活運用，盡量降低風險或使風險與收益對稱。

（6）未經公司商帳管理領導小組特別批準，實際發生信用賒銷總額（含商帳管理方案實施前超額部分）不得大于公司現有應收帳款帳面總數。

（7）授信額度的使用權限。超額使用，由公司商帳管理領導小組成員會簽，總經理審批；80%～100%的額度使用，由營銷部長審核，公司主管營銷副總經理審批；50%～80%額度使用，由營銷部長審批；50%以下的額度使用，由營銷部長授權審批。

（8）賒銷擔保。如果合同承辦人或發貨申請人認為有必要突破授信額度或期限與客戶簽署賒銷合同或超額發貨，除按要求履行批準程序外，合同承辦人或發貨人申請必須簽署貨款回收擔保書。擔保額原則上不得超過擔保人過去兩年的穩定收入。否則，需用相應價值的可變現財產進行抵押。一旦逾期，先追究連帶還款責任或者賠償損失，再安排待崗清收，清收費用自負。

（9）在方案實施之前超額或超期賒銷的，要求及時核對帳款予以追收，與對方簽訂有效還款協議，在年底前將賒銷額度降低在授信范圍內。如即未收回，又未簽署還款協議的，按照原簽署擔保文件，追究相關責任人賠償損失。

（10）商帳管理辦公室應根據客戶信用信息資料和公司營銷策略的變動，每年至少組織一次對客戶信用條件的全面審核與調整，交商帳管理領導小組審定。當客戶的生產經營或信用狀況出現較大的變動時，業務承辦人和商帳管理員應當根據業務拓展需要或預警信息，及時提請對該客戶進行資信評價和授信。公司產品的市場行情或經營策略期間發生重大變動時，商帳管理領導小組應研究及時予以調整。一旦客戶出現如下情況：①欠款總額+合同金額＞資信限額;②欠款時間超過規定的資信天數。企業對該客戶新訂單就不能履行，該客戶便進入了“黑名單”，配貨單就不能開出，并發出了預警報告。如嚴重超過信用限度亮紅燈，達到信用額度亮黃燈。不超過信用額度亮綠燈。進入黑名單的客戶要由有關部門審核分析原因，并采取相應措施，在增加銷售和防止壞帳中取得一個平衡點。一般對“黑名單”的釋放，必須經財務總監或總經理審批后方可釋放。

（11）客戶要求對其信用等級，信用額度或期限進行調整的，須提供書面申請，或者由業務承辦人代為申請。原則上，每次調整增加額不得超過原有授信額度。

（三）創新應收帳款的動態跟蹤管理

應收帳款是企業流動資金周轉的主要來源之一，應收帳款的主要功能是增加銷售，減少存貨。應收帳款的成本包括機會成本、管理成本、壞帳損失成本。如何做好應收帳款的及時回籠，公司在此方面采取了一些新的舉措，改變了工作重心，實行全程動態跟蹤管理。

（1）應收帳款實行全程動態跟蹤管理，以事前控制為主，結合相關控制軟件，將控制的重心前移至發貨環節。

（2）應收帳款清查核對。財務部和營銷部分工合作做好應對帳款清理核對工作，至少每年簽署一次書面對帳文件和還款協議。其中，對于存在“一戶多頭”的賒銷客戶應當逐月核對；對于存在商務糾紛的賒銷客戶，應當在下一批貨物發出前核對，協商完畢并簽署相應處理文件。

（3）公司關聯方賒銷單位。不需要出差的先款后貨結算銷售客戶；商帳管理領導小組委托財務部牽頭對帳的賒銷客戶，其中包括：既是公司用戶，又是公司供應商的客戶；先貨后款結算的賒銷客戶；需要外出對帳的先款后貨結算銷售客戶。

（4）應收帳款的核對、清理和追收應該遵循謹慎性及時效性原則，并充分考慮成本與效益，做到證據充分，有理有利。盡可能采用書面方式，并且將相關資料納入客戶信用信息檔案進行管理。

（5）財務部銷售核算員和商帳管理員應當經常對客戶賒銷回款情況進行監控。一旦發現逾期或違規超額發貨情形，必須盡快向商帳管理領導小組發出警醒報告。

（四）加大對逾期帳款清收和壞帳處理的工作力度

逾期帳款和壞帳損失一直是企業經營工作的一個難題，也是資金沉淀和占用資金、消耗企業資源、侵蝕利潤的兩個攔路虎。為此，在創新企業商帳管理過程中，公司著重對這項工作的開展加大了力度，采取了一些行之有效的強制手段，并受到了較好的效果。

（1）在合同內銷期內，客戶如發生資產重組、單位變更，營銷部應及時了解債務擬定繼承人的信用信息，經批準后方可簽署債務轉移文件。債務人死亡，破產清算的，營銷部應及時報告并采取清收措施，盡量降低損失。

（2）對于歷史遺留的逾期賒銷帳款，如果已經停止交易，可按照公司清欠管理辦法，報經公司商帳管理領導小組批準后交清欠辦處理。

（3）對執行后發生的逾期帳款，一律由相關責任人負責清收。自賒銷產品發出至貨款逾期三個月以內的價款回收與催收的示范流程和方式授權營銷部擬定。逾期三個月仍然未能回收的，由商帳管理辦公室會同法律顧問寫出專題調查報告，報公司商帳管理領導小組研究后，采用司法手段進行強制性清收，確保企業經濟利益不受損。

（4）呆壞帳的處理。呆壞帳處理主要由銷售部負責，對需要采取法律程序處理的由公司領導專案研究處理。進入法律程序之前，應按照呆壞帳處理，處理后未能有結果，且認為有依法處理的必要，再進入司法程序。呆壞帳移送公司后，應將造成呆壞帳的原因，及責任人應承擔的責任調查清楚，提交公司決策層研究。在回收貨款過程中，若發現收款異樣或即將出現呆環帳時，必須迅速作出收款異樣報告，通知公司有關法律人員處理。若有“知情不報”或“故意蒙騙”的情況，應當追究當事人的責任。尤其應該強調的是業務員離職或調職，必須辦理移交手續。其中結帳清單要由各部門共同會簽，直屬主管應負責實地監交，若移交不清，接受人可拒絕承受“呆帳”（須于交接日期起規定日期內提出書面報告。）否則就應承擔移交后的責任。

四、創新商帳信用管理的效果評價

（1）管理水平得到全面提高

在銷售與回款業務流程中全面實行規范的信用管理，大大提高了公司核心業務流程的效率，降低了失誤率和風險發生的概率。例如，公司利用計算機進行客戶的信用評價和日常發貨回款控制，簡化了管理程序，提高了業務效率。

（2）有效地改善了公司應收帳款的市場結構和客戶結構

通過對公司全部客戶的評級和分類，區分了不同客戶的價值和風險。自商帳管理制度實施以來，貨款回籠率均達到100%以上，市場結構發生了較大變化，大客戶策略見到成效，優化了客戶群，20%的大客戶占發貨額的80%以上，直接用戶、流通市場和自營網點的比例達到了7∶2∶1；已納入規范管理的客戶達到6000多個。

（3）提高了資金周轉效率

通過系統的應收帳款管理，公司每年的資金回籠率均達到100%，應收帳款的周轉率有較大幅度提高。

（4）應收帳款的風險大幅度降低

在實施的第一年，無風險客戶就凈增近500萬元，主動控制的風險客戶下降了800余萬元。其中在實施的第三個月，公司收回的逾期帳款就達200多萬。公司的應收帳款從6000多萬元，到2006年底降為3000多萬元，應收帳款額大大降低。

（5）發展、改善了大客戶的戰略合作關系

現在該公司已與200多個大客戶結成戰略合作伙伴關系，并向戰略合作伙伴客戶提供近2000元的信用額度。特別是已經結成戰略合作關系的大客戶，給予比較優惠的信用政策，通過優質的信用服務工作，使與用戶之間的合作有了更大的發展。實現了合作共贏，共同發展的目的。通過實施該項管理創新成果，全面提高了企業現代化管理水平，有效地促進了企業各項經濟指標的全面提升，企業的經營環境得到了質的改善。