高校干部人事檔案管理工作面臨的問題與對(duì)策

李雪云

（宿州學(xué)院 人事處，安徽 宿州 234000）

高校干部人事檔案管理工作面臨的問題與對(duì)策

李雪云

（宿州學(xué)院 人事處，安徽 宿州 234000）

高校干部人事檔案真實(shí)地記載和反映高校干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等，但由于高校教職工對(duì)高校人事檔案管理工作的這種重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致干部人事檔案材料收集不齊全完整，檔案意識(shí)薄弱，檔案管理人員整體素質(zhì)不高。筆者就自己在日常工作中發(fā)現(xiàn)的這些問題提出自己的見解和看法，以便更好的管理高校干部人事檔案。

高校；干部人事檔案；管理

高校干部人事檔案是記述和反映教職工個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以教職工個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它對(duì)高校考察和識(shí)別干部，選拔優(yōu)秀人才起著重要的作用。近年來，安徽省委組織部高度重視對(duì)干部人事檔案工作的管理，安徽省委常委、組織部長段敦厚在第四次全省干部檔案工作會(huì)議上就明確指出要開展干部檔案審核工作，提高干部檔案的收集整理水平。可是，在日常收集和整理過程中，筆者發(fā)現(xiàn)干部人事檔案收集整理以及管理過程中存在了許多弱點(diǎn)和不足，為此，筆者就自己整理過程中存在的問題提出自己的觀點(diǎn)和看法。

1 目前高校干部人事檔案工作存在的問題

1.1 檔案管理力量薄弱，檔案管理工作沒有獲得高校管理部門應(yīng)有的重視

組通字（1991）13號(hào)文件中的干部檔案工作條例中明確規(guī)定：“管理一千人的檔案需要配備一名專職干部；檔案在二千以上的要配備二名專職干部，兼職人員要以主要精力從事干部人事檔案工作”。但是在高校干部人事檔案管理的過程中，這樣的“配備”幾乎難于實(shí)現(xiàn)。近年來隨著我國高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，伴隨著在校生數(shù)量的增加，許多高校的教職工數(shù)量也在驟增，這種結(jié)果必然導(dǎo)致干部檔案數(shù)量驟增，但是檔案管理人員卻并沒有按比例增加。尤其是那些新建本科院校，他們的教職工往往達(dá)不到“一千人”。在這樣的高校中管理層或許是無暇顧及，或許是認(rèn)為檔案管理不是當(dāng)務(wù)之急。因而，管理人員的崗位往往是由人事部門中的某個(gè)人兼職。這樣的配置，不說人員的專業(yè)與素質(zhì)，就說因?yàn)椤凹媛殹保坏┢渌ぷ髋c之沖突，就必然的把檔案管理工作放置于次要甚至于不要的地位。

1.2 檔案意識(shí)薄弱，導(dǎo)致干部人事檔案收集不齊全完整

干部人事檔案是隨著歷史的發(fā)展，干部個(gè)人情況的變化，不斷補(bǔ)充現(xiàn)實(shí)的“動(dòng)態(tài)”材料，如學(xué)歷、學(xué)習(xí)、工作科研中取得的成績，職務(wù)變動(dòng)，獎(jiǎng)懲情況等等材料。它是干部人事管理實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，是歷史地、全面地考察和正確選拔使用干部的主要依據(jù)，是組織人事工作的重要組成部分，是干部工作的基礎(chǔ)性工作和重要環(huán)節(jié)。可是筆者在收集、整理人事檔案的過程中發(fā)現(xiàn)很多教職工對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)意識(shí)很薄弱，特別是對(duì)關(guān)于檔案的法律法規(guī)更是一無所知。按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。如第二類自傳材料、第四類創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定材料，各種著作、譯著和在重要刊物上發(fā)表的獲獎(jiǎng)?wù)撐幕蛴兄卮笥绊懙恼撐牡饶夸浂际菓?yīng)該歸檔的。這些材料是由當(dāng)事人在活動(dòng)過程中形成的，屬于個(gè)人的材料，也是隱私的，表面看起來與檔案一點(diǎn)關(guān)系也沒有，這就導(dǎo)致檔案材料收集不齊全，它的完整性也就不言而喻了。

1.3 干部人事檔案管理人員素質(zhì)不高、知識(shí)更新緩慢、歸檔材料整理質(zhì)量不高

干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、分類、整理直至裝訂等工作是一項(xiàng)涉及面廣和政策性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作,檔案材料收集什么,怎么歸檔,直接涉及黨的政策、國家法令以及干部的管理和使用。這就要求干部人事檔案管理人員不僅要具備檔案材料的收集、鑒定、整理、歸檔、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識(shí)，而且要熟練掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)。目前，從事干部人事檔案管理工作的人員，多數(shù)都缺乏相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，上崗后也未接受過專業(yè)培訓(xùn)，不掌握電子文件歸檔、電子檔案管理等現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，無法適應(yīng)新形勢下的干部人事檔案管理工作。即使有些高校從事檔案管理工作的人員是專業(yè)的，但是卻缺乏一些更專業(yè)，更精確的日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也導(dǎo)致歸檔材料質(zhì)量不高。

2 加強(qiáng)和改進(jìn)高校干部人事檔案管理工作的對(duì)策與思考

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理，逐步加大干部人事檔案工作力度

高校干部人事檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，基礎(chǔ)性、政策性、專業(yè)性、保密性強(qiáng)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和組織人事部門要把干部檔案工作作為組織人事工作的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，列入學(xué)校的重要議事日程。學(xué)校要嚴(yán)格按照有關(guān)的文件和法律法規(guī)配齊足夠的人力和物力，要選出熟練掌握檔案材料的收集、整理，熱愛檔案工作的人員來管理檔案，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門也要加大對(duì)干部人事檔案工作的資金支持，使得干部人事檔案工作的硬件和相應(yīng)的軟件能夠適應(yīng)新形勢的現(xiàn)代化的管理階段。

2.2 要提高高校干部人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案材料收集質(zhì)量的高低、人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。首先，作為干部人事檔案的管理人員應(yīng)該具有責(zé)任心強(qiáng)、工作細(xì)致、耐心的特點(diǎn)；此外，高校干部人事檔案管理人員還應(yīng)具備優(yōu)良的思想政治品質(zhì)、良好的職業(yè)道德，要有堅(jiān)定的信念、高度的歷史責(zé)任感和無私奉獻(xiàn)精神，要堅(jiān)持原則、遵守紀(jì)律、嚴(yán)格按照黨和國家的法律法規(guī)辦事、嚴(yán)守秘密；第三，檔案管理人員要有寬廣的知識(shí)面、扎實(shí)、深厚、過硬的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、較強(qiáng)的現(xiàn)代管理能力和計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力等。一份干部人事檔案收集質(zhì)量的好壞，鑒定存檔的正確與否與檔案人員的專業(yè)知識(shí)息息相關(guān)；第四，要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平和政治素質(zhì)。干部人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞而又繁雜辛苦的工作，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門要從各方面關(guān)心他們，為他們提供各種學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，努力提高他們的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，幫助他們?cè)趯?shí)際生活中遇到的困難，積極落實(shí)對(duì)干部人事檔案工作人員的獎(jiǎng)勵(lì)措施，增強(qiáng)他們的事業(yè)心和榮譽(yù)感[1]。

2.3 加大宣傳力度，增強(qiáng)教職工對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

高校干部人事檔案關(guān)系到高校教職工的切身利益，每一份檔案都是一個(gè)人歷史經(jīng)歷的濃縮,出生時(shí)間、工作時(shí)間、各種考核、鑒定、學(xué)歷、學(xué)位、職稱、資格等各種證明材料都與個(gè)人工資、提職、任免、退休密切相關(guān)[2]。所以要加大檔案工作宣傳力度，讓學(xué)校的教職工們認(rèn)識(shí)檔案材料對(duì)個(gè)人的重要性，高校雖然是人才聚集的地方，但是，在日常的工作中，由于教職工們忙于教學(xué)、科研等工作，很多人對(duì)干部人事檔案應(yīng)該歸檔的材料卻并不了解，更多的人認(rèn)為這種事情就是學(xué)校組織部、人事處的事情，和他們毫無關(guān)系，該自己個(gè)人提供的人事材料自己收藏，不及時(shí)提交。再加上有些提供材料的部門不能及時(shí)把形成的人事檔案材料交人事檔案管理部門,該提供的材料不及時(shí)提供,造成人事檔案材料收集不全,嚴(yán)重?fù)p害了人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性。因此學(xué)校要通過對(duì)《檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律法規(guī)的宣傳,讓更多的人了解黨和國家人事檔案管理的方針政策、人事檔案制度及條例,規(guī)范人事檔案的管理,使高校干部人事檔案管理工作納入法制化、正規(guī)化軌道。

3 結(jié)論

胡錦濤同志指出：“檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可或缺的方面。借助檔案，我們能夠了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。”因此，我們要重視干部人事檔案，提高學(xué)校全體教職工對(duì)干部人事檔案的認(rèn)識(shí)，從事干部人事檔案的管理人員要努力提高自己的綜合素質(zhì)，努力實(shí)現(xiàn)學(xué)校干部人事檔案工作的新發(fā)展。

[1]楊碧倩.高校人事檔案管理工作中的若干問題及改進(jìn)措施[J].揚(yáng)州教育學(xué)院學(xué)報(bào),2009(3):89-91.

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2011-03-21

李雪云（1979—），女，安徽靈璧人，宿州學(xué)院人事處館員，碩士，研究方向?yàn)闄n案管理、人事檔案管理。

[責(zé)任編輯：胡惠芳]