關于太原大學圖書館搬遷的思考

□段鵬莉,丁民選

(1.太原大學圖書館,山西 太原 030009；2.山西廣播電視大學，山西 太原 030027)

隨著太原大學的發展,學校決定整體搬遷至小店區。如何以最快的速度高質量地完成圖書館的搬遷任務已成為太原大學圖書館需要思考的重要問題。

一、前期準備

清點館藏文獻及設備。太原大學圖書館現有館藏文獻合計31萬余冊，其中紙制中文圖書29.2萬冊，日文圖書2940冊，裝訂期刊合訂本1.5萬冊。其中，流通部的圖書數量最大。但考慮到搬遷時需盡量保持開館的要求，因此，打包工作先從一層的日文庫以及三層的樣本庫開始。一方面，這些圖書的打包不會影響到流通部的正常工作。另一方面，提前打包這些圖書，也可以減少將來流通書庫圖書打包任務，為搬遷工作節省時間，從而提高搬遷效率。太原大學圖書館局域網目前共有微機96臺，其中3臺服務器，15臺工作終端，78臺電子閱覽終端。正式搬遷之前，技術人員要對所有設備重新檢測清查，保證設備的正常運行，以避免搬遷過程中因設備問題而影響整個工作的進程。

充分調研合理布局。新館藏書布局將根據圖書館的性質、任務和藏書特點，并結合新址的建筑結構，對館藏區域進行合理劃分?？紤]到未來新館的面積要比臨時新址大，規劃藏書布局時，需要特別設立密集書庫，將二線書庫至于密集書庫，一線藏書以及工具書等全部放在流通閱覽書庫，這樣既可以使空間得到充分利用，同時也保證了館藏圖書的正常有序流通。根據調研結果，館領導一致認為：考慮到架位、架距、閱覽桌的桌距，工作臺的擺放等一系列復雜的實地問題，為保證室內空間的合理利用，我館在進行室內布局時決定嘗試運用建筑設計所常用的AutoCAD軟件 ，首先，畫出每個書庫和辦公空間的平面圖;然后，根據確定的架距和書架、閱覽桌的尺寸，布置出每個房間的效果圖。 最后，經研究調整再做具體實施。

二、充分準備 各個突破

精打細算準備耗材。通過對館藏圖書以及設備的清查，基本可以確定所需材料的數量。打包用的紙張、標記用的標記筆、剪刀、繩子。其中，對紙張的要求比較高，考慮到圖書搬運基本由搬運公司承擔。因此，打包必須要緊，以免出現漏損。最好是挑選三種以上的紙張，先由工作人員試用，從中選出性價比最高的，用于整個搬遷過程的打包。之所以要考慮到價格，是因為要將圖書館所有藏書打包，絕非一個小工程，要耗費大量的耗材，需要大量經費，在保證質量的前提下，精打細算是必需的。剪刀，繩子和標記筆要在保證人手一份的前提下，為耗損做出預留，以減少再次購買對時間以及人力造成的浪費。除此之外，工作人員的勞動保障必須到位，后勤工作也是保證整個搬遷順利進行的關鍵，只有全館成員統一思想，積極參與，才能保證圖書館搬遷的高效完成。

制定標準培訓上崗。標準是為了在一定范圍內獲得最佳秩序，經協商一致制定并由公認機構批準，共同使用的和重復使用的一種規范性文件。 它對活動或活動的結果規定了規則、導則或特殊值，供共同和反復使用，以實現在預定領域內最佳秩序的效果。在圖書館搬遷過程中，為了打包、下架、搬運、上架等過程的科學有效進行，需要制定統一的工作標準，如打包標準、登記標準等，將出錯率降低到最小值。制定標準后，就是具體的執行，為了在具體工作時能有效的運行所制定的標準，需要工作人員在正式實施標準之前，先進行崗前培訓。崗前培訓是進行標準化作業過程中必不可少的環節。通過崗前培訓，每個工作人員要掌握各個環節的工作標準，并且按標準作業。此外，通過請專業人員培訓，我們的工作人員還可以掌握各個環節的工作技巧與要領。這個時候，年長館員的經驗優勢便得到了體現，他們不光可以提高工作效率，還可以幫助新人，指點他們的工作，讓他們盡快熟悉圖書館的各項工作，為今后新館的建設打下良好的基礎。

三、搬遷工作的指導思想與原則

以人為本原則。在管理學中，以人為本的思想人是最基本的要素。人是能動的且與周圍環境相互作用的。良好的工作環境可以促進人的發展和組織的發展。個人目標與組織目標是可以相互協調的，把組織發展為一個學習型組織，使員工在實現自己目標的過程中認識組織，組織也進一步了解員工，使得組織目標更能體現員工利益和員工目標。以人為本的管理要以人的全面發展為核心，人的發展是組織發展和社會發展的前提。

首先，搬遷工作要堅持以“服務廣大師生”為搬遷工作的出發點和落腳點，對他們閱讀需求的影響要盡量做到最小。圖書館是學校對師生服務的窗口，在服務過程中尤其要堅持以人為本的原則。關于圖書館搬遷的實況信息要及時在圖書館網站上更新，以方便廣大讀者的閱讀。其次，搬遷過程中還要考慮到工作人員的勞動強度和任務安排，搬遷一般安排在暑期來臨或即將結束，要盡量避開當地最炎熱的時間，降低工作人員生病的幾率。在任務安排上，要分開小組，各司其職，提高工作效率。

“有理有利”的原則?！坝欣怼笔侵赴徇w工作要科學合理，計劃周密。一方面，圖書館搬遷工作必須有周密的計劃和精心的組織。對搬遷的步驟、方法、人員分工、時間安排及整序等方面要考慮周全。盡量使搬遷各個環節在協調、有序中進行。另一方面，在圖書館搬遷之前，我們應對臨時館的房間分布、面積大小等情況進行了調研，確定各房間的用途進行合理安排，各功能區域的劃分要科學合理，充分體現人性化的特色。

“有利”是指，一方面，太原大學圖書館今年搬遷工作時間最好安排在六月中下旬，這個時間太原地區溫度還不是很高，可以避免職工連續工作造成身心病患的困擾，影響館員的身心健康。 另一方面，圖書搬遷還應充分考慮讀者的需要，閉館的時間不能太早。根據搬遷的前期準備情況來看，五月閉館比較合適。

四、對太原大學圖書館搬遷工作的幾點建議

圖書館的搬遷工作，是一個龐大的系統工程，它絕不僅僅的圖書資料的搬遷，還包括新館的規劃、館內各部門組織管理。從舊館的打包、下架，到新館的布局設計、安裝調試，這些工作繁瑣而具體。工作的成效還將影響到今后圖書館的發展，因此，如何安排這些工作就顯得異常重要。

運用運籌學提高搬遷效率。在設計搬遷方案時，我們可以考慮將圖書館搬遷看作是一項系統工程，事先對整個搬遷進行周密而詳盡的籌劃，并制定具體的實施方案。 在這個搬遷工作的系統工程中，最重要的目標為：圖書整體、有序、高效的遷移。搬遷的各個環節環環相扣、逐層遞進，為了保證整體搬遷的有序進行，可以對整個搬遷工作進行統籌規劃，制定出切實可行、科學高效的實施方案，使運籌學在圖書館搬遷這一實踐中產生最大的效能。

運用項目管理提高搬遷效率。圖書館搬遷工作需要花費大量的人力和物力，搬遷工作組織和協調的好壞會對圖書館今后的發展產生重大影響，協調和安排這些工作可以考慮導入項目管理的方法和技術，對整個圖書館搬遷過程進行詳細的論證、控制和協調。 項目管理方法的運用，可以在搬遷過程中改變低效率的命令體系，使搬遷這一跨職能部門、跨領域的復雜工作在最短的時間內完成。既可以保證質量、節約成本、提高效率， 又有利于鍛煉和培養太原大學圖書館的基層管理人員以及各項目負責人的計劃和協調能力，積極有效地推動圖書館管理體制的改革與發展。

總之，圖書館的搬遷是一個系統工程，是圖書館發展的重要時期，也是完善圖書館工作的有利時期。它不僅關系到圖書、報刊以及各種設備的搬遷、新館的規劃、館內各部門組織管理，還涉及到各種新技術設備的更新和應用。需要各級領導重視，全館上下齊心協力、精心策劃、提前準備，才能使搬遷工作順利完成。

參考文獻：

[1]王科，李敬平.談高校圖書館的搬遷工作[J].圖書館論壇，2005,(2).

[2]秦越.高校圖書館搬遷工作經驗談[J].科技情報開發與經濟，2007,(11).

[3]許宏鈴.關于西南政法大學圖書館搬遷的思考[J].農業圖書情報學刊，2007,(8).

[4]劉菊霞.運籌學在圖書館搬遷工作中的運用[J].新世紀圖書館，2008,(1).