淺談應(yīng)用型本科院校班級(jí)檔案管理工作
——以齊齊哈爾工程學(xué)院為例

郭 學(xué) 玲

(齊齊哈爾工程學(xué)院，黑龍江 齊齊哈爾 161005)

1 班級(jí)檔案管理工作概況

齊齊哈爾工程學(xué)院前身，是成立于1958年的齊齊哈爾第一機(jī)床廠重型機(jī)床制造學(xué)院。1993年，學(xué)校為支持國(guó)有企業(yè)公司化改造與企業(yè)簽訂經(jīng)濟(jì)分離合同，整建制地從公辦轉(zhuǎn)為民辦，成為全國(guó)第一家國(guó)企學(xué)校與企業(yè)分離的典范，易名為黑龍江東亞大學(xué)。1999年，黑龍江省政府批準(zhǔn)在黑龍江東亞大學(xué)基礎(chǔ)上籌建齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院。2001年，齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院經(jīng)黑龍江省政府批準(zhǔn)正式成立。2011年4月，教育部批準(zhǔn)齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院升格更名為齊齊哈爾工程學(xué)院，學(xué)院屬本科層次的普通高校。

學(xué)院檔案室成立于2000年2月，隸屬于學(xué)院辦公室，由學(xué)院黨委副書記主抓。檔案室設(shè)專職檔案員一名，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)院各類檔案的集中管理，并負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)院各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和檔案的提供利用工作。學(xué)院各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集和利用工作。各班級(jí)設(shè)立班級(jí)檔案員，負(fù)責(zé)班級(jí)檔案管理工作，接受本系兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。班級(jí)檔案管理處在學(xué)院整體檔案管理工作的基礎(chǔ)性地位，具有承上啟下的作用，包含班級(jí)從建立到畢業(yè)的過程中班級(jí)集體和學(xué)生本人從事各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的不同形式、不同載體的歷史記錄，是掌握班級(jí)建設(shè)、學(xué)生學(xué)習(xí)、日常活動(dòng)、工作生活等方面的關(guān)鍵，是學(xué)生大學(xué)生活的寶貴財(cái)富。

2 班級(jí)檔案管理工作的意義、內(nèi)容與實(shí)踐

2.1 班級(jí)檔案管理的意義

班級(jí)檔案作為學(xué)院檔案的一部分。2008年學(xué)院辦公室下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)班級(jí)檔案管理的通知》文件，闡明了建立班級(jí)檔案的意義。班級(jí)檔案是爭(zhēng)創(chuàng)文明班級(jí)和個(gè)人成長(zhǎng)的歷史記錄，是班級(jí)形成優(yōu)良班風(fēng)、學(xué)風(fēng)的一個(gè)重要組成部分，學(xué)院要求各班級(jí)建立班級(jí)檔案，通過班級(jí)檔案管理工作，增強(qiáng)班級(jí)的凝聚力，促進(jìn)同學(xué)間的交流合作，養(yǎng)成良好、精細(xì)的工作作風(fēng)，提高班級(jí)學(xué)生的檔案管理意識(shí)。雖然學(xué)生畢業(yè)后，走向社會(huì)，但學(xué)生留給了學(xué)校真實(shí)的歷史記錄、留下了寶貴的檔案財(cái)富。

2.2 班級(jí)檔案管理的內(nèi)容

班級(jí)檔案是班級(jí)建設(shè)和個(gè)人成長(zhǎng)的歷史記錄，它來源于班級(jí)和學(xué)生的各項(xiàng)活動(dòng)中。班級(jí)檔案的形式和載體是多樣化的，有紙質(zhì)的、電子的、聲像的(如：照片、光盤、錄音和錄像帶等)、實(shí)物的(如：學(xué)生獲獎(jiǎng)作品等)。把這些有價(jià)值的材料保存起來，再用于學(xué)院的發(fā)展和班級(jí)建設(shè)中，這就是班級(jí)寶貴的檔案資源。

班級(jí)檔案的內(nèi)容包括：(1)班級(jí)的學(xué)期計(jì)劃、總結(jié)。(2)班級(jí)的記錄材料；學(xué)生個(gè)人、班級(jí)干部、社團(tuán)干部、班主任信息材料；班級(jí)的大事記；學(xué)生的獎(jiǎng)懲記錄；學(xué)生的學(xué)習(xí)活動(dòng)記錄“出勤、成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)、學(xué)費(fèi)等”；其他活動(dòng)記錄表。(3)班級(jí)的活動(dòng)材料；班級(jí)開展(主題活動(dòng)、專業(yè)學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐、學(xué)期及黨團(tuán)(社團(tuán))活動(dòng)材料)。(4)班級(jí)及個(gè)人獲市級(jí)以上事跡材料及證書(復(fù)印件)。(5)班級(jí)宣傳報(bào)道材料等。

2.3 班級(jí)檔案如何收集和整理

2.3.1 班級(jí)檔案的收集工作

檔案的收集工作，是把分散在個(gè)人手中的檔案集中到一起，進(jìn)行統(tǒng)一保管的工作。它是檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是首要工作環(huán)節(jié)。因此，做好檔案的收集工作十分重要。

(1)建立班級(jí)檔案歸檔工作制度，凡是記載和反映班級(jí)主要活動(dòng)，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄都應(yīng)歸檔。

(2)注意收集班級(jí)與學(xué)院人才培養(yǎng)、教育教學(xué)等制定的班級(jí)規(guī)劃、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄及班級(jí)的工作實(shí)施辦法等。

(3)注意收集班級(jí)開展的各種活動(dòng)記錄、報(bào)告、方案、匯報(bào)、總結(jié)及照片、光盤等材料。

(4)要注意收集班級(jí)和學(xué)生個(gè)人的受表揚(yáng)信件和獲獎(jiǎng)證書及作品。

(5)要注意收集班級(jí)的宣傳報(bào)道材料等。

班級(jí)管理收集工作的注意事項(xiàng)：(1)班級(jí)檔案收集工作要求完整、齊全。完整是對(duì)班級(jí)檔案整體而言，即對(duì)形成班級(jí)所有檔案，應(yīng)全部收齊、完整無缺；齊全是對(duì)每一個(gè)具體工作活動(dòng)而言，把應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔。(2)班級(jí)檔案收集工作要注重檔案質(zhì)量，把班級(jí)有保存價(jià)值的材料收集歸檔。同時(shí)，要發(fā)揮班主任、團(tuán)支部、班委會(huì)的作用，把班級(jí)檔案工作建設(shè)好。

2.3.2 班級(jí)檔案的整理工作

檔案的整理工作是通過對(duì)檔案的分類、立卷、排列、編目，使檔案變無序?yàn)橛行虻倪^程。

(1)班級(jí)檔案整理的要求。包括做好檔案材料分類，根據(jù)各班級(jí)實(shí)際，一般的可分為：黨團(tuán)活動(dòng)、思想品德教育、職業(yè)生涯規(guī)劃；學(xué)習(xí)及三、四學(xué)期實(shí)踐活動(dòng)材料；文體活動(dòng)材料；獎(jiǎng)懲及宣傳報(bào)道材料；活動(dòng)照片。

(2)建立檔案裝具，盒內(nèi)要有歸檔材料目錄并及時(shí)填寫。每個(gè)班級(jí)要準(zhǔn)備4～5個(gè)檔案盒，并在檔案盒的背簽上標(biāo)注歸檔內(nèi)容。

(3)對(duì)接收的檔案材料認(rèn)真進(jìn)行檢查，做好接收登記。發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的及時(shí)改正。

(4)要認(rèn)真做好班級(jí)檔案的保管和日常維護(hù)工作，保證檔案材料安全。班級(jí)檔案材料應(yīng)每月收集一次，每學(xué)期末檢查清點(diǎn)材料數(shù)量，并認(rèn)真進(jìn)行整理。

(5)對(duì)借出的班級(jí)檔案材料及時(shí)做好借閱登記，并及時(shí)收回。