淺談ERP系統的深化應用及其實施過程中物資采購供應的管理及控制

2005年，伴隨勝利油田ERP系統各模塊的成功上線，徹底改變了以往傳統的管理模式。它通過各模塊的協調運作，基本實現了人、財、物、產、供、銷的統一，達到效率化經營的目標，從而大大提高了油田整體管理水平和科學決策水平。

一、ERP系統的深化應用

ERP對物資采購管理工作的提升和改革創新起到了很大的作用。本文僅針對物裝模塊（MRO）與大家探討一下在物資采購供應管理工作中與實際相結合還有待解決的問題和需要優化的流程。

（一）優化整合系統，減少數據接口

目前勝利油田物資供應部門使用了多個系統、平臺進行不同的業務操作，主要有ERP系統、“三流合一”系統、中國石化物資管理綜合信息平臺、中國石化信息標準化代碼系統、供應商動態考核系統、勝利油田物資供應物流管理系統，能否將這些功能整合于ERP中，摘除一些不必要的外掛系統，建立一個基于ERP的數據管理中心，這是今后工作中應該考慮的一個重點問題。

1.實現“三流合一”系統與ERP系統的整合。“三流合一”系統是ERP系統上線前物資系統自主開發的一套將信息流、資金流、物流統一的系統。2007年我們已成功地將其中的檢驗系統完全整合到了ERP系統中，在ERP系統中新增了質檢模塊。但是目前勝利油田非上市單位需求計劃仍需要通過“三流合一”系統和ERP系統之間的接口進行轉換，由“三流合一”系統的需求計劃轉換為ERP系統的銷售訂單，供應商二級網絡入網范圍的維護仍需要在“三流合一”系統中操作。有了前面質檢模塊整合的成功經驗，我們有理由相信可以將非上市單位的需求計劃提報及供應商主數據維護整合到ERP系統中。

2.實現物流管理系統與ERP系統的整合。近幾年，勝利油田加強了物資配送工作的開展，并自主開發了勝利油田物資供應物流管理系統，該系統中實現了物資配送節點的可視化，有利于業務人員掌握配送物資的配送進度。在ERP系統中也有相應的配送模塊，建議開發ERP的配送模塊，以取代現有的勝利油田物資供應物流管理系統，實現系統整合。

（二）優化ERP系統采購業務操作流程

實施ERP后，從采購供應業務管理上已經明顯感受到了其強大的綜合管理功能，下面結合實際操作，針對某些具體問題進行探討，便于進一步深化ERP系統的管理控制作用，提升工作效率和管理水平。

1.質保金管理

隨著勝利油田對安全生產的進一步要求和管理，作為物資采購部門，對涉及安全生產的物資要進一步加強管理，實施質保金管理制度。

目前質保金管理流程如下：

1）簽訂合同，在合同條款中對質保金給予明確注明；

2）對發票進行業務處理時輸入質保金比率；

3）對后期質保金管理采取手工記賬。

建議對該流程進行相應改進以增強管理：

1）建議在系統中合同簽訂環節就增加質保金比率及歸還期限的字段，以便在系統中留有痕跡，便于對其進行控制管理。

2）開發質保金查詢功能，建立完整的質保金操作管理臺賬（包括采購訂單、物料、質保金比率、質保金起始日期、支付期限等參數），以便準確、有效地進行質保金管理，提高業務效率。

2.庫存管理控制

庫存的管理重心是賬實相符。而物資入庫前必須進行相應的檢驗，合格品方可入賬。因為檢驗等多種原因造成一些物資暫時無法入賬，造成了暫時性賬實不符，使業務人員無法通過ERP系統實時掌握庫存情況，建議在系統中建立“虛庫存”的概念，這里的虛庫存是由質檢中的庫存和實際已經入賬的庫存兩部分合計得出，通過“虛庫存”的建立，可以使業務人員準確掌握物資入庫的動態過程，以便更好地合理分配使用庫存物資，為準確實施采購提供有力的數據支持。

3.客戶化開發事務代碼的清理合并

隨著ERP系統在勝利油田的深化應用，系統中的客戶化開發的事務代碼越來越多，在客戶化事務代碼的使用過程中發現有許多代碼功能類似，有的客戶化事務代碼統計數據不準確，過多的客戶化事務代碼也造成了ERP系統服務器的壓力，降低了系統運行效率，應該針對客戶化開發的事務代碼進行清理優化，對于類似的客戶化事物代碼進行合并，對于統計數據錯誤的客戶化事務代碼進行優化，減少客戶化事務代碼的數量，增加其質量，減少ERP系統運行負擔。

（三）利用ERP系統開展物流配送工作

物流活動，是一個物資采購、物資供應全過程的體現，它貫穿于整個物資采購供應過程。目前物流現狀是：各部門只對本部門的物資配送任務負責，缺乏整理規劃和協調。如何在ERP系統中實現物流管理模塊功能，改善物流運作是今后進一步深化ERP應用時我們應該考慮和解決的問題。目前在ERP系統中已實現了物資采購管理、庫存管理這兩個物流主要功能。我們只需要思考和探索如何在ERP系統中建立物流網絡、實現運輸管理、配送管理等其他物流管理功能即可。對于庫房發料物資在ERP系統中已基本實現了區域配送功能，但是對于直達物資的配送仍是空白。直達發料僅僅實現了與二級的結算功能，建議將配送的具體內容（如配送時間、地點等）在ERP系統中體現出來，系統根據所屬區域配送地點直接傳輸到各區域配送中心，由相應業務人員進行下一步的配送工作。

二、ERP系統實施過程中物資采購供應的管理及控制

為了更有效地利用和發揮ERP系統強大的管理功能，提高油田物資管理水平，實現通過管理要效益、通過管理出效益的目標，我認為應在物資采購、供應兩個方面加強規范。

（一）物資采購方面

物資采購全過程主要包括：需求計劃的提報、匯總→根據匯總的需求計劃充分平衡可用資源生成采購計劃→根據采購計劃組織采購→采購符合要求的物資→將采購的合格物資發放給使用單位→針對發放的物資進行售后服務。

個人認為，ERP系統中的物資采購過程中最突出問題就是審批環節過多問題：

框架協議方式簽訂采購合同需要三個環節：創建框架協議→建立采購申請→簽訂采購合同。框架協議審批設定為科室長、招標辦、處領導三級審批，采購申請審批設定為科室長、管理辦公室兩級審批，采購合同審批設定為科室長、價格科、合同科三級審批。

非框架協議方式簽訂采購合同需要四個環節：ERP系統上傳采購申請→電子商務下達詢價方案→電子商務下載詢比價結果→ERP系統簽訂采購合同。采購申請審批設定為科室長、管理辦公室兩級審批，詢價方案審批設定為科室長、處領導兩級審批，詢比價結果審批設定為科室長、處領導兩級審批，采購合同審批設定為科室長、價格科、管理辦公室、處領導、合同科五級審批。如此算來，一份采購合同需要八級或十一級審批，如此復雜的審批環節，大大延長了采購合同的簽訂時間，增加了工作人員的無效勞動，降低了工作效率。

鑒于以上實際情況，建議優化當前審批流程，適當減少審批環節，達到既管理有度、又提高效率。

對于框架協議方式簽訂采購合同，框架協議審批設定為科室長、招標辦兩級審批，取消采購申請審批，采購合同審批設定為科室長、合同科兩級審批。

對于非框架協議方式簽訂采購合同，取消采購申請審批，采購合同審批設定為科室長、處領導、合同科三級審批。

（二）物資供應方面

規范的供應過程應包括：物資需求計劃及時、有效執行；物資質量監督檢驗；供應商動態量化考核。

1.充分利用ERP系統優勢，規范對使用單位成本和投資計劃管理

鑒于ERP系統已實現計劃、物裝、財務等各模塊之間的信息共享，應該可以實現將某一使用單位實際工作量與實際成本消耗進行比對分析的功能。通過比對分析的結果就可以發現使用單位是否存在用料問題。通過不定期抽查，可以及早發現問題；對于存在的問題，應及時通報；對于相應的單位，應通過適當方式予以處理。并且，這樣的分析可否在油田分公司層面進行，系統按照統一的模式調取數據，供油田領導參考決策。

2.將供應商動態量化考核與物資質量監督進一步結合

目前全局物資質量監督檢查每月實地抽檢一次，若供應商所供產品質檢不合格，ERP系統將暫停該供應商資格，待復檢合格后重新開通。而在每一份采購合同進行的供應商動態量化考核評分中，包含質量評分，得分情況是采購員自主確定，兩者之間沒有必然聯系。可否通過系統設定，將兩者聯系在一起，這樣一來，供應商動態量化考核結果將更有說服力和權威性，同時將強有力約束供應商時刻注重自身產品質量，更好維護油田利益。

ERP的實施使物資供應管理工作有了質的飛躍，實現了真正意義上的精細化管理，相信在ERP系統這個平臺上，我們的物資供應管理工作將會越做越好，我們的物資共管理水平也會越來越高！