電子文件管理

電子文件的分類與甄別

在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網絡之中的電子文件數量十分巨大，需要人們加以科學地管理，才能便于人們的利用。

那么，我們首先應當解決電子文件的分類問題。電子文件由于與紙質文件形態的不同，其分類原則與方法也應當有所區別。

在一臺沒有聯網的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序對機內文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區別，或以文件錄入者的姓名或代碼相互區別。而內部網絡中的計算機文件，就應當按行業、地區或系統相區別，然后再給予每個文件的制發單位一個獨立的數碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協調，也可參照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

企業內的電子文件分類，也可參照國家檔案局制訂的《工業企業檔案分類試行規則》劃分，把企業中的全部電子文件劃分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類，然后 借鑒檔案分類號細分電子文件類別。

電子文件的檢索原則應當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠遠地超過人腦對檢索詞的反應速度。但是，如果機內文件雜亂無章，文件名稱不規范，同樣會制約機檢速度。查找網上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網址、系統、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。企業經營決策、長遠規劃、技術專利、客戶管理文件、基本數據等不少信息屬于企業內部機密，有些內容不允許外部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都難以做到絕對保密。所以，對于企業的核心機密，應當采用更加穩妥的保密手段。

電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關鍵是區別電子文件真偽、區別電子文件的原件與復制件。電子文件進入網絡運行后，其復制是極為便利的，同時，也不能排除別有用心者對客戶文件或檔案進行篡改，這樣的行為可能嚴重損害某些網上客戶的信譽或經濟權益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認真考慮電子文件的真偽識別問題。筆者認為，電子文件制發單位可在機內輸入隱形條碼，使之與偽造或復制件相區別。當網上用戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據使用。

電子文件的鑒定與歸檔

電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內刪除。

電子文件的鑒定，也存在著區別真偽問題。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復制件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

鑒定后需要歸檔的電子文件均應編制歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網絡中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是四通打字機的文件軟盤或未聯網的計算機文件軟盤。這些軟盤要進行編號，以便于雙方查驗。網絡之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通過網絡系統向檔案部門傳送歸檔文件，并將文件管理權向檔案部門移交。網絡中的電子文件歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應拷貝出軟盤備存。交接雙方按照規定辦理手續并在交接目錄上簽名，以示負責。