淺談檔案管理現(xiàn)代化

[摘要]：檔案是一種信息資源，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化要以科學(xué)技術(shù)為條件，實行科學(xué)管理為基礎(chǔ)，建設(shè)一支強有力的檔案隊伍為保證，有效開發(fā)檔案的信息資源，更好地為構(gòu)建社會主義和諧社會、為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]：檔案管理現(xiàn)代化信息社會

檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域上占主導(dǎo)地位，給檔案領(lǐng)域注入了生機與活力。

一、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

1. 檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運用電訊設(shè)備、電子計算機技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計算機進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計工作，并把電子計算機與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機結(jié)合起來，將會有效地實現(xiàn)檔案管理自動化。

2.檔案資源信息化

在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見，在未來20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

3.檔案保護(hù)現(xiàn)代化

傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。

二、如何加強檔案管理現(xiàn)代化

加強檔案管理現(xiàn)代化，推動檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，必須做到以下幾點：

1.提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化水平

首先，全面普查案卷，去糟取精。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以要剔除這些無用文件，才能避免今后實行計算機管理出現(xiàn)重復(fù)，導(dǎo)致低效率的情況；再有，在重組案卷過程中，應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、標(biāo)題不清、無案卷標(biāo)題的案卷重新整理。使案卷更加規(guī)范。這樣科學(xué)保管可提高計算機管理檔案的利用效率。目前檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀是：檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后，應(yīng)用軟件多、亂，硬件設(shè)備缺乏，這都影響檔案管理現(xiàn)代化水平提高，所以必須抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2. 抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫是指依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和使用。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫是檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)。必須經(jīng)過由低到高，由單個到群體的循序漸進(jìn)的過程。要通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的數(shù)據(jù)庫群，將大大提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

3.保證檢索查全率、檢索查準(zhǔn)率

為了確保檢索的完整性，我們必須根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜地制定出一些具體細(xì)則。還應(yīng)加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤，并組織大家統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能保證檢索查全率。還必須同時保證查準(zhǔn)率，因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。

4.重視人才管理，加速實現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化

要加強培訓(xùn)教育，造就一批德才兼?zhèn)洌瑱n案信息現(xiàn)代化的骨干力量。現(xiàn)在有些單位有人才流失現(xiàn)象，所以計算機技術(shù)的培訓(xùn)教育和管理是一個重要課題。

5.建立健全各項規(guī)章制度

各單位、各部門必須根據(jù)各自的具體情況制定各項規(guī)章制度，如：檔案借閱制度，庫房管理制度，檔案安全、保密制度，檔案銷毀制度，計算機信息系統(tǒng)安全制度等，使工作逐步走向制度化，保證檔案管理工作正常有序進(jìn)行。

三、結(jié)束語

科技在迅猛發(fā)展，社會在不斷進(jìn)步，國家在日益強大，檔案部門要充分認(rèn)識檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重大意義，站在新的起跑點，用新思路、新方法，與時俱進(jìn)、進(jìn)取，全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為國家改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馮惠玲主編《電子文件管理教程》， 中國人民大學(xué)出版社

[2]馮惠玲主編《檔案文獻(xiàn)檢索》，中國人民大學(xué)出版社