教務管理與教學改革現狀分析

我院自2008年2月開始正式應用清華大學開發的“清華教育在線”綜合教務管理系統以來，其帶給我們在教務管理乃至教學過程都產生了深遠的變革。分析教務管理系統在我院的應用狀況，總結使用經驗，發現應用過程中尚待解決的問題，對于建立與教務管理系統相適應的工作流程、管理制度，完善組織職能，提高教務管理效率，進一步深化我院教務管理乃至教學信息化，促進我院持續進行教學改革，都具有重要的意義。

隨著教務管理系統在我院應用的不斷深入，其帶給我們的變化是巨大的，在某些方面甚至是顛覆性的。下面從以下幾個方面分析一下教務管理系統在我院教學改革中所起到的作用。

一、工作流程便捷高效化

教務管理在我院的信息化，最先體現在工作流程上。具體體現在以下幾個方面：

（一）排課

教務管理信息化，首當其沖的是課程安排。我院原有的排課流程是“制定開課計劃——統計選修課開課清單——系部校對——印發開課計劃——填寫任課意見卡——排課——排課結果校對——印發課程表”。單純查看這個工作流程好像問題不大，但制定開課計劃每次都是在教材管理人員催促下才開始啟動，這是因為教材需要提前預定，否則學生就無法正常上課，就這樣自排課往后的流程也是放在寒暑假進行，具體做法如下：

開課計劃制定需要用紙質的人才培養方案逐專業逐年級的做成word文檔，打印出來再發到各系部去校對，此項工作尚可一人完成；排課則至少需要兩人，初期按課程對教學資源（如多媒體設備）的需求程度分類排課，一人讀任課意見卡，另一人在A3打印紙上對照課程表和教學設施表填寫課程、教師、上課地點等信息，后期校對需要5-6人，一人讀排課結果，其他人查找排課沖突。手續極其繁瑣，且極容易出錯。此時就需全科人員同時上手，且還要借調其他部門人員和學生，借用假期時間進行此項工作，同其他部門人員相比，晚放假早開學，寒暑假幾乎縮減過半。且學期開課之后，無休止的調課。管理的混亂和手段的落后，令人幾欲瘋狂。

綜合教務管理系統應用之后，開課計劃可根據學院專業教學計劃自動生成，如有臨時調整可隨時更新；排課權限除有教務管理員統籌管理之外，各系部中心教學秘書可以分別安排各自系部的課程，劃分時間段，分散排課，且系統可自動檢測排課沖突。對于課程表的查詢輸出，教務管理系統也提供了多種方式，可按教師、班級、教室等多種方式輸出，改變了以前純手工編制的狀況，省時省力高效。

（二）選課

我院原有的選課流程是給每個行政班下發紙質的選修課統計表，由學委手工統計選修課的選修人數，然后在制定每個學期開課計劃前由選修管理員篩選能夠開設的選修課。但是選修名單并不錄入單機版的成績管理系統，這樣做的結果就是成績模板上的名單不準，有的學生沒有選修該課程，但是去上課了，任課教師就可能給這個學生該門課程的成績。另外一種情況就是學生修了該門課程，但是成績模板上沒有該生的信息，教師給的成績就比較亂，這種情況以留降級的學生居多。這種混亂的狀況給選修管理員和成績管理員帶來了很大的麻煩。

應用教務管理系統之后，由于我院不允許學生跨院系跨專業選課，所以仍然采用先紙質的統計，但是每學期期中錄入下學期的選修課程名單（由選修管理員組織學委統一錄入），這樣選課名單就比較準確，減輕了選修管理員和成績管理員的工作壓力，提高了工作質量。另外，教務管理系統支持以學分制為基礎的跨院系跨專業的選修模式，為我院以后的教學改革打下了堅實的基礎。

（三）考試安排

我院原有的考試安排方式，主要是利用excel手工編排，這種方式需要人工檢查課程、教師、學生等方面的沖突，尤其是課程存在名稱相同，但考核方式、學時分配有區別的情況，這樣就給考試編排造成了很大的困難。另一方面，對于考試結果的統計，我院原來是用excel進行篩選，費時費力還容易出錯，而且對于考試違紀、作弊、曠考、緩考等情況處理起來非常吃力，重修、免修、補考的考生安排也很乏力。

教務管理系統對于課程是以課程號為唯一標識的，課程號跟課程班、任課教師、學生都是唯一對應的，這樣利用教務管理系統的考試安排模塊，可以避免課程考試安排時考錯科目的情況，還可以自動檢查教室、監考教師、學生的沖突情況。考試結果統計可自動進行篩選，生成補考班，在下個學期的第三周安排補考。緩考在辦理緩考手續的同時，在教務管理系統的緩考模塊內，錄入緩考考生的緩考信息，包括學號、緩考科目，錄入完成之后，任課教師在錄入成績時，看到該生的“考試性質”屬性為“緩考”，成績無法錄入。緩考考生的成績將在其完成考試后才能錄入。

（四）成績管理。我院原先使用的單機版的成績管理系統，其弊端有以下幾點：

1.單機成績管理系統單獨使用一套考號（區別于學號），每學期開學兩周內從學籍管理處考取新生信息，然后重新編排考號，凡涉及留降級必須給該生重新編排考號，也就是說一個學生在校期間可能有多個考號，不但考號和學號混淆，甚至考試時學生自己都不知道該填寫哪個考號。學號和考號的不統一，給各項管理工作帶來了很大的麻煩。

2.成績模板不固定。在上傳成績時，教師必須先從成績管理員或教學秘書處每學期考取新的成績模板（EXCEL表格，每學期都涉及到留降級，成績模板必須隨之更新）。然后分別錄入平時成績和期末考試成績，然后再手動計算出總成績，即平時成績占20%，期末考試成績占80%。再分別交打印版和電子版。但由于教師考取的excel表格可隨意更改上面的基礎數據，如添加學生、變更考號，選修課隨意給成績（沒選的也給）等情況，而且學生查看成績也極為不便，屢屢到成績管理處詢問，造成管理困難。

3.成績審查困難。每學期開學兩周內需要對上學期期末考試情況進行統計，以便在兩周后安排補考。以往的做法是用excel表格逐課程班進行篩選，統計出不及格名單，然后把辦理緩考或免考的人員單獨挑出來，再然后把清單下發到系部去校對，最后由考務管理人員安排考試。這項工作時間緊任務重，且容易出錯。

4.畢業資格審查難度大。成績管理人員還要負責對畢業生的成績進行審查，這時候就需要對每個畢業生的歷年成績進行審查，看是否符合學位授予和畢業條件，也是用excel表進行審核。隨著辦學規模的擴大，還有上述幾點累積的問題，在這里短時間內都要弄清，工作壓力可想而知。

綜合教務管理系統采取學號作為統一編號，廢除考號，這也是學生在校期間的唯一編號，學籍異動也不會對學號產生任何影響，改變的只是學生的專業、班級等屬性；成績模板由選修名單預置決定，此項工作由選修管理員完成，分擔了成績管理員的壓力，且教師需要在網上錄入成績，如果教師使用的模板與系統不一致，則無法上傳，總成績由系統按照事先設定的各項成績所占的比例自動生成，而且學生還可以從網上查詢成績；系統可按照設定的條件自動進行篩選，生成不及格名單，及不具備畢業資格名單，極大減輕了工作量。另外，教務管理系統還提供了多種成績輸出方式，學生的檔案成績、考公務員成績以及評獎評優的成績都可由系統檢索、輸出，提高了工作效率，減輕了勞動強度。

5.教師教學評價。我院原先采用的方式是給各班印發紙質的調查問卷，由班主任下發到各班進行調查。這種方式費時費力，不符合無紙化辦公的發展趨勢，也不利于區域低碳經濟的發展目標，統計困難，且容易受人為因素干擾，調查結果不準確。綜合教務管理系統事先制定評價體系，專家、教師和學生上網評價，評價結果可由系統自動統計分析輸出，且在一定程度上排除了人為因素干擾。

二、組織機構職能科學化規范化

教務管理系統的應用，是我院教務管理的工作流程發生了很大的變化，這種變化需要相關管理人員去適應，一方面需引進人才，另一方面需要對現有人才進行培訓，使他們掌握利用教務管理系統辦理相關業務。對此，我院采取了針對性措施。

（一）調節人員配備

以我院教務處教學行政科為例，2006年7月之前，該部門正式編制2人，需要負責的工作有開課計劃制定、排課、選課、調停課、教學設施管理、成績管理、緩考重考免考管理、教師教學評價、畢業資格審查、學籍異動等。學期開始和結束的時間段內，勞動強度可想而知。與此同時，學院引入的THEOL一直沒有得到應用，原因是學院屬于政法類院校，學院引進的人才大多為法學類或其他文科類人才，缺乏相關的技術人員和管理人員，致使軟硬件資源極度浪費。因此學院先后引進了教育技術學碩士一名、國內其他高校教務管理人員一名，并選派我院技術人員接受系統培訓，讓其回校后再培訓其他管理員。這樣一來，捉襟見肘的教務管理人員問題得到了解決。

（二）明確責任分工

教務管理的工作特點就是學期開始和學期結束時間段工作任務繁重。我院原有的工作習慣是任務重是大家一擁而上，優點是可以集中人力、養成互幫互助的工作習慣，缺點是崗位職責不明確，管理制度混亂或執行不力，工作計劃制定不合理或沒有計劃等。

引進綜合教務管理系統之后，由于系統采用模塊化設計，可以明確地把某個模塊分給相應的管理員，這樣就可以首先確定崗位職責。我院教務管理人員分工如下：

（1）教務管理員。負責開課計劃制定、排課、調停課和教學設施管理。

（2）成績管理員。負責成績管理、學籍異動處理及畢業資格審查。

（3）質量監控管理員。負責教師教學評價。

（4）考務管理員。負責考試安排、緩考重考補考和等級考試管理。

（5）選修管理員。負責選修管理。

（6）教學研究管理員。負責教學計劃的修訂。

教務管理系統在我院應用已經有9個年頭了，從2002年購買到2008年3月正式應用，期間換了兩撥管理人員，用了6年的時間，沒有絲毫進展。借助我院2008年本科教學水平評估的春分，2008年3月至今，教務管理系統的應用飛速發展，期間既有巨大阻力的辛酸，也有取得效果的喜悅。總體來講，教務管理系統的應用帶給我院的利遠大于弊，這也是教育發展的必然趨勢。隨著教務管理系統應用的不斷深入，也必將院的教學改革產生持續推動的深遠影響。

基金項目：中央司法警官學院院級科研項目（項目編號：XY201126），項目主持人：段慶，項目組人員名單：段慶、邱嶸、王子賢、王妤、杜婉音、王謙、趙晶。