淺談生物保護檔案信息資源的數字化建設

關鍵詞：生物保護；檔案管理；數字化

摘 要：在當今科技快速發展的信息時代，目前生物保護檔案的管理工作已經不能適應現實工作的需要，管理模式相對落后，不利于檔案信息的最大化利用。本文從生物保護檔案管理工作的現狀入手，分析了檔案數字化建設的緊迫性，并著重分析了數字化建設的內容以及對生物保護工作的作用。

中圖分類號：G250.7 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2011）01-0081-03

檔案作為人類重要信息的載體，承載了許多人類文明的成果，促進了社會的發展與進步。在當今信息化、網絡化、數字化的時代，檔案的重要性得到進一步的凸顯。生物資源保護檔案，即生物保護檔案，屬于環境保護檔案中自然保護類別，主要收錄的內容是生物保護范圍中的數據及文字資料，它對特色生物資源保護策略的制定、微生物工程的開發、研究以及維護生物多樣性和有效解決并防止生態系統受損等工作有著非常重大的參考價值。而實現生物保護檔案信息的數字化對于工作的進行以及科學研究的輔助有著十分重要的意義，這是傳統檔案管理方式所無法比擬的。

1 生物保護檔案及其特點

生物資源是目前社會經濟技術條件下人類可以利用與可能利用的生物，包括動植物資源和微生物資源等。生物資源保護的范圍包括：特色生物的物種與遺傳多樣性、資源微生物利用的基礎理論與關鍵技術、生物多樣性的生態功能與修復等。因此，生物保護檔案與其他門類的檔案相比，具有以下幾個特點。

1.1 廣泛性

隸屬于環境科學這一學科的生物保護，其內容具有很強的綜合性，涉及到多種自然科學和社會科學，其工作也涉及到社會的各個領域。生物保護檔案的來源，涉及到工業、農業、能源、生態等各個方面，生物保護工作者根據進行生物多樣性保護和研究、生態系統的保護和修復、微生物的研究與開發等工作過程中所取得的大量的資料，都是形成生物保護檔案的原始記錄材料，來源十分廣泛，內容也十分豐富。

1.2 實用性

系統、準確、完整的生物保護檔案，能全面的記錄生物保護部門在工作中是否按照科學規律辦事，是否執行相關的法律法規的真實憑據，因此，生物保護檔案在使用上具有實用性。當然，生物保護檔案的實用價值也決定了它永久保存或長期保存的價值，長期甚至永久地保存這些檔案資料對于長遠地探索生物資源、改善生物生存環境、維護生態平衡有著十分重要的意義。

1.3 原型性

生物保護檔案是人們在從事生物保護工作中直接形成的原始記錄，詳細地記錄著生物資源生存和發展的過去和現實狀況，以及人類治理、改善生物資源狀況的成果和經驗教訓。它是人類生存的環境中客觀的、直接的產物，而不是人為地事后編造，具有很強的原型性和可靠性。同時檔案的原型性決定了它的珍貴性，因為生物保護檔案在形成后便作為永久的真實記錄留存且成為孤本不可再生。因為某種現象可能只出現一次，記錄也不能再早，一旦損失，無法彌補。這就要求生物保護工作者、檔案管理人員要具備強烈的事業心、責任感和使命感，以免造成永久的遺憾。

1.4 系統性

生物保護檔案是通過一定的科學程序在實際工作中長期積累形成的，它可以全面地、系統地、準確地反映人類社會環境活動的過去和現在，進而通過科學的分析預測未來，因此，生物保護檔案具有很強的系統性，使相關人員在檔案管理過程中更具科學性和嚴肅性。可以說生物保護檔案的形成凝聚著工作人員艱辛的勞動，積累了人類研究生物資源的豐富知識，具體體現了檔案自身的繼承性。

2 生物保護檔案管理工作的現狀

自我國的檔案工作管理體制逐步規范健全以來，生物保護檔案工作的設施不斷更新、完善，取得了一定的工作成果，但是仍與社會的發展、和時代的要求存在較大的差距，主要表現在：

2.1 管理模式陳舊落后

由于沒有統一要求和嚴格的規范管理，生物保護的檔案工作往往容易忽視文件材料的形成、積累、整理和歸檔，造成信息分散、系統不配套，大大降低了檔案效益發揮。另外，部門也缺少硬件設備和相應的軟件，也沒有懂計算機應用的人才為檔案管理服務，至今多用傳統的手工操作模式進行檢索、編目，操作模式十分落后。這種管理顯然不能滿足時代發展的需求，因此，檔案管理模式應隨著時代的發展以及技術的更新而不斷的完善和改進。

2.2 經費不足 硬件設施差

任何類別的檔案工作都少不了一定的物質基礎，生物保護檔案工作也不例外。都需要一定的專項經費用于諸如檔案庫房設施的建設和完善、檔案管理信息化的研究等工作來提高檔案管理水平。這些不足之處具體表現為：沒有標準固定的檔案庫房、管理不規范、缺少保護檔案的設備（如防磁柜、去濕機、空調等）、缺少計算機管理手段等。

2.3 檔案意識薄弱

現代社會，人們對檔案的重要性認識十分不足，片面認為檔案部門是沒有經濟地位、社會地位、政治地位的無足輕重的單位，是可有可無的部門。大多數人認為所謂的檔案工作無非就是收集、整理、保管一些已成為歷史的東西。而且相關的領導也對檔案工作重視不夠，檔案意識淡薄。這樣一來，生物保護檔案的工作受到了極大的限制，得不到良好的發展，影響了檔案管理工作的提高。

3 檔案信息資源的數字化建設

實現生物保護檔案信息資源的數字化建設，必須從各種基礎工作做起。首先，要做好生物保護檔案的收集、整理、編目、統計、鑒定、保管、修復等基礎工作，為生物保護檔案的管理工作在規范化、標準化的基礎上向數字化邁進奠定基礎；然后，著手進行信息資源的數字化建設，關鍵步驟如下：

3.1 選用軟件平臺

選用軟件平臺是生物保護檔案信息數字化管理的前期工作，大量的生物保護電子文件產生以后，軟件平臺是首先需要解決的問題。生物保護檔案部門對于軟件平臺的選擇大致有以下幾種方案：如與軟件公司合作開發；選用當地檔案局推薦的檔案管理軟件；選擇國家推薦的文檔一體化系統軟件。目前采用最多的是國家統一選用的軟件系統，這樣可以避免重復開發、建設，使國家資源得到最大限度地有效利用，為今后系統內的聯網和信息資源的共享創造條件?？偟膩碚f，在軟件平臺的選擇上，要重點把握好標準化、安全性、通用性、支持網絡環境、后續擴充等，同時樹立成本效益觀念，根據生物保護工作的特色處理好投入與產出的關系。

3.2 收集歸檔

收集歸檔工作是實現生物保護檔案信息數字化管理的基礎工作，為此，從事生物保護檔案管理工作的相關人員應建立相應的電子文件的收集制度，對電子文件內容、原始性、保存識讀等技術狀況進行嚴格的鑒定——剔除不應歸檔的電子文件、對重要文件打上歸檔標記，處理好利用與建庫成本的關系。同時，也要注重對于電子文件從產生至結束的整個生命周期的控制，有效地實現歸檔、檢索、利用、統計等各方面的工作。另外，還要預防數據的丟失和泄密以及文件的偽造，保障檔案的安全和原始性。

3.3 建設數據庫

數據庫的建設是生物保護檔案信息數字化管理的核心步驟。關于生物環保這一類別的檔案的數據庫建設，主要包括目錄數據庫、多媒體檔案數據庫、檔案全文數據庫等，其中檔案目錄最受部門重視。在建設數據庫時，首先，工作人員應遵循科學性原則來確定數字化的范圍，優先對那些重要的、專業性強的、利用頻率高的檔案材料進行數字化，建立數據庫；其次，在建設過程中，要始終體現生物保護工作的專業特色，保證具有實際參考、利用價值的專業文件的全文錄入；第三，應遵循“能導入則導入，不能導入則掃描”的原則，重視備份并且異地保存，避免因系統癱瘓或硬盤、服務器等硬件系統的意外損壞使數據庫受到損害；第四，數據庫的建立還應遵守國家、行業頒布的各類標準以及國際和國內通用的網絡傳輸協議和格式、數據加工等標準原則與要求。

3.4 開發利用

開發利用工作是生物保護檔案信息數字化管理的目的，其出發點是要滿足檔案使用者的需要，提高社會利用率。因此，檔案部門需要將工作的重點轉向檔案信息的重組和創新，充分發揮檔案信息的潛能。具體說，可以利用計算機中的各類圖表處理軟件和多媒體技術對已經數字化了的生物保護檔案信息再一次或多次的開發，同時通過建立檢索體系為用戶提供更高效便捷的檔案信息服務。

與此同時，生物保護檔案信息數字化管理對檔案工作者也提出了更高的要求。精通計算機軟硬件和網絡等技術、及時解決運行過程中出現的各種技術問題、對數字化檔案的安全保管具有高度的責任感和保密意識等。此時，檔案工作人員不僅是檔案信息的管理者，同時也是檔案信息的組織者、傳播者和信息利用的導航者。

4 對生物保護工作的作用

生物保護檔案的管理工作本身不僅是一項專門的管理業務，還是生物保護部門工作管理的組成部分，檔案室工作是相應的部門工作活動的內容之一。作為反映和記錄生物保護事業發展變化歷史與現狀的生物保護檔案，既是有關部門在工作、活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖像、圖表等不同形式的歷史記錄，同時也是研究未來生物保護工作的重要載體，對生物保護事業的發展起著極其重要的促進作用。具體表現在：

4.1 有利于多部門之間進行信息共享

生物保護檔案數字化建設，有利于促進政府及部門決策的科學化與民主化，也有利于打破部門界限與地區界限，從而避免盲目建設和重復建設。為此，應貫徹執行環境保護和環境監測有關的法律、法規和管理制度，以促進生物保護事業的發展。另外，檔案的數字化建設，可以將生物檢測的數據和資料進行一個匯總，可以及時的進行數據分析和掌控生物資源的數據動向，準確及時地向部門和上級部門匯報各類生物資源監測報表或報告。

4.2 改變服務方式，拓寬服務領域

在新形勢下，生物保護檔案的數字化使工作人員將過去的被動服務方式改變為主動服務方式，主動面向社會服務。因為檔案收集、整理、保存的出發點和最終目的在于它能否為社會發展提供服務。檔案管理人員可以在對內掌握資料、對外了解需求的基礎上，編選檔案史料、文摘、簡報、專題參考等，積極為需求者提供信息。同時，檔案人員也可以通過信息資源的數字化掌握經濟建設和社會活動的動向，使生物保護檔案的信息資源得到最大限度地開發利用。

4.3 為領導決策提供服務

生物檔案工作是整個生物保護工作的重要部分，而檔案室就相當于領導決策的信息庫。進行了檔案信息資源的數字化建設以后，檔案工作人員可以依據領導的決策目標和對檔案資料的要求，及時準確地為領導決策提供相關檔案信息，為領導了解歷史、認清現狀、預測未來，拓寬視野和思路，協助領導制定出生物保護工作的目標和管理方法提供了最佳的途徑。

4.4 加強了生物資源管理和生物保護部門的工作

生物保護檔案的數字化建設，改善了生物保護檔案管理在生物保護工作中的地位，使檔案部門加強了與生物保護其他部門的協作，聯合它們開展生物保護與社會發展的戰略和政策研究，為宏觀決策和生物資源管理服務。另外，做好檔案資源的數字化建設，還可以強化生物保護的監督力度，跟蹤重大生物多樣性問題的研究與建檔，并利用檔案為防止生物資源的破壞提供信息和技術支持，全面推進我國生物保護事業的發展。

5 結語

總之，作為生物保護的基礎工作，生物保護檔案的管理面臨著新的形勢、新的任務以及新的要求。傳統的管理理念和方法已經不能滿足現實的需要。要想高效、快捷地進行管理和利用，必須通過不斷地創新來獲取發展的動力，為生物保護檔案管理和利用水平的提高奠定思想、組織基礎。因此，檔案的信息資源數字化建設是順應時代趨勢之舉，有利于檔案管理水平的提高。不過檔案數字化建設，是一項長期任務，不是一朝一夕就能完成的，這需要檔案管理部門充分調動各方面的資源并培養新型的檔案管理人才。同時，在檔案數字化建設中，還應遵循優先化、標準化、協作化、安全化、檢索高效化以及注重人才培養等原則。相信在不久的將來，檔案信息資源的數字化建設會為生物保護工作帶來巨大的便利和福祉，相關工作的水平也會得到很到的提高，進而為社會為人類做出更大的貢獻。

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（編校：楊金霞）