數字檔案館標準規范建設研究

收稿日期：2011－06－15

基金項目：本文系2009年度江蘇省檔案局科技項目計劃立項項目“高校數字檔案館建設目標體系研究”（項目編號：2009-L12）的階段性研究成果。

〔摘要〕標準規范是建設高質量和可持續數字檔案館的堅實基礎，是數字檔案館能夠長期發揮作用的根本保證。本文主要對建設數字檔案館的標準規范進行了分析，提出了數字檔案館建設標準規范的兩種模式及其缺失，總結了數字檔案館標準規范的建設特點與思路，為其他數字檔案館的標準規范的建設提供依據，確保數字檔案的開放性和互操作性。

〔關鍵詞〕數字檔案館；標準規范；標準

DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2011．08．014

〔中圖分類號〕G271 〔文獻標識碼〕C 〔文章編號〕1008－0821（2011）08－0055－03

Digital Archives Construction Research about Standard and Norms

Zhang Wenyuan Yang Mingping

（Archives，Nanjing University of Techonology，Nanjing 210009，China）

〔Abstract〕Standards is the solid foundation for high quality and sustainable digital archive and a digital archive to the long-term role of the fundamental guarantee.This paper carried out analysis on digital archives standards for building system and put forward the two modes and lack.Summarized the features and thinking of digital archives standards with the construction and provided the basis for the construction of other digital archives standards.Ensured that the digital files openess and interoperability.

〔Key words〕digital archives;standard and norm;standards

數字檔案館是21世紀檔案館發展的方向。隨著辦公自動化的實施，全國各地檔案機構把建設數字檔案館作為當務之急，將其納入十一五和十二五規劃之中。特別是近幾年來，我國數字檔案館建設取得了巨大成就。數字檔案館標準規范是數字檔案館建設的重中之重。數字檔案館標準規范在理論和實踐中存在著許多需要解決的問題。

1 數字檔案館標準規范建設分析

數字檔案館標準規范的制訂與頒布，規范了檔案數字化、電子文件管理、數字檔案管理等操作行為，對地方各級檔案機構起到積極的業務指導作用。

1.1 從制訂標準規范的機構來看

這些標準規范主要包括兩部分，一類是由國家檔案局組織制訂和頒布的國家法規、行業標準與國家標準，如《電子文件歸檔與管理規范》（2002）、《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2003）、《電子簽名法》（2004）、《中國檔案機讀目錄格式》（2006）、《紙質檔案數字化技術規范》（2005）、《公務電子郵件歸檔與管理規則》（2005）、《數字檔案館建設指南》等；另一類是由省市地方檔案館頒布的標準規范，如《江蘇省電子文件歸檔與管理辦法》、《青島市檔案數字化技術規范》、《山東省數字檔案館建設規程》、《遼寧省文書檔案目錄數據庫結構與交換格式（試行）》、《四川省電子文件歸檔與管理暫行規定》等。

1.2 從數字檔案館標準規范建設體系來看

它由管理性、業務性、技術性3個方面的標準和規范來共同組成［1］。如管理性標準規范有：《檔案法》及其《實施辦法》、《檔案館工作通則》、《計算機信息系統安全保護條例》、《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》；業務性標準規范有：《檔案工作基本術語》、《全宗卷規范》、《全宗指南編制規范》、《歸檔文件整理規則》、《檔案主題標引規則》、《檔案著錄規則》、《照片檔案管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》、《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》；技術性標準規范有：《紙質檔案數字化技術規范》、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》等。

1.3 從標準規范具體實施應用來看

我們可以將它分為兩大類：一類是技術標準；一類是操作標準。技術標準要在國際標準、國家標準和行業標準的基礎上進行制定。操作標準則需要通過實踐，在具體工作中進行總結摸索。如2010年6月國家檔案局發布的《數字檔案館建設指南》，就是在各省市這幾年數字檔案館建設經驗基礎上，由福建省檔案局、山東省檔案局、青島市檔案局主要參與起草的。指南對數字檔案館建設總體要求、管理系統功能要求、應用系統開發和服務平臺構建、數字檔案資源建設、保障體系建設等五個方面進行了詳細闡述。

1.4 從標準規范的相互引用看

新出臺的標準里面引用之前已有的規則，既可以避免相互可能出現的矛盾，又可以保持已有標準的實用性。將已有數字檔案館的標準規范梳理一下，主要包括下面幾條：

①《電子公文歸檔管理暫行辦法》，2003年7月以國家檔案局令的形式發布，俗稱第6號令。

對電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用作了詳細規定，并劃分了保管期限，是一份操作性強的辦法。

②《檔案著錄規則》（DA/T18-1999），為中華人民共和國行業標準，代替GB/T3792.5-85于1999年頒布。對案卷的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則作了規定。但不包括以全宗和類別為對象的著錄和目錄組織的方法。

③《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002），為中華人民共和國國家標準。對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。

此規范引用了兩個規則，即《檔案著錄規則》和《歸檔文件整理規則》。是一個綜合性的管理規范，是各單位對電子文件制定管理性文件和操作的依據。

④《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005），為中華人民共和國行業標準。此標準規定了紙質檔案數字化的主要技術要求，對于采用各種設備對紙質檔案的數字化加工處理及數字化成果的進行管理。引用文件有《電子文件歸檔與管理規范》及《信息技術》的第1部分和第2部分。此規范適用范圍廣，是使用率較高的文件。

⑤《數字檔案館建設指南》。國家檔案局頒布的《數字檔案館建設指南》對標準規范體系建設的描述為［2］：嚴格遵照信息化和檔案管理等方面的法規和標準是實現數字檔案館各項功能的必要前提。數字檔案館建設要嚴格遵守國家及行業相關規章制度和技術標準。

各地在建設數字檔案館過程中，具體技術應用或工作流程如果尚無相關上位標準規范，可以向國家檔案行政管理部門提出相關標準規范制訂建議，或根據本地區實際情況制訂相關地方標準或企業標準，并積極上報有關部門。就是說數字檔案館建設首先要遵照現有的國家標準和行業標準，其次，在實際操作時應根據具體情況制定相應的標準規范。

2 實施數字檔案館建設標準規范兩種模式的博弈

2.1 標準規范先行模式

標準規范是數字檔案館建立運行的前提和基礎，在數字檔案館建設中有著舉足輕重的作用，是衡量數字檔案館建設成功與否的標志。實踐表明，數字檔案館建設成功與否，取決于標準規范建設的科學性、開放性、綜合性和可操作性。

如山東省在具體實施數字檔案館項目之前，首先制定發布了《山檔省檔案目錄數據采集規范》、《山東省數字檔案館建設規程》、《山東省電子文件歸檔管理暫行辦法》等地方標準和規定。為保證項目的科學性、規范性，又制定了《山東省檔案館管理系統功能和技術要求》、《山東省檔案局網站管理辦法》、《山東省電子公文元數據標準（草稿）》等省館標準。

這些標準為本項目的開展有打下了堅實基礎。在項目開展以后，為做好省市檔案館、檔案館室之間的互聯工作，又制定了《基于Web Service技術檔案數據互聯互通接口（草稿）》。

在利用標準指導實踐的同時，也在實踐中進一步完善了標準。再如浙江大學在進行數字檔案建設中，采取了標準規范先行的原則，為后續的數字館系統建設和內容建設奠定了良好的基礎，取得了較好的建設成效。

2.2 標準規范后行模式

在實際應用中會發現由于標準規范數量少，而我國的標準規范一直是處于自下而上的實驗摸索狀態，因此一些單位只能探索性的建設標準規范。在啟動數字檔案館建設項目時，將標準規范放后考慮，可以邊建設邊制定邊完善。有的采取將已有的數據庫的標準規范結構與現有的標準作無縫鏈接，保證原來檔案工作的延續性。例如電子文件管理有關的接收標準、元數據規范、管理利用制度等。與數字檔案館建設和運行密切聯系著的規范和標準尚未明確。數字檔案館的規劃設計、軟件研制、系統運行必須符合相關規范和標準，在數字檔案館項目實施過程中，還會研究形成新的規范和標準。檔案工作標準化建設是在逐步完善的過程中進行的。如我校啟動數字檔案館建設項目，首先采取將館藏檔案數字化和現有電子文件的采集，在檔案信息資源積累豐富的基礎上，再進行下一步的對數字館的框架及其標準規范的實施。

從上述兩種模式我們可得出以下幾點缺失：

2.3 不利于實現信息資源共建共享

數字檔案館共建共享的熱情沒有那么迫切。大都是各自為政，沒有統一的數據庫。數字檔案館的建立需要大量的標準支持，如元數據著錄標準、電子文件存貯格式標準、歸檔整理標準、條目信息檢索標準、掃描質量標準、數字遷移標準等。這些數據庫的建立，如果沒有統一的具體標準可以遵循，必將導致各個數字檔案館之間數據庫的結構不統一，數據不規范，導致無法實現信息資源的共建共享。目前對于異構數據庫的研究，既耗費系統資源也極大地增加數字處理的工作量。然而，目前全國統一的數字檔案館標準化體系尚未建設，有關這方面的工作正處在起步階段。如果標準問題得不到很好的解決，將直接影響到數字檔案館建設的健康發展。例如，清華紫光和南大之星兩個軟件在系統架構、開發環境和運行環境方面的不一樣，導致它的用戶檢索界面、檢索語言和管理系統等方面存在較大差異。

2.4 重復建設

在數字檔案建設起步方面，各館大都先忙于館藏檔案數字化，而不是先進行網絡建設，再進行資源的共建共享。由于沒有宏觀規劃和布局，也沒有相應的統一標準，各館已經建立的數字化資源難以相互溝通和相互應用。只有建立統一的標準，才可以協調各個單位的資源建設，所建設的數字資源才可以方便地實現共建共享，從而避免重復建設。同時，制定和執行統一的標準還有助于數字檔案館相關軟件的開發，使得數字檔案館能夠在擁用統一的數字資源基礎上，進一步開展信息開發、知識管理、智能處理等工作，否則會在數據的轉換上耗費大量的時間和經費。

2.5 思想上存在等的思想

由于我國數字檔案館建設所需要的基本法律制度和標準體系尚待完善和加強，大多數單位存在等待的思想。如果先行的話，制定標準的風險和實施的成本落在自己頭上。怕走彎路，存在一步到位的思想。我國標準化工作往往都是從上到下的制定和執行，這就要求主管部門應盡可能快地制定出相關標準，使各級檔案部門在進行標準規范建設中有法可依。

3 數字檔案館標準規范建設特點與思路

3.1 注重數字檔案館標準規范的相互借鑒和引用

在數字檔案館的標準規范還不完善的時候，通過借鑒檔案信息化的有關規范，還有對國際標準的借鑒、引用，另外各數字檔案館之間要開展深入溝通、學習和相互借鑒工作。各級檔案部門要盡量減少各地建設自定標準，把檔案與文件的業務規范標準貫徹落實到實處。這樣有利于與國家信息系統兼容和其它地區檔案信息的互聯互通，防止形成檔案信息孤島。因此在建設數字檔案館時，要有持續發展的長遠觀念，為今后檔案信息數據互通、共享和深入應用考慮，避免走回頭路和不必要的重復勞動。

3.2 注重標準規范的體系建設，形成一體化的管理模式

我們在長期的紙質文件與檔案管理中形成了一整套業務標準與技術規范，電子文件管理與數字檔案館建設更需要科學、完整、權威的規范標準體系。楊安蓮《關于數字檔案館標準體系的思考》一文中對其所述為［3］：數字檔案館標準體系，是由數字檔案館建設過程中的各種相關標準規范構成的互相聯系、互相制約的動態性、指導性的文件整體。并指出：

數字檔案館標準體系主要由業務標準、技術標準、管理標準和評估標準四個部分構成。數字檔案館建設要遵循各種標準和規范，落實電子政務和檔案信息化的相互要求，形成一體化的管理模式。

3.3 注重數字信息系統的互操作性

作為面向整個社會提供信息資源的數字檔案館，不能把這些信息基礎設施抹去重建，而必須充分利用這些現有的信息資源，以免造成人力物力的巨大浪費。這樣一來異構平臺的兼容、現有系統的集成、風格復雜系統的支持等問題就擺在了我們面前。我們的最終目標是建立廣義上的數字檔案館［3］，其概念的核心是具備檔案數據的遠程訪問、交換及互操作性。因此，我國數字檔案館標準建設必須要充分考慮到我國現有的情況，要在已的有信息基礎設施之上建設通用性強的標準，實現更高層次信息服務協議的統一，從而解決異構系統間的互操作問題。

3.4 注重數字資源的特點和生命周期研究

數字資源的特點：一是檢索方便，易復制，能快捷地獲得所需信息。二是傳播速度快范圍廣，具有共享性。三是數字資源具有產權保護問題，四是為數字資源的長期維護和長期獲取必須進行管理。從生命周期的角度看［4］，電子文件在形式上模糊了各階段文件的界限，實質上密切了各階段文件的管理。例如，數字資源創建、使用、更新、保存等生命周期發展問題也已引起數字檔案館的關注，已開展對這些問題的標準規范研究。數字資源的特點和文件生命周期理論所貫穿的系統思想為數字檔案館的建設創造更為有利的條件。

參考文獻

［1］屠躍明．數字檔案館標準規范體系探討［J］．檔案與建設，2007，（10）：11-12．

［2］國家檔案局辦公室．《數字檔案館建設指南》檔辦［2010］116號.2010.6．

［3］楊安蓮．關于數字檔案館標準體系的思考［J］．檔案學通訊，2006，（6）：58-62．

［4］申琰，等．檔案信息流動的能源站［J］．檔案學通訊，2001，（5）：32-34．

［5］國家檔案局檔案館（室）業務指導司．機關檔案工作必讀文件.2010.5．