關于情報快報編制流程與質量控制的探索與實踐

收稿日期：2011－06－17

基金項目：本文系“中國科學院國家科學圖書館青島生物能源所學科戰略情報研究特色分館建設項目”（項目代碼：O912101109）成果之一。

〔摘要〕文章以中國科學院青島生物能源與過程研究所主辦的《生物能源科技動態監測快報》和《生物能源產業動態監測快報》為例，介紹了作為知識服務的情報快報的編制流程與質量控制方法。

〔關鍵詞〕情報快報；業務流程；

質量控制

DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2011．08．003

〔中圖分類號〕G252 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008－0821（2011）08－0011－04

On the Explore and Practice of Processes Design

and Quality Control of Intelligence Express

——Taking the Case of Bioenergy Technology Industry Monitoring Express

Niu Zhenheng Li Ling Su Yujie Cheng Jing

（1．Qingdao Institute of Bioenergy and Bioprocess Technology，Chinese Academy of Science，

Qingdao 266101，China；

2．National Science Library，Chinese Academy of Science，Beijing 100080，China）

〔Abstract〕Bioenergy Technology Monitoring Express and Bioenergy Industry Monitoring Express are run by Chinese Academy of Sciences，Qingdao Institute of Bioenergy and Bioprocess Technology.Taking the case of the Express，the article has described the method of processes design and quality control of intelligence express looked on as knowledge services.

〔Key words〕intelligence express;business process;quality control

開發情報產品是專業圖書館有效拓展知識服務的重要手段，其中，動態監測快報是一種較為常見的情報產品。然而，動態監測快報的質量持續提升卻需要科學合理的機制和流程，需要規范化控制。在中國科學院國家科學圖書館（以下簡稱“國科圖”）的特色分館項目支持下，中國科學院青島生物能源與過程研究所（以下簡稱“我所”）規劃戰略與信息中心大力開展學科戰略情報研究，陸續開發了科學動態監測快報、專題研究報告和年度綜合報告三大類型情報產品，其中，學科動態監測快報《生物能源科技動態監測快報》和《生物能源產業動態監測快報》（以下簡稱“快報”），截止到2011年5月底，已經分別出版35期和45期，對生物能源科學研究與戰略決策研究有效支撐，受到所內外用戶的廣泛歡迎。現就我所實踐，談談快報流程編制及質量控制，希望拋磚引玉，與同行探討。

1 快報的功能定位

我所快報的功能定位是：以月刊的形式，系統跟蹤、快速報道國內外生物能源科技與產業領域的重大動向、重大科技計劃、研究進展與重大創新成果，突出前沿性、動態性、及時性等特點，有效支持我所、中科院及其他有關部門的生物能源科研與決策的情報需求。這個定位是快報工作的出發點和歸宿，所有工作的開展都必須以這一目標為核心。

2 快報流程的編制

2.1 快報流程編制的原則

快報流程編制須遵循快報生產過程中基本信息流的運行規律，使得快報流程具有可操作性和一定的操作彈性。

2.2 快報流程的編制

對于情報源確定后的快報生產，其基本環節主要包括：需求分析，情報監測與選材，產品編譯與審校，產品發布與反饋處理，詳見“生物能源監測快報流程圖”。從該圖可以看出，我所快報的需求分析包括所內動向研究、需求調查和需求會商；情報的獲取主要依靠監測，專家供稿為輔助。快報產品具有穩定性和連續性，其工作流具有性質上的重復性，就像工廠的生產線那樣，有著既定的流程，只是有些重要情報的生產與服務可以跨越環節。

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3 關于快報的質量控制

3.1 快報質量的控制原則

快報質量控制工作須從用戶情報需求出發，以用戶的核心需求為工作重點，遵循情報生產的基本規律，充分發揮人的智慧和主動性，及時將合適的情報產品以合適的方式針對性地推送給用戶，并通過有效的溝通機制與用戶保持充分互動，實現快報服務質量的持續提升。

3.2 快報各環節的質量控制方法

3.2.1 情報需求的獲取

用戶情報需求的獲取與滿足是快報工作的出發點和歸宿，如何準確把握用戶對快報的需求是辦好快報的首要工作。用戶情報獲取大致可以分為快報產前獲取和快報反饋獲取?？靾螽a前用戶需求獲取是進行快報服務定位和快報主題方向確定的依據；快報反饋獲取是對快報服務結果引發的用戶需求的獲取，目標是快報服務質量的提升。這都要求快報生產組織建立有效的用戶互動機制，通過合適的方式與用戶建立良好的溝通關系，及時、準確獲取用戶需求并及時處理。

從多途徑調研和反饋分析看，我所用戶對需求獲取配合積極，對目前的快報工作也提出不少新的需求。例如，希望快報增加國內外動態對比、相關權威期刊的重要文摘、科研設備與儀器報道、“國內產業政策”、“設備、儀器、材料及應用”等欄目；希望提供關于生物材料轉化前景、生物質直燃與成型行業、國際生物能源產業現狀及我國生物能源產業差距、國際知名生物能源企業研究內容和現狀等。目前，微藻能源、生物沼氣、生物燃料成為情報需求的重點。

值得注意的是，不少用戶希望加強快報的專題和綜合報道，如希望《生物能源科技動態監測快報》增加有關生物基材料、能源植物、生物質熱化學處理方面的專題報道。顯然，我們的用戶總體上要求快報提供系統的情報服務和知識服務，這也是快報工作面臨的挑戰，正如張曉林先生指出，知識服務是面向知識內容的服務，它非常重視用戶需求分析，通過信息的析取和重組來形成恰好符合需要的知識產品，并能夠對知識產品的質量進行評價［1］。這在客觀上要求我們的快報成員加強情報的整合能力，以小專題和小報告的形式向用戶提供有價值的服務成為快報服務重心，改變以科技新聞為主體的現狀。

3.2.2 情報源建設

“在數字經濟時代，網絡成為所有信息傳遞、加工和處理的最好載體”［2］，因此，我所快報情報主要基于網絡獲取，本文所談情報源也是基于網絡的情報源。目前，我所快報情報源主要集中在合法公開的數字化的網站，如，國家、機構、期刊、媒體和企業類網站等。情報源的質量在很大程度上決定了情報及其獲取的質量，因此，情報源建設是快報的前提性工作，必須給予足夠的重視。情報源建設大致可分為三步：情報源獲取、情報源篩選、情報源優化。情報源獲取主要有兩種途徑：快報組織直接根據快報定位確定關鍵詞，從不同類型的信息源中尋找；快報組織向快報服務用戶，尤其是重點用戶，廣泛征集有關信息源，以及通過其他相關監測快報的信息源進行統計分析獲取。

情報源的篩選需要建立科學合理的可操作的篩選指標體系，目前我們還在探索中。我所快報情報源的篩選主要是依據其相關性、及時性、重要性和權威性進行統計分析，每項分別賦予不同的權值，然后對網站進行排序，根據排序的最終結果篩選出使用情報源。其中，相關性主要參考網站發布的生物能源相關的信息條數與總信息條數的比值，比值越高給予的權值越大；及時性是指網站的更新頻率；重要性主要是指發布信息內容的重要性，如重要的法規、政策、報告等權值較高，而一般性的科技進展等權值較低；將生物能源相關的網站主要分為5大類，權威性的權值從高到低分別為國家類網站、機構類網站、期刊類網站、媒體類網站、企業類網站。目前我們使用的情報源是經過初選和精選兩步確定的，從286個情報源中篩選出了35種作為使用情報源，再從使用情報源中篩選出17種核心情報源。

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快報工作伊始，情報源篩選是一次性集中進行的，但情報源是動態變化的，需要情報人員做好日常監測記錄，定期進行分析，根據其更新情況和被采用情報數量、質量調整情報源排名，并注意動態更新情報源——剔除或新增。此外，隨著快報服務的重點調整，核心情報源的排名需要相應的調整。

3.2.3 情報的監測與選材控制

（1）情報的監測控制

確定好情報需求和情報源之后，情報監測與選材便是直接關系到產品質量的重要環節。情報資料浩如煙海，僅僅是切合某一專題需要的資料就很多，因此，要求情報監測人員掌握所服務領域的專業知識及相關知識；掌握科研生產的進程；具備比較高的英文翻譯技能；還要善于借助專家的力量［3］。我們選擇了英語水平較高，且具有一定學科背景的同志負責情報監測工作，并通過“送出去，請進來”的方式進行了培養情報技能培訓。

在多種快報并舉的情況下，不同的情報監測模式具有不同的監測效果。同領域多種快報的情報監測模式可以分為“同源監測，主題側重”和“分源監測，主題兼顧”兩種?！巴幢O測，主題側重”模式是指同領域的各種快報監測人員使用相同的情報源進行監測，側重關注各自負責的快報主題信息，如發現適合其他快報的情報則提供給該快報監測人員。這種模式的優點是同源情報雙重或多重監測，情報捕獲率較高，在一定程度上存在重復勞動是其不足之處?！胺衷幢O測，主題兼顧”模式是指同領域的各種快報監測人員根據情報源的核心情報側重適合何種快報分配情報源進行監測，如果側重不明顯，可以均分情報源監測。各快報監測人員監測重點不分彼此，同時關注各快報適合的情報，按適合的快報名稱集中登記監測材料。這種模式的優點是避免了多人對同一情報源重復監測，節約勞動量；在一定程度上可以形成情報監測能力競爭，利于績效評估。監測人員需要同時關注各快報主題可能造成精力分散是其不足。我所快報主要采用“同源監測，主題側重”模式。

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監測人員實施監測的過程中，需注意總結并記錄信息源的變化情況，找出該信息源的基本特征，如更新頻率，核心學科范圍等，以便優化信息源，細分信息源。此外，我們鼓勵戰略情報研究人員或其他科研人員提供有價值的情報。

為提高情報監測效率和減少情報監測的勞動量，我們自行開發了情報自動監測系統。目前該系統處于試用狀態，基本能對定制的情報源按關鍵詞抓取指定時段內的更新情報。情報監測人員根據實際功能需求不斷提出開發要求，促進系統功能的完善。

（2）情報的選材控制

情報監測面對大量的相關信息和有限的快報篇幅，監測人員面臨情報材料優中選優的問題。

據了解，目前國內快報單位基本都沒有使用快報涉及領域的資深高級專家作為情報監測人員，盡管我們的情報監測人員已經具備相當的情報價值判斷實力，但是與專家相比仍有相當的差距，這就需要借力控制快報的內容質量——專家選材。

我們安排了有學科背景的高級人員擔任快報指導專家，負責定題、選材與核心內容翻譯控制。我所快報指導專家在生物能源領域有著豐富的知識積累，對國內外生物能源科研、產業進展狀況比較清楚。情報監測人員定期將監測到的情報材料送給專家遴選，并確定本期快報欄目。為提高專家篩選質量，我們提出差額選材方案：指導專家選材必須有舍棄，情報備選條數應多于采用條數，采用的條數一般不超過備選情報條數2/3，即本期采用15條情報，備選情報應不少于23條。被“差額”掉的情報以點擊題名可鏈接的方式作為“其他信息”欄目列于快報正文后，以擴大快報的情報量。

3.2.4 情報的編譯與編輯控制

情報編譯需要遵循有關標準或規范，快報是連續性出版物，排版、行文等格式需要穩定，需要設計統一的編排體例。目前，我所快報編譯遵循中華人民共和國翻譯服務規范（GB/T 19363.1）及有關譯文規則。編輯遵循國科圖統一的《科技動態監測快報_目錄正文模板》編排體例，由編輯人員對精選的情報信息進行編輯、排版形成快報初稿。為方便用戶閱讀，快報編輯使用word自動生成目錄功能，使用戶點擊目錄題名自動鏈接到其正文；對情報來源網址也設置超鏈接，用戶點擊網址可以自動鏈接到原文所在網頁。

情報快報翻譯專業性較強，情報關鍵信息的翻譯是否準確非常重要，甚至直接關系到用戶的使用效果。為此更好地控制，我們實施了三審制：指導專家把關初審，重點審?？刂瞥醺逯姓`譯、錯譯、漏譯等編譯質量；快報負責人二審，重點審?？刂瞥醺宓奈姆ā⒄Z法、錯別字、文字與圖表排版等編輯排版質量；高級專家三審，全面審?？刂茍蟾娴木C合質量，并經修改形成終稿。

有專家指出，只有在對資料加工后撰寫和編纂的產品才算是真正的情報研究產品，因為其內容主要是對信息的分析、比較、綜合或在此基礎上又進行分析評價和建議［3］。因此，情報快報編輯不同于雜志編輯，不僅是按照有關編排體例把已經翻譯好的材料處理，還要圍繞用戶的重點需求進行專題研究，提供專題報告。

3.2.5 產品發布控制

快報產品的最終目的是向用戶提供情報服務，產品發布應使情報發揮最大價值，需要注意以下幾個方面。

（1）及時發布產品?？靾螽a品發布的客觀要求是使需要的服務用戶在最快時間內獲得情報。這要求快報完成后及時發布，同時，在快報生產過程中，重大情報應打破程序單獨推送或發布。我們快報每期完成保持當天發布，監測過程中發現重要情報單獨推送給有關科學家。

（2）發布途徑控制?？靾螽a品的連續性和時效性要求應采取多途徑發布，每期產品及時發布給用戶的同時，發布到指定集中的平臺，以便用戶系統地使用快報。我所產品發布途徑主要有郵件推送、本所情報產品平臺和國科圖情報成果共享平臺。郵件推送為當期產品，平臺上載集中往期產品。由于快報服務對象眾多，我所尚未實現個性化產品推送（針對個別用戶的研究重點推送相關重要情報）。

（3）發布對象控制?？靾笠话愣加蟹€定的服務對象，且牽涉到知識產權問題，產品發布范圍也有要求。我們快報的服務對象主要是本所用戶、中科院有關部門（高技術局能源處、高技術局綜合處、生物局工業生物技術處等）和中科院有關兄弟單位（中科院過程工程研究所、生物所、廣州能源所等），發布與傳播遵守《中國科學院國家科學圖書館關于〈科學研究動態監測系列快報〉轉載、鏈接或發布的規定》。因為本所快報產品需求對象包括研究人員和部分管理人員，郵件推送選取集體郵箱群發。為避免對無需求人員的郵件打擾，提示郵件接受者可以回復說明，以后郵件推送中剔除，形成新的群發郵箱。

3.3 快報溝通機制建設

3.3.1 快報用戶溝通機制建設

建立用戶溝通機制目的是動態獲取用戶需求與他們對產品的質量評價，從而有效提改進快報服務質量。用戶溝通機制包括多種途徑和方式，如走訪、問卷調查、熱線電話、網絡平臺、專用郵箱等。應根據不同情況合理設計溝通內容與策略，以達到準確的溝通效果。由于我所用戶以團隊為單位，每個團隊都設有秘書，我們以秘書為節點建立了情報互動網絡，定期或不定期向團隊秘書收集終端用戶的需求及其對產品的意見和建議等，效果不錯。

3.3.2 快報成員間的溝通機制建設

情報快報是一項由若干人員配合完成集體成果，快報成員之間的溝通機制建設對快報質量的保證具有重要意義。快報組織應根據自身的情況制定可操作的合理的成員溝通機制，實現自律與他律相結合，持續提升快報質量。我所快報工作啟動以來，領導高度重視快報成員間的交流溝通機制建設，建立了比較暢通的溝通交流機制，包括定期交流、專題交流和不定期交流等多種模式，以不定期交流為主。定期召開工作交流研討會，聽取工作進展匯報，研討重大問題；每人每月撰寫當月工作進展匯報，督促工作進度，加強工作了解；遇有需要專題研討的工作，組織有關人員進行研討；建立了快報群郵件，監測材料提交評審、專家指導意見反饋、審稿意見等重要業務往來均通過群郵件，信息透明，利于群策群力。

4 結束語

情報監測快報及時而且有針對性地提供行業政策、研發信息能夠為用戶節省時間、開拓視野、啟迪思路，實踐證明這是一種行之有效的服務模式［4］。但是，快報工作又不是簡單的“科技新聞”編發，作為知識服務產品，其運行機制、流程和服務模式需要不斷完善、探索與創新，以實現快報質量持續提升，為用戶提供實用的情報支持。

參考文獻

［1］張曉林.走向知識服務:尋找新世紀圖書情報工作的生長點［J］.中國圖書館學報，2000，(5):32-37．

［2］王軍.網絡競爭情報源的開發利用［J］.情報科學，2004，22(5):574-577．

［3］肇俊武.創造高層次和大作用情報產品的基本途徑［J］.航空發動機，2003，29(1):39-45．

［4］田曉陽，等.快報在知識服務中的功能探討［J］.圖書館論壇，2010，30(5):118-120．