科技查新中參考文獻著錄技巧解析

收稿日期：2011－06－10

〔摘要〕在比較分析國內外在線數據庫題錄輸出接口及導出方式的基礎上，以CNKI中國知網學術文獻總庫期刊文獻的輸出格式及參考文獻管理軟件NoteExpress為例，詳細分析了在線數據庫期刊文獻輸出、NoteExpress題錄信息導入過程及導入后題錄信息的輸出情況。并通過NoteExpress軟件的“在線更新題錄”功能及修改輸出樣式的方式完善了科技查新檢索結果的題錄信息。

〔關鍵詞〕科技查新；參考文獻；

題錄信息；NoteExpress；在線更新；樣式

DOI：10．3969／j．issn．1008－0821．2011．08．033

〔中圖分類號〕G252.62 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008－0821（2011）08－0134－04

Descriptive Skill Analysis of Referneces for Sci-tech Novelty Retrieval

Zhang Xia Tan Lijuan Zhou Rui

（Library，China University of Mining and Technology，Xuzhou 221116，China）

〔Abstract〕Based on comparison and analysis of output and export method of bibliographic record in on-line database at home and abroad，the paper carefully analyzed the output format of on-line database，importing progress of bibliographic record in NoteExpress and the export of bibliographic record after importation，taking the output format provided by CNKI and the reference management software NoteExpress for examples.Bibliographic record was perfected for Sci-Tech novelty retrieval through“update bibliographic record online”function and modifying export style.

〔Key words〕sci-tech novelty retrieval;references;bibliographic record;NoteExpress;on-line updating;style

參考文獻題錄信息的獲取與處理是科技查新工作的必要環節。《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規范（試行）》（教技發中心函［2009］105號）中檢索結果2.10.2明確提出：“將密切相關文獻的基本信息（如：作者，篇名，刊名，年代，卷-期-頁或網址等）按規范格式（GB/T 7714—2005）或當前數據庫的輸出格式列出。［1］”參考文獻管理軟件的出現為我們規范、高效地著錄參考文獻題錄信息提供了解決之道。Endnote、NoteExpress、Biblioscape、Reference Manager、NoteFirst便是其中的幾款專業級別的文獻檢索與管理系統，能夠通過各種途徑搜索在線數據庫（含互聯網）下載，管理文獻資料和論文，并能嵌入MS Word環境使用，在使用Word中輸出各種格式化的參考文獻信息。因此，在進行科技查新時可以將參考文獻管理軟件作為一種文獻信息整理平臺，為科技查新人員的工作模式提供新的思路和方法。

1 科技查新參考文獻管理解析

1.1 查新報告參考文獻題錄信息著錄方式

所謂題錄是指檢索類刊物中描述文獻外部特征(題名、著者、出處等)的條目。一種文獻著錄的結果。將一系列題錄有序排列，即構成“目錄”或“文獻通報”［2］。查新報告參考文獻題錄信息著錄一般由以下3種途徑生成。第一，逐字段輸入生成參考文獻題錄列表。直接從網頁上拷貝檢索結果到文本文件，再從文本文件把題錄信息按照查新工作站要求格式逐字段復制粘貼［3］。由于不同數據庫的查詢結果網頁格式都是不同的，而字段名稱、字段排列順序、顯示格式和標點符號等都存在很大的差別，因此這個過程不僅繁瑣而且容易出錯。第二，逐條輸入生成參考文獻列表。目前，很多數據庫都提供了參考文獻題錄的輸出接口，如：CNKI中國知網學術文獻總庫檢索結果保存選項有“查新（引文格式）”；

萬方數據檢索結果保存選項有“參考文獻格式”；維普資訊數據庫結果保存選項有“引文標準格式顯示”。通過各個數據庫提供的與查新報告參考文獻著錄格式相似的輸出接口，可以把參考文獻題錄信息保存成文本文件后使用。這種工作方式比第一種著錄方式效率有明顯提高，但是這種數據庫提供的輸出格式并不完全符合查新報告的撰寫格式。如有的參考文獻著錄格式中存在頁碼缺失的問題，有的文獻作者之間分隔符不準確等，這些都需要手工進行微調。其次，不同檢索途徑和不同檢索策略下的檢索結果既有重復也有差異，同樣存在手工去除重復題錄及逐條錄入參考文獻的機械性操作。第三，批量輸入生成參考文獻列表。借助參考文獻管理軟件可以一次批量生成與查新課題相關的參考文獻列表；同時，可以去除不同檢索途徑及檢索策略下生成的重復題錄等。顯然，這種著錄方式可以減少工作量，極大的提高工作效率。

1.2 在線數據庫題錄信息輸出接口比較分析

參考文獻管理軟件雖有在線數據庫檢索功能，但是沒有專業檢索方式的設計，不支持檢索式檢索。因此，對于專業查新人員來說最為常用的工作方式是進入各數據庫進行檢索式的專業檢索，再把選擇的檢索結果批量導入到文獻管理軟件。在導入文獻題錄信息時，最為關鍵的是要把數據庫的輸出格式與軟件的過濾器正確匹配才能順利導入，否則會有錯誤的提示信息。目前，國內數據庫如CNKI中國知網學術文獻總庫、萬方數據和維普資訊數據庫均提供了各種參考文獻管理軟件的輸出接口；國外數據庫如SCI數據庫、EI數據庫、Elsevier數據庫也均提供了與參考文獻管理軟件輸出鏈接。文獻題錄信息導出時可以先保存為本地文件，也可以直接復制到剪貼板，再通過選擇對應匹配的過濾器導入到參考文獻管理軟件。

1.3 NoteExpress軟件題錄信息導入途徑及輸出列表比較分析

下面以CNKI中國知網學術文獻總庫期刊文獻的輸出格式及NoteExpress參考文獻管理軟件為例，詳細分析在線數據庫期刊文獻輸出、NoteExpress題錄信息導入過程及導入后題錄信息的輸出情況。根據國家標準《文后參考文獻著錄規則GB/T 7714-2005》附錄A的A.7的示例：“李炳穆.理想的圖書館員和信息專家的素質與形象［J］.圖書情報工作，2000(2):5-8.”和附錄A的4.2.2的示例：“李曉東，張慶紅，葉瑾琳.氣候學研究的若干理論問題［J］.北京大學學報:自然科學版，1999，35(1):101-106.”［4］。在CNKI中國知網學術文獻總庫查找到文獻后，選擇記錄保存。在輸出題錄時選擇RefWork、EndNote和NoteExpress 3種方式，輸出樣式選擇“中華人民共和國國家標準GB 7714-2005”。對比分析發現，Refwork格式導入NoteExpress軟件后，題錄信息缺少“頁碼”字段，“作者”字段中顯示的作者之間沒有分隔符。NoteExpress格式導入NoteExpress軟件后，題錄中雖然有“頁碼”信息，但在“細節”顯示中，沒有“摘要”和“關鍵詞”字段，作者順序及作者拼寫方式也存在錯誤。EndNote格式導入NoteExpress軟件時作者順序及作者拼寫方式也有誤。3種方式導入的題錄均缺少“卷數”信息。綜合以上幾種顯示結果分析，導入的結果均存在題錄信息不完整或錯誤的弊端。

2 解決方法

文獻題錄信息的導入方式直接影響到檢索結果的存儲和記錄，而對參考文獻信息的篩選分析也都是以導入題錄為基礎的。如果不能順利快速的導入題錄信息或者導入的題錄信息不全面，不僅會直接影響到查新的工作效率，而且容易讓人產生消極情緒，甚至會放棄使用功能如此強大的軟件。

針對以上期刊文獻導入后題錄信息不完整或錯誤的問題，有文獻指出可以通過創建查新格式的過濾器的方法［5］。但NoteExpress軟件的新建過濾器過程涉及計算機專業知識——正則表達式，稍嫌麻煩。筆者在實際工作中發現采用NoteExpress軟件的“在線更新題錄”功能及修改輸出樣式的方式可以高效的解決此類問題。

2.1 “在線更新題錄”功能

選擇“檢索——在線更新題錄——自動更新”，連接數據庫選擇“CNKI中國知網”，“查找更新——應用更新”后即可完成所選期刊文件的更新。此次更新后對比發現，題錄信息中仍然缺省“卷數”字段。這是因為CNKI中國知網提供的題錄信息不帶有“卷數”字段。根據國家標準《文后參考文獻著錄規則GB/T 7714-2005》，著錄期刊中析出的文獻時，在期刊每年只出版1卷的情況下，著錄文后參考文獻時可以只著錄年份、省略卷號。例如GB/T 7714-2005附錄A的A.7的示例“［1］李炳穆.理想的圖書館員和信息專家的素質與形象［J］.圖書情報工作，2000(2):5-8”，就省略了卷號。經查，《圖書情報工作》是設卷的，且1年出版1卷，2000年時為第44卷，省略了卷號并不影響對文獻的查找；但是，對于1年出版多卷的期刊，其卷號不得省略［6］。筆者在實際工作中發現，維普數據庫可以提供完整的題錄信息下載，尤其是在“卷數”和“頁碼”字段上信息比較全面。CNKI與維普的來源期刊有很多是相同的，重復率在51%左右［7］。因此，要想字段獲取“卷數”信息，可以在自動更新題錄時，在自動更新選項卡“連接數據庫選擇”中選擇“維普資訊網”。如果找到相應題錄信息，“應用更新”即可自動獲取“卷數”信息。在“維普資訊網”進行題錄信息更新后，文獻題錄獲取了“卷數”信息，但是，當有三位及三位以上的作者時，作者名拼寫就會出現錯誤。為了進一步完善作者信息，需要再次選擇“CNKI中國知網”數據庫進行題錄更新。此次更新后的題錄信息已經完全符合國家標準《文后參考文獻著錄規則GB/T 7714-2005》的規范格式。

2.2 修改輸出樣式

筆者在實際應用中發現，題錄更新后，前3位作者的信息很完整，對于有4位或4位以上的作者均用“等”省略了。但是對于科技查新來說，每一位作者都可能是查新課題的參與者，這就需要明確參考文獻的所有作者。這就需要在“樣式編輯器”中對樣式——“中華人民共和國國家標準GB 7714-2005”進行輸出樣式的編輯。選擇“題錄”中“作者列表”字段，在“english”和“chinese”選項卡上選擇“列出所有作者姓名”即可。輸出樣式修改后，需要另存為新的樣式文件名和新的樣式名稱，例如保存成“查新GB7714-2005”，以方便選擇調用和導出使用。

2.3 已有全文文獻題錄導入與更新

在只有全文文獻的情況下，可通過以下方法在NoteExpress軟件中高效的完善題錄信息。

選擇“文件——導入文件”，在選項卡中選擇添加文件或目錄，選擇好文獻類型（如期刊文獻）后導入。這樣所有文件都會以選擇好的文獻類型方式并帶有全文鏈接導入到相應的題錄文件夾。這種方式導入的題錄信息只帶有“標題字段”。接下來，選擇“檢索——在線更新題錄——自動更新”，在選項卡“連接數據庫選擇”中首先選擇“CNKI中國知網”查找更新，“應用更新”后，第二次選擇“維普資訊網”進行卷數的更新，最后再次選擇“CNKI中國知網”進行作者信息的更新。這樣即可完成大部分期刊文件的更新。

需要特別說明的是，由于全文文獻標題中經常含有破折號、下劃線、雙引號等特殊字符。各數據庫在處理這些特殊字符的時候都有自己的規范，如果下載全文文獻的數據庫和選擇更新的數據庫不一致，或者說下載后文獻的題名和數據庫中題錄的題名不完全匹配，就會導致“沒找到候選題錄”的結果，不能完成查找更新。這時候需要在“細節”顯示方式下修改題名。題名中盡量不要出現這些特殊字符。例如，把題名為“查新報告格式規范化的實證分析對科技查新手冊中21個查新報告案例的剖析”修改為“查新報告格式規范化的實證分析”；文獻的題名“CNKI輸出文件在文獻計量中的應用”修改為“輸出文件在文獻計量中的應用”，再用上述方法即可完成題錄信息更新。

3 結 語

伴隨著云計算、移動計算、物聯網等信息技術的發展，不同主題及不同類型文獻（如期刊、會議、學位論文、專利、電子出版物等）題錄信息的獲取變得更具便捷性，同時也給查新工作帶來了新的挑戰。參考文獻管理軟件的引入可以滿足參考文獻著錄多樣化、復雜化和規范化的要求［8］，給科技查新工作注入了新的活力。文中提到的完善題錄信息方法方便快捷、簡單易學，降低了工作量、提高了工作效率。但還應該看到，科技查新中文獻管理軟件的使用仍有很多局限，只有當文獻管理軟件與在線數據庫做到無縫鏈接，只有隨著文獻管理軟件和在線數據庫的不斷發展完善時，才能在科技查新領域得到更廣泛的應用。

參考文獻

［1］教育部科技查新工作站查新報告撰寫規范（試行）［EB／OL］.http://www.chaxin.edu.cn/views/news/ListNews.xhtml，2009-09-01.

［2］中國大百科全書．圖書館學、情報學、檔案學［M］.北京:中國大百科全書出版社，1993.

［3］于婷，宋宇寧.計算機輔助軟件在科技查新工作中的應用［J］.現代圖書情報技術，2006，(12):85-88.

［4］全國信息與文獻標準化技術委員會第六分委員會.GB/T 7714—2005文后參考文獻著錄規則［S］.北京：中國標準出版社，2005.

［5］川蓉.NoteExpress在科技查新工作中的應用［J］.現代情報，2010，30(8):152-154.

［6］諸仁.文后參考文獻著錄時期刊的卷號可以省略嗎?［J］.編輯學報，2010，(6):502.

［7］李茂.NoteExpress軟件在科技查新中的應用［J］.情報探索，2010，(8):73-76.

［8］王殿佑.NoteExpress在參考文獻編輯加工中的應用［J］.編輯學報，2010，(6):525-527.