外貿英語函電的文體風格

摘 要：外貿英語函電在對外商務交流中至關重要。商務活動從業者要想有效地達到交易目的維護自己的商業利益，必須掌握函電的文體風格。其中包括：格式規范、邏輯合理；禮貌得體、講究謀略；語言正式，簡潔明了。

關鍵詞：外貿英語函電 文體 風格

外貿英語函電作為一種特殊用途的應用文體，是國際商務活動中書面磋商的主要手段。要想準確有效地撰寫英語函電，達到傳遞信息促成交易的目的，商務人員必須掌握函電獨特的文體風格。筆者從格式、語氣和措辭用語三方面探討了外貿英語函電的文體風格。

一、文體理論基礎

Halliday(1976)的系統功能文體學模式指出，語域是由多種與語言相聯系的情景特征構成的，決定語言特征的情景因素歸納為三種：即語場(Field)，語旨(Tenor)，語式(Mode)。語域指使用特有的一種語言（如科技英語，商務英語）的社會文化群體。由于使用目的和場合的不同而產生了語域的變異。而語域變異的標記是語言材料，表現在詞匯、語法方面，它們隨著語域的變化而變化。由此推知，商務英語是商務文化群體中所特有的一種英語，是現代英語的一種功能變體，是國際商務工作者之間長期交際的結果。它的特殊性不僅表現在目的和意義上，而且表現在用詞、寫句和篇章結構上。

二、外貿英語函電的文體風格

（一）格式規范 邏輯合理

在對外貿易中，外貿英語函電具有明確的商務目的和既定的讀者，是具有法律效力的文件。如果貿易雙方發生糾紛，此前交換的信函就成為處理爭端的依據。因此，講究布局謀篇嚴謹規范，行文邏輯清晰合理。

1．格式規范

外貿函電的寫作格式較為嚴格，分為齊頭式、縮行式、混合式，其中最流行的是混合式。一封完整的函電應由信頭、封內地址、稱呼、正文、結尾客套語、署名、收信人行、內容主題行、附件、抄送、責任人（分別代表寫信人和打字人）、附言12個部分構成。每一部分都有其固定的位置。

2．邏輯合理

信的正文一般采用三段式結構，包括開頭、主體、結尾三個部分，每一部分各司其職，缺一不可。開頭可能包括一個主題行，或提及上一封信，或概括這封信的內容，講究開門見山、意圖明確；主體解釋并給出其它相關信息，使意義更明確，每一層新意思都要另起一段；結尾一般表達感激、期望，或提出要求。整封信函思維邏輯合理、語篇意義連貫。

例如，一封對未按期交貨的投訴信應遵循以下程式：首段要提及供應商的承諾；第二段要說明對方沒有履行諾言；第三段要申述違約對你造成的損失；第四段提出索賠，最后一段希望理賠。

（二）禮貌得體 講究謀略

外貿交流有一個鮮明特色，即競爭中有合作，合作中有競爭。鑒于此，外貿函電必然要求禮貌得體、講究謀略。

1．禮貌得體

對方立場（You Attitude）是外貿函電一貫推崇的交流原則。高明的交流方式是站在對方立場考慮對方需求，以禮貌客氣求合作，尊重對方進而得到對方尊重，為進一步交流打下基石。如：In case you are interested in a representative in the east coast of the United States， we believe we can do a substantial job for you. 假如你方有意在美國東海岸尋求代理人，我們相信能為你方提供大量的業務。同時寫信時要處處揣摩措辭用語，避免消極否定的語氣。

2．講究謀略

當貿易中出現分歧時，講究謀略，委婉含蓄，迂回表達。如：We will make further efforts to try to find a compromise， so as to settle the claim as quickly as possible. 我們將進一步努力設法找到折中辦法，以盡快理賠。“進一步”、“設法”都非承諾，“盡快”也不是明確的時間。但能夠恰當處理問題，并給自己留有余地，是自己處于進可攻退可守的主動地位。又如：We had better put the matter aside for further discussion some time later. 我們最好把此事留待以后進一步探討。表面肯定，實則否定，但表達非常婉轉，考慮對方感情的接受程度，不破壞雙方業務關系。

（三）語言正式 簡潔明了

1．語言正式

商務英語函電實質就是一個完整的書面談判過程，語言正式，不求虛飾，而且用詞寫句、拼寫標點都有嚴格的規范。另外商務術語、縮略語繁多，如Letter by Guarantee（銀行保函），standby credit（備用信用證），FOB（離岸價），CIF（到岸價）等。

2．簡潔明了

商函十分講究實效，一般一信一件事，一段一個意思。正文每段文字不能過長，每句話要直接簡練，每個詞都簡短易懂。在無損于禮貌的前提下，直截了當地陳述信息，節省讀者的閱讀時間。避免使用陳腐詞語（如attached please find）、拖沓的短語（如in view of the fact that）、可有可無的話語（如It is a good plan）。

三、結語

商務英語文體研究還是一個新興領域，但卻是個蓬勃發展的領域。在日益深化的商務活動中，掌握外貿英語函電獨特的文體風格必將成為商務從業人士重要的交際能力。

參考文獻：

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