電子文件對檔案工作的影響及對策

隨著科技進步和社會信息化水平的不斷提高，越來越多的電子檔案出現在我們的生活和工作中。和傳統意義上的檔案相比，電子檔案在歸檔、保管、利用上都有很大不同，對檔案業務管理及檔案理論學研究都產生了不同程度的影響。為了適應新形勢的要求，檔案管理工作也要與時俱進，針對電子檔案的特點和屬性，研究新的方法和對策。

一、電子文件的定義及特點

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機磁盤和光盤等磁性材料為載體的各類文件。主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：

１、電子文件不是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；

２、電子文件可以由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；

３、電子文件的利用可以共享，不受時間和距離影響；

４、電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，對保存場地的面積要求不高，對環境的溫濕度、防磁性等要求很高。

二、電子文件對檔案業務管理工作的影響

１、傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，由擬稿者直接操作在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是辦理完畢具有保存價值的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

２、由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

３、由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化。傳統檔案價值鑒定文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶需要，信息和數據不斷修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。

三、電子文件對檔案學理論的影響

１、對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。這樣“文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來的”這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

２、對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈加受到普遍關注。傳統觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。

３、對檔案學理論研究內容的影響

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

四、檔案界應采取的對策

１、做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對大量電子文件的接收、處理乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

２、解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題還有待深入研究和探討。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

３、使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理呈直線狀態，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類的增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，彼此構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

４、檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識的更新，引進和消化、適應信息技術的成果，擁有更廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。